Управление внутренними аудитами систем менеджмента качества

После изучения данной главы студенты и выпускники вузов должны:

знать

  • – специальные методы и организационные основы процесса внутреннего аудита;
  • – формы рабочих документов, необходимых для планирования и осуществления процесса внутреннего аудита;
  • – основные ошибки, допускаемые при планировании внутренних аудитов;
  • – технику построения бесед с аудитируемым персоналом;
  • – типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и методы их применения;
  • – правила применения критериев аудита;

уметь

  • – интерпретировать нормативные требования и терминологию по СМК;
  • – применять на практике пять основных методов аудита (опрос, наблюдение, анализ, оценивание, доказательство);
  • – формулировать различные типы вопросов для аудитируемых с целью получения знаний об аудитируемом объекте для последующего сравнения их с критериями аудита;
  • – отличать корректирующие действия от коррекции несоответствий, выявленных при внутреннем аудите;

владеть

  • – применением профессиональной терминологии;
  • – навыками оформления рабочих документов по планированию и результатам внутреннего аудита;
  • – навыками доказательства несоответствий;
  • – навыками оценивания результативности применения корректирующих действий с целью устранения причин несоответствий.

Организация процесса внутреннего аудита

Внутренний аудит СМК является одним из ключевых процессов СМК. По мнению специалистов, если такие процессы СМК, как внутренний аудит, корректирующие и предупреждающие действия и управление со стороны высшего руководства отлажены и функционируют в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008, то и все другие процессы СМК будут не только работать, но и совершенствоваться с каждым годом.

Требования к проведению внутренних аудитов сформулированы в и. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008:

"Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:

a) соответствует запланированным мероприятиям (п. 7.1 ГОСТ Р ИСО 9001–2008), требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

b) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.

Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии (п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации (п. 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Примечание. См. ИСО 19011 для руководства".

Приведенное требование дает вполне определенное представление о том, как должен быть организован процесс внутренних аудитов в СМК.

Аудит СМК, представляя собой аналитическую по своему характеру работу, должен осуществляться на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011–2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента". В этой работе участвуют, как правило, многие работники предприятия, в первую очередь аудиторы, проверяемый персонал, руководители разных уровней. Процедура внутреннего аудита должна быть в обязательном порядке задокументирована, записи по результатам аудитов должны поддерживаться в рабочем состоянии. Для осуществления процесса внутреннего аудита необходимо реализовать следующие функции:

  • – планирование аудитов;
  • – подготовку аудита;
  • – документирование результатов аудита;
  • – осуществление контроля над устранением несоответствий.

Кроме того, для организации результативного управления процессами аудита необходимо:

  • – осуществлять подготовку и повышение квалификации внутренних аудиторов;
  • – обеспечить использование результатов внутренних проверок для анализа СМК со стороны руководства;
  • – осуществлять измерение и анализ самого процесса аудита;
  • – совершенствовать процесс внутреннего аудита.

Процесс внутреннего аудита представляет собой деятельность аудиторов по получению объективных данных о функционировании СМК и оцениванию на их основе степени соответствия установленным критериям аудита. Иными словами, внутренний аудит работает исключительно с информацией. Способы получения и обработки необходимой информации составляют главную отличительную особенность процесса внутреннего аудита от иных процессов СМК. Дело в том, что в отличие от иных процессов СМК, когда на входы одних передаются выходные результаты других процессов, на вход процесса внутреннего аудита с выходов других процессов фактически ничего не передается. Задача аудитора заключается в том, чтобы самостоятельно с помощью специальных методов и приемов, которыми он должен владеть, обнаружить рассредоточенную по всем процессам СМК разнообразную информацию, на основании которой можно судить о соответствиях или несоответствиях критериям аудита. Необходимо иметь в виду и то, что не каждый руководитель проверяемого подразделения готов открыто поделиться той информацией, которая потом может быть использована для негативных заключений по результатам аудита. Таким образом, аудитор должен владеть навыками, опытом, техническими и специальными знаниями, для того чтобы на фоне обилия ненужных данных, которыми его будут перегружать проверяемые, выделить только ту существенную информацию, которая относится к проверяемым критериям аудита и может быть перепроверена иными участниками проверки.

Главная ценность внутреннего аудита в том, что он своевременно доводит до сведения руководства организации объективную, основанную на фактах, информацию о любых отклонениях СМК от требований и направлений совершенствования деятельности организации.

В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании и совершенствовании результативности системы. С методической точки зрения службу внутреннего аудита целесообразно создать уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области менеджмента качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на курсах. Отношение к внутреннему аудиту со стороны руководства предприятия свидетельствует о степени его заинтересованности в успехе предприятия.

Аудиторы при осуществлении проверок СМК вступают в общение с персоналом аудитируемых подразделений. В практике такого общения им необходимо строго придерживаться тех деловых терминов и определений, имеющих отношение к аудиту, которые даны в ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Использование общепринятой терминологии исключает возможные различия в интерпретации действий и выводов аудиторов проверяющей и проверяемой сторонами. Ниже приводятся лишь те основные понятия из области аудита, которые используются в тексте последующих параграфов настоящей главы. При необходимости расширить знания в этой области следует обратиться непосредственно к текстам ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Итак, в дальнейшем мы будем использовать следующие термины из этих нормативных документов.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установить степень выполнения согласованных критериев аудита.

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки).

Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит (проверку)

Свидетельства аудита (проверки) – записи, изложение фактов или другая информация, относящаяся к критериям аудита (проверки), которая может быть перепроверена.

Выводы (наблюдения) – результат оценки собранных свидетельств в зависимости от критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех его выводов.

План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок. Критерии аудита используются в качестве базы для сравнения свидетельств аудита.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Несоответствие – невыполнение требований.

Соответствие – выполнение требований.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Важно различать коррекцию и корректирующие действия. В результате коррекции устраняется само выявленное несоответствие, в то время как в результате корректирующего действия устраняется причина несоответствия. После проведенной коррекции несоответствие может повторяться вновь, а после корректирующего действия повторение несоответствия исключается навсегда. Однако часто приходится встречаться с такой ситуацией, когда на момент текущий проверки наблюдений оказывается недостаточно для того, чтобы однозначно установить причину несоответствий. В таких случаях приходится ограничиваться коррекцией, а проверяемой стороне аудитор рекомендует продолжить наблюдения за тем участком работы, на котором периодически возникают невыполнения требований.

Общепринятый порядок планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов, определяющий, кто, что, как и когда делает при аудите заключается в следующем.

  • 1. Внутренние аудиты (проверки) проводятся по критериям аудита, установленным для видов деятельности подразделений и служб на основании:
    • – требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительных к нему фирменных требований, установленных в документах СМ К;
    • – целей и задач политики предприятия в области качества.
  • 2. Внутренним проверкам подвергаются:
    • – область применения СМ К;
    • – полнота и точность отражения требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 в документах СМК;
    • – степень соответствия качества продукции требованиям заказчиков и обязательным требованиям;
    • – фактическая деятельность подразделений и служб по выполнению требований документов СМК и обеспечению результативности процессов СМК.
  • 3. Проверки СМК основываются на требованиях, содержащихся в руководстве но качеству и других документах СМК, разработанных в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и иными дополнительными (внутрифирменными) требованиями.
  • 4. При проведении внутренних проверок решаются следующие задачи:
    • – проверка соответствия документированных процедур СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительным (внутрифирменным) требованиям;
    • – проверка соответствия качества продукции установленным к ней техническим требованиям;
    • – проверка соответствия деятельности подразделений требованиям документов СМК;
    • – проверка выполнения планируемых корректирующих действий и оценка их результативности;
    • – оценка степени достижения целей, изложенных в политике в области качества, в том числе по качеству продукции и производственных процессов;
    • – содействие улучшению СМК;
    • – сбор информации обо всех аспектах СМК на всех уровнях и передача руководству той информации, которая показывает, где требуются корректирующие или предупреждающие действия по улучшению;
    • – проверка соблюдения требований к производственной среде, порядку на рабочем месте и требований техники безопасности.
  • 5. Ответственность за содержание процедуры внутреннего аудита, организацию работ в соответствии с ее требованиями, за квалифицированное выявление несоответствий по объектам внутренних проверок несет представитель руководства по качеству (ПР по СМК).

Ответственность за выполнение отдельных работ по внутренним проверкам несут аудиторы, которые являются исполнителями этих работ.

6. Организационной основой проведения проверок (аудитов) СМК является годовая программа. В годовую программу, помимо внутренних проверок, могут включаться и предполагаемые проверки внешними органами (сертификационная или инспекционная проверки третьей стороной, проверки иными надзорными органами, в том числе заказчиком, если такие проверки имеются в практике предприятия).

Проект годовой программы внутренних проверок разрабатывается службой менеджмента качества по форме 1 (приложение 1 к параграфу 8.1).

Программу проверок утверждает ПР по СМК до начала планируемого года. После утверждения он доводит годовую программу до сведения заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Выполнение программы контролирует ПР по СМК.

  • 7. На основании утвержденной программы ПР по СМК не позднее двух недель до начала проверки по каждому пункту или по совокупности пунктов программы назначает аудитора или аудиторскую группу из числа сотрудников службы менеджмента качества с привлечением, при необходимости, специалистов подразделений, являющихся пользователями результатов труда проверяемого подразделения. Аудиторов назначают из числа компетентных специалистов, прошедших специальную подготовку по аудиту. Назначенным аудиторам ПР по СМК определяет задание на проверку. При наличии особых обстоятельств, требующих принятия оперативных мер, ПР по СМК может назначить внеплановую проверку, например, в случаях:
    • – обнаружения несоответствий продукции и услуг, выявленных внутренним контролем и (или) заказчиком;
    • – подготовки СМК к сертификации или инспекционному контролю (при необходимости);
    • – необходимости дополнительной проверки, установленной руководством но результатам анализа функционирования СМК.
  • 8. Получив задание на проверку, аудитор или руководитель аудиторской группы составляет план проверки, включающий, по усмотрению ПР по СМК, проверку одного или нескольких пунктов годовой программы на конкретный период времени. План разрабатывается по форме (приложение 2 к параграфу 8.1) и утверждается ПР по СМК.
  • 9. При подготовке к проверке в соответствии с утвержденным планом аудитор обязан представить рабочие документы, в состав которых включаются:
    • – бланки опросных листов к аудиту по форме 3 (приложение 3 к параграфу 8.1);
    • – бланки карточек учета несоответствий по форме 5 (приложение 5 к параграфу 8.1);
    • – бланки для регистрации свидетельств аудита в произвольной форме.
  • 10. В ходе подготовки аудитор должен:
    • – ознакомиться с планом аудита;
    • – изучить проверяемое подразделение, ознакомившись с характером выполняемой работы, должностными обязанностями проверяемых работников;
    • – по схеме организационной структуры определить взаимосвязь проверяемого подразделения с другими подразделениями предприятия;
    • – проанализировать необходимые для проведения аудита процедуры и рабочие инструкции;
    • – подготовить опросные листы, бланки карточек учета несоответствий, бланки отчета об аудите по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1);
    • – согласовать с руководителем проверяемого подразделения дату, время, маршрут аудита.
  • 11. На руководителя проверяемого подразделения возлагается ответственность за:
    • – своевременное информирование персонала о задачах и объеме проверки;
    • – подготовку всех необходимых средств для успешного проведения проверки;
    • – предоставление по требованию аудиторов доступа к оборудованию и необходимым материалам;
    • – открытое взаимодействие с аудиторами в целях удовлетворительного решения задач проверки.
  • 12. В процессе проведения внутренней проверки аудиторы проводят на проверяемых участках сбор информации путем наблюдений, опросов и изучения документов. Одновременно собранную информацию оформляют в виде свидетельств аудита о фактическом состоянии работ.
  • 13. На проверяемых участках аудиторы осуществляют свою деятельность в соответствии с планом проверки в присутствии представителя подразделения.
  • 14. Каждое выявленное проверкой несоответствие аудитор должен уметь зафиксировать в карточке учета несоответствий и довести до сведения руководителя проверяемого подразделения сразу же после завершения проверки.

Руководитель проверяемого подразделения (службы) подтверждает свое согласие с выявленным несоответствием личной подписью в карточке учета несоответствий. Копии карточек учета всех несоответствий, оформленных за время проверки, аудитор передает руководителю проверяемого подразделения.

В случае несогласия руководителя проверяемого подразделения с выводами аудиторов он должен письменно представить ПР по СМК свои мотивированные возражения.

15. После завершения проверки аудиторы оформляют отчет об итогах проверки по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1). К отчету прикладываются карточки несоответствий и заполненные в ходе проверки контрольные листы.

Отчет о внутренней проверке согласовывает руководитель службы СМК, а утверждает ПР но СМК.

Подлинник отчета вместе со всеми материалами проверки хранится в службе менеджмента качества. Копия утвержденного отчета направляется представителю руководства по СМК.

16. На основании отчета о проведенной внутренней проверке осуществляется корректировка обнаруженного несоответствия и, если необходимо, в соответствии с требованиями документированной процедуры по п. 8.5.2 требований ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 разрабатываются корректирующие мероприятия.

Ответственность за своевременное принятие решений по корректировке обнаруженных несоответствий или по разработке корректирующих мероприятий в связи с выявленными несоответствиями возлагается на руководителя проверенного подразделения.

17. Аудиторы контролируют своевременность выполнения предлагаемых корректировок или корректирующих мероприятий и проверяют их результативность.

При положительных результатах проведения корректирующих мероприятий аудитор или руководитель группы аудиторов, проводивший контроль, расписывается в карточке учета несоответствий о закрытии несоответствия (в форме указана подпись руководителя группы аудиторов).

  • 18. В случае неудовлетворительных результатов корректирующих мероприятий служба менеджмента качества планирует и предпринимает необходимые действия для последующих проверок.
  • 19. По результатам проверки аудитор может подготовить рекомендации или предложения по совершенствованию деятельности проверяемого подразделения, которые после согласования с руководителем этого подразделения включаются в план улучшений по форме 4 (приложение 4 к параграфу 8.1).
  • 20. По результатам внутренних проверок ПР по СМК докладывает руководителю предприятия сводную ежегодную информацию для анализа, оценки состояния СМК и принятия решений по ее совершенствованию.

Результаты анализа с оценкой состояния СМК и принятыми руководителем предприятия решениями протоколируются. Протоколы ведутся и хранятся службой менеджмента качества. Все записи по внутреннему аудиту хранятся в том порядке, который определен в документированной процедуре по п. 4.2.4 требований ГОСТ Р И СО 9001-2008.

  • 21. Оценка результативности процесса проведения внутренних аудитов СМК производится руководителем службы менеджмента качества на основании систематических наблюдений таких параметров процесса, как:
    • – степень выполнения годовой программы проверок;
    • – количество выявленных несоответствий;
    • – количество предложений по совершенствованию деятельности подразделений;
    • – количество выполненных корректирующих действий;
    • – количество несоответствий в работе внутренних аудиторов, выявленных органом по сертификации проведенных аудитов за определенный период времени.

Количественные результаты внутренних аудитов за определенный период времени подписываются ПР по СМК и представляются руководству по форме 7 (приложение 7 к параграфу 8.1).

22. Вся работа службы менеджмента качества контролируется ПР по СМК.

Алгоритм проведения внутреннего аудита графически изображен на рис. 8.1.

Конечно, каждый аудитор по мере накопления собственного опыта работ по внутренним проверкам имеет возможность усовершенствовать предложенный порядок и используемые рабочие формы документов, если такая необходимость возникнет. Не всегда следует придерживаться складывающихся стереотипов, тем более в таком деликатном деле, как внутренний аудит.

Порядок проведения внутреннего аудита

Рис. 8.1. Порядок проведения внутреннего аудита

Приложение 1 к параграфу 8.1. Форма 1

Приложение 2 к параграфу 8.1. Форма 2

Приложение 3 к параграфу 8.1. Форма 3

Приложение 4 к параграфу 8.1. Форма 4

Приложение 5 к параграфу 8.1. Форма 5

Приложение 6 к параграфу 8.1. Форма 6

Приложение 7 к параграфу 8.1. Форма 7

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >