Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Посмотреть оригинал

Составление номенклатуры дел

Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения создается номенклатура дел, которая служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти.

Графы номенклатур дел оформляются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, состоящие из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-12, где 04 — обозначение службы кадров, 12 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей), в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по кадрам» и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Элементы заголовка дела располагаются в следующей последовательности:

  • 1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
  • 2) название организации — адресата или корреспондента документа, от которого он получен;
  • 3) краткое содержание документов дела;
  • 4) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
  • 5) даты (период), к которым относятся документы дела;
  • 6) указание на то, что документы являются копиями.

Заголовок дела должен отвечать следующим требованиям:

  • • если дело содержит переписку, в его заголовке указывается, с кем и по какому вопросу она ведется;
  • • если дело содержит переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: «Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

  • • если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название;
  • • если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в заголовке указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В процессе формирования и оформления дел заголовки дел могут уточняться.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем федерального органа исполнительной власти. В конце каждого года сводная номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С федеральным архивом номенклатура дел согласовывается не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти[1]

Наименование федерального органа исполнительной власти

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка

подписи

Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_№_

(место составления)

На_ГОД

Индекс

дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

11аименование должности руководителя службы ДОУ федерального

органа исполнительной власти ПодписьВ Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от_№

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК федерального архива от_№_

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_году

в федеральном органе исполнительной власти

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лег)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ ПодписьВ Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности,

передавшего сведения ПодписьВ Расшифровка

подписи

Дата

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения федерального органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел службы кадров представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием сроков их хранения.

Составление номенклатуры дел осуществляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности кадровой службы, в соответствии с требованиями устава или положения об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием организации, типовым и примерным перечнями документов с указанием сроков хранения, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на ее руководителя, а в небольших организациях — на специально назначенного работника по кадрам. Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства, которая его рассматривает, корректирует и включает в сводную номенклатуру дел организации.

  • [1] Приложение 19 Методических рекомендаций по разработке инструкцийпо делопроизводству.
 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы