Правила оформления и создания кадровых документов

Правила оформления кадровых документов

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Рассмотрим оформление основных кадровых документов.

1. Штатное расписание – документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме Т-3 (приложение 12).

Первая колонка унифицированной формы называется "Наименование структурного подразделения". Она заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. От наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется "Код структурного подразделения". Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Третья колонка штатного расписания называется "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации".

В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.), могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно- технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

В четвертой колонке "Количество штатных единиц" указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают неполную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения, по профессиональным квалификационным группам и пр. Однако самыми распространенными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда и премировании в организации и др.

В штатном расписании есть несколько колонок (6–8), объединенных общим названием "Надбавки". В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В действующем сегодня ТК РФ не содержится четких определений понятиям "надбавка" и "доплата".

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5–8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем прошиваются и скрепляются печатью и подписью руководителя организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом по основной деятельности "О внесении изменений в штатное расписание", который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие но сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

2. Табель учета использования рабочего времени оформляется в унифицированной форме № Т-13 (приложение 13).

Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другое производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

3. График отпусков. Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом для работника и работодателя.

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников предприятия по месяцам календарного года (приложение 14).

График отпусков составляет кадровая служба или должностное лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на основании следующей информации:

• – списки, полученные от руководителей структурных подразделений, в которых указаны согласованные с работниками планируемые даты отпуска;
• – наличие льгот на предоставление отпуска;
• – специфика работы подразделения (например, наличие сезонного повышения спроса на продукцию предприятия);
• – взаимозаменяемость сотрудников (эти сотрудники не могут уйти в отпуск одновременно).

При составлении графика отпусков по возможности должны учитываться пожелания работников. Поскольку большинство работников стремится получить отпуск в летнее время, работодатель должен справедливо ежегодно чередовать между работниками предоставление отпуска в это время.

Кроме того, ст. 125 ТК РФ по соглашению между работодателем и работником допускается разделение отпуска на части (одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней) или согласно ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен на другое время. Это обстоятельство тоже учитывается при составлении графика отпусков.

График отпусков составляется по установленной форме (унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска. Если у работника возникают непредвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, то он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На данном заявлении руководитель ставит резолюцию, и сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков.

График отпусков хранится в кадровой службе организации. В течение календарного года по мере предоставления отпусков ответственное лицо заполняет график, а также вносит изменения о переносе отпуска на другую дату. Нормативный срок хранения графика отпусков – один год.

4. Личная карточка работника (форма Т-2) заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-la); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Рассмотрим некоторые особенности заполнения унифицированной формы Т-2 (приложение 15).

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 формы указывается степень знания языка "владею свободно", "читаю и могу объясняться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы – п. 8 (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) – рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• – военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
• – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" – на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" – заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" – записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194 А");

п. 5 "Категория годности к военной службе" – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" – делается запись "подлежит призыву";

и. 5 "Категория годности к военной службе" – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В III разделе "Прием на работу и переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе б формы.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

5. Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (приложение 16).

Правовую основу порядка ведения трудовых книжек составляет ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей), а также постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (вместе с Инструкцией по заполнению трудовых книжек). В настоящее время эти три документа и составляют правовое регулирование порядка приобретения, хранения и ведения трудовых книжек.

Работодатель должен вести ее на каждого сотрудника, проработавшего в организации более пяти дней. Трудовые книжки ведут только организации. Индивидуальные предприниматели на своих работников трудовые книжки не заводят. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

• а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких- либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, на основании которого увольнение производится.

Сведения о работе но совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК или соответствующего федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Допускается внесение изменений и исправлений в трудовой книжке.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании данных паспорта, свидетельства о рождении, диплома и т.д.

Неправильная запись в трудовой книжке исправляется по месту работы, где она была сделана, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организации уже не существует, исправление производится ее правопреемником или работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Все изменения и исправления делаются на основании подтверждающих их документов. Свидетельские показания в данном случае доказательством служить не могут.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Исправление неправильных записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Внесение исправлений в трудовую книжку

Любая вносимая в трудовую книжку запись дублируется в личной карточке работника, который ставит в ней свою подпись.

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

• • в случае утраты липом своей трудовой книжки;
• • в случае, если в трудовой книжке имеется признанная недействительной запись об увольнении или переводе на другую работу. При этом в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в нее записи, за исключением записи, признанной недействительной;
• • в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
• • в случае, если произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Во всех случаях, за исключением последнего, дубликат трудовой книжки (а также вкладыша к ней) выдается на основании письменного заявления работника по последнему месту работы. Правила устанавливают 15-дневный срок, в течение которого должен быть выдан дубликат. В дубликат трудовой книжки вносят:

• • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
• • сведения о работе и награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

В случае массовой утраты трудовых книжек для установления трудового стажа каждого из работников созывается комиссия, состоящая из представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление самого факта работы производится на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе. В случае отсутствия необходимых документов стаж устанавливается в судебном порядке.

С целью учета трудовых книжек в организациях ведутся:

• а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга и книга учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

Аналогом российских трудовых книжек, к примеру, на предприятиях Германии являются трудовые свидетельства. Оформляются трудовые свидетельства (ТС) на листе бумаги формата А-4. Количество ТС у работника соответствует числу предыдущих мест его работы. Работодателю они предъявляются в несброшюрованном виде, поэтому наше определение "книжки" не подходит. К трудовому свидетельству относятся серьезно, так как оно подтверждает целый набор профессиональных и личностных качеств кандидата, составляющих суть пригодности к тому или иному рабочему месту. Ни одно предприятие Германии не принимает на работу нового сотрудника без тщательного ознакомления с его свидетельствами. Кандидат представляет в обязательном порядке два документа: об образовании и ТС. Свидетельства представляются в виде копии. С одной стороны, этим сохраняется подлинник от потери, а с другой – если фирма требует оригинал для сравнения, то лишает возможности наниматься одновременно на несколько предприятий. После сравнения оригинал возвращается владельцу.

Трудовое свидетельство возникает одновременно с увольнением сотрудника, однако может возникнуть и раньше. ТС, выданные до прекращения трудовых отношений, называются предварительными или промежуточными. С прекращением трудовых отношений информация, изложенная в предварительных свидетельствах, может быть уточнена или изменена. Подписывает ТС один из руководителей компании.

Трудовые свидетельства могут быть двух видов: простые и квалификационные. Простое ТС содержит информацию о личности работника, виде и продолжительности его занятости. По желанию работника в ТС включаются основания прекращения трудовых отношений. Квалификационное ТС включает глубину служебного описания и содержит дополнительную оценку достижений работника и удовлетворенности его трудом со стороны руководства.

Фактические данные, положенные в основу простого ТС (выполнение профессиональных заданий, продолжительность деятельности, изменения в степени доверия к работнику и его надежности), краткость комментариев и лаконичность содержания делают его по отношению к развернутому квалификационному более объективным.

Важность ТС обусловлена тем, что в них более обоснованы, чем, например, в личных заявлениях кандидата о найме, сведения о его опыте, трудовых качествах и профессиональных способностях. Однако можно допустить, что составители могут отражать в них личное отношение (антипатия, симпатия, ошибочное мнение и т.п.).

Практика работы с ТС сформировала систему подходов к их анализу и оценке работниками кадровых служб и непосредственно руководителями отделов с вакансиями.

Типичная структура квалификационных ТС содержит пять элементов:

• – продолжительность занятости на предприятии;
• – содержание деятельности;
• – оценка достижений;
• – оценка поведения (по отношению к руководству, сотрудникам);
• – основание и срочность увольнения.

Наличие нескольких ТС анализируется, и эксперт должен найти ответы на вопросы: можно ли говорить о профессиональном прогрессе; короткими или длинными были интервалы занятости в каждой последующей должности; было ли эго следствием признания качества и ответственности выполняемой предыдущей работы со стороны руководства? Если по ТС прослеживаются большие временны́е разрывы в занятости, то эго означает, что профессиональные качества потенциального сотрудника нестабильны. При анализе обращается внимание на формулировки. Слова "пытался", "пробовал", "от случая к случаю" намекают на слабые достижения и успехи кандидата. В последнем абзаце ТС приводятся основания расторжения трудовых отношений. Все возникающие вопросы по результатам анализа ТС следует задать во время собеседования с кандидатом.

Согласно действующему в Германии с 1963 г. Положению формулировки в ТС должны быть "разумно благосклонны по отношению к работнику и не затруднять ему в дальнейшем достижения успеха и получения средств к существованию". Например:

Квалификационные ТС в бесконтактном оценивании претендента могут играть как положительную, так и отрицательную роль, так как не известно, знаком ли кадровик с особым кодированием ТС, либо выдано положительное ТС непригодному сотруднику с целью мирного с ним расставания. Ряд предприятий в целях объективизации содержания ТС регулярно дополняют имеющуюся о работнике информацию "добавками достижений", которые вместе с уже зарегистрированными данными должны сформировать базу для оценки трех главных показателей: качества груда, его количества, готовности к труду и продвижению по пятибалльной шкале. Такая оценка достижений прижилась на крупных предприятиях.

6. Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании и предоставлении отпусков (приложения 17,18, 19, 20).

Однако нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ, оформленный в произвольной текстовой форме, а не по образцу унифицированной формы, если в нем учтены все требования к его обязательным реквизитам (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления сотрудника, основание для издания приказа).

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.