Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

Типичные ошибки в языке и стиле документов

Рассмотрим типичные ошибки в языке и стиле документов и укажем пути их исправления.

Логико-смысловые ошибки

Смещенное логическое ударение. В каждом предложении устной или письменной речи имеется логически ударное слово. Это то слово, которому придается особый смысл. В устной речи логически ударным может быть любое слово, выделенное интонационно.

Важно запомнить

В письменной речи, но законам зрительного восприятия, логическое ударение падает на последнее слово перед точкой в простом и сложном предложениях, а также на последнее слово перед запятой в середине сложного предложения.

Например, в предложении: "Решение было принято единогласно" логическое ударение и смысловой акцент стоят на последнем слове "единогласно". Если же изменить порядок слов в предложении – "Единогласно было принято решение", то логическое ударение выделяет слово "решение".

Не зная этой закономерности восприятия письменного текста, составитель документа может неправильно расположить слова в предложении, а читающий воспримет логическое ударение (самое значимое слово) не там, где его мыслил пишущий. Возникает смещенное логическое ударение.

Составитель или редактор текста должен знать приемы, с помощью которых можно в письменной речи выделить какое-либо слово, сделав его логически ударным.

Чтобы выделить логически значимое слово, можно:

  • • переставить слово в ударную позицию. Например: "Выработанный навык будет безотказно действовать". Автору-составителю документа надо подчеркнуть слово "безотказно", с этой целью данное слово переставляется в ударную позицию (конец предложения, перед точкой), т.е. фраза будет такой: "Выработанный навык будет действовать безотказно";
  • • выделить важное в смысловом отношении слово с помощью введения специальных слов-усилителей. Словами-усилителями могут быть различные частицы, союзы, наречия: ли, же, именно, как раз, лишь, и, даже, чрезвычайно, необычайно, совершенно, абсолютно и др. Обычно слова-усилители выделяют следующее за ними слово. Например: "Проведено чрезвычайно важное исследование", "Именно в этом состояла ошибка докладчика", "Остановимся в заключение лишь на последнем пункте программы";
  • • использовать противопоставление, выраженное с помощью конструкций с соотносительными элементами (не... а; не только ... но и; как ... так и др.). Например: "Важен не только данный подход, но и все другие", "Необходимо следить за выполнением как собственных решений, так и решений областных организаций";
  • • выделить нужное слово с помощью шрифтовых и знаковых средств. Для передачи логического ударения часто применяются курсив, полужирный шрифт, прописные буквы и другие графические средства. Например: "Используются прописные буквы для выделения вида документа: ДОВЕРЕННОСТЬ; ЗАЯВЛЕНИЕ; ПРИКАЗ".

Ошибочная смысловая связь слов. Слова, находящиеся рядом в предложении, образуют смысловую связь. Неправильно построенное предложение формирует в сознании читающего ошибочную смысловую связь. Это одна из самых распространенных и грубых ошибок, влияющих на понимание. Например: "Всем членам комитета заблаговременно раздаются материалы к заседаниям, которые содержат необходимые проекты решений". В данном предложении содержится смысловая ошибка: создается впечатление, что заседания, а не материалы содержат необходимые проекты решений. Существуют различные способы исправления ошибок подобного рода.

В данном случае необходимо, во-первых, найти ошибочную смысловую связь, во-вторых, определить правильную смысловую связь и, наконец, сблизить элементы правильной смысловой связи. Тогда в приведенном примере получится: "Всем членам комитета к заседаниям заблаговременно раздаются материалы, содержащие необходимые проекты решений".

В другом случае, найдя ошибочную смысловую связь, приходится заменять слова или даже перестраивать все предложение, например, предложение с грубой смысловой и этической ошибкой: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге избавления от болезней и долголетней жизни".

Это предложение нуждается в серьезной редакторской правке. Возможно следующее исправление, соответствующее официально-деловому стилю речи и языку документа: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге здоровья и долгих лет жизни".

Пропуск логического звена. Характерным недостатком при построении письменного текста является непреднамеренный пропуск необходимого структурного элемента. Основная причина подобных ошибок в том, что неопытный составитель документа переносит навыки устной речи, где, действительно, многое понятно без слов, на процесс создания письменного текста, в котором, как известно, должно быть более полное, развернутое выражение мысли. Широкое использование неполных предложений в устном общении является нормой, в книжно-письменных стилях неполные предложения употребляются весьма ограниченно.

В деловой письменной речи каждое предложение представляет собой развернутое определение, в котором находятся все необходимые структурные элементы. Вне контекста в предложении не должно быть неясностей.

Отметим некоторые типичные ошибки в употреблении предложений без необходимых для письменной речи структурных элементов. Возможны следующие пропуски:

• пропуск пояснительных слов, относящихся к причастию:

Неправильно

Правильно

На совещании говорили об имеющихся недостатках.

На совещании говорили об имеющихся в организации работы недостатках.

• пропуск второстепенных членов предложения:

Неправильно

Правильно

Оценка результатов деятельности включает в себя разработку методики этой оценки и доведения до работников.

Оценка результатов деятельности работников включает в себя как разработку методики этой оценки, так и доведения полученной информации до самих работников.

пропуск слов в устойчивых словосочетаниях:

Неправильно

Правильно

Представитель департамента сообщил о том, как претворяются решения об охране здоровья населения.

Представитель департамента сообщил о том, как претворяются в жизнь (исполняются) решения об охране здоровья населения.

• пропуск средств связи придаточной части сложноподчиненного предложения с главным:

Неправильно

Правильно

Следует отменить указание, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения.

Следует отменить указание о том, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения.

Использование лишних слов. Однако полнота и распространенность письменного текста не должны приводить к его избыточности. Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Приведем пример избыточности в деловом тексте: "В декабре месяце этого года на конференции собралось тридцать человек избирателей". В данном предложении можно обойтись без двух лишних слов, тогда получится: "В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей".

Часто в документах встречаются следующие избыточные выражения: промышленная индустрия; форсировать ускоренными темпами; потерпеть полное фиаско; абсолютная гарантия; временная отсрочка; консенсус мнений; добавить дополнительно; предварительное предупреждение; полностью искоренить; наиболее оптимальный; отложен на позднее и многие другие.

Ошибочность данных словосочетаний не вызывает сомнений, однако они продолжают использоваться в деловой речи. Лишние слова в словосочетаниях называются плеоназмом.

Плеоназм (от греч. pleonasmos – излишество) – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание.

Например: памятный сувенир (сувенир – подарок на память); передовой авангард (авангард – те, кто впереди); совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа).

Одной из причин плеоназма является неуместное употребление иностранной лексики. Наличие плеоназмов в тексте – это неумение выразить мысль точно и лаконично. Когда мы пишем 150 рублей, нет необходимости добавлять денег (или денежных средств).

Однако оценка правильности или неправильности словоупотребления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант – это и есть перечень цен), однако вполне допустимы выражения прейскурант розничных цен, в рамках которых понятие "цены" конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография – описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление этого словосочетания вполне оправданно: опубликовать свою (не другого человека) автобиографию. Можно указать ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесная избыточность: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

Особенно неблагозвучны лексические повторы, называемые тавтологией: очевидна польза от использования, следует учитывать следующие факторы, данное явление полностью проявляется в условиях.

• Тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.

Тавтология затрудняет восприятие фразы, так как привлекает к себе излишнее внимание читающего. Поэтому одно из соседствующих однокоренных слов следует заменить: очевидна польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях.

Тщательный отбор каждого слова в предложении позволяет оставить в тексте только существенное, исключив ненужное, мешающее пониманию смысла.

Нарушение логико-смысловых отношений. Для документа очень важна логика изложения материала. Если автор допускает логические ошибки, то нарушаются и смысловые отношения в тексте. Логическая связь между суждениями выражается самыми разными языковыми средствами: местоимениями, союзами, союзными словами и оборотами, специальными предложениями и даже знаками препинания. По ходу составления текста необходимо соотносить значение каждого языкового средства с теми логическими отношениями, которые оно выражает.

Каковы же основные языковые средства для организации логически связного текста?

Воспользуемся таблицей, предложенной Л. Н. Барыкиной в "Практическом пособии по развитию навыков письменной речи", и выделим из нее только те языковые средства, которые используются при создании письменного текста делового характера.

Таблица 9.1

Языковые средства организации логически связного текста

Смысловые отношения между частями информации в тексте

Языковые средства

1. Единство или близость субъекта или места действия в частях информации

он, этот, тот, такой, таков, все это, все эти, здесь, выше, ниже

2. Причинно-следственные и условно-следственные отношения между частями информации

и, поэтому, тем самым, в результате, следовательно, значит, в силу этого, вследствие этого, в зависимости от этого, благодаря этому, в связи с этим, в таком случае, в этом случае, при этом условии

3. Временная соотнесенность частей информации

вначале, сначала, прежде всего, в первую очередь, теперь, одновременно, в то же время, наряду с, уже, ранее, опять, еще (раз), снова, вновь, затем, позже, позднее, впоследствии, в дальнейшем, в последующем, впредь, в заключение, далее

4. Сопоставление и противопоставление частей информации

так (же), таким (же) образом, точно так, совершенно так, аналогично, если ... то, тогда как, в то время как, с одной стороны, с другой стороны, наоборот, напротив, в противоположность (этому), иначе, по-иному, и (все-таки), а, но, однако, зато

5. Дополнение и уточнение данной информации

и, также, при этом, причем, вместе с тем, кроме того, сверх того, более того, кстати, между прочим, в частности

6. Иллюстрация, выделение частного случая, пояснение

например; так, например; именно; только; даже; лишь; ведь; особенно; другими словами; иначе говоря; говоря точнее

7. Порядок перечисления информации

во-первых, во-вторых, в-третьих, затем, далее, наконец

8. Обобщение, вывод, итог предыдущей информации

таким образом, итак, вообще, следовательно, из этого следует

9. Ссылка на предыдущую и последующую информацию

как было сказано (показано, упомянуто, отмечено); как говорилось (указывалось, отмечалось); рассматриваемый, анализируемый, приведенный, указанный, упомянутый, описанный, названный, данный, искомый, вышеупомянутый, вышеназванный, последнее. Согласно этому (с этим), сообразно этому (с этим), соответственно этому, в соответствии с этим, подобно этому, в отличие от этого

10. Информация, вводящая связный текст:

– в форме вопросительного предложения

Каковы преимущества данной системы?

В чем заключается сущность данного процесса?

– в форме императивного предложения

Рассмотрим следующие случаи:.. Сопоставим анализируемые объекты

– в форме номинативного предложения

Основные преимущества данного метола. Рекомендации к применению разработанных методик

Выражению в тексте логических и смысловых отношений служат и определенные знаки препинания, они помогают в оформлении смыслового членения фразы, указывают на смысловые оттенки в тексте.

Знаки препинания и логико-смысловые отношения в тексте.

Запятая в ряду однородных членов должна указывать на логическую однородность перечисляемых понятий, их смысловую однотипность. Например: "Просим Вас выслать календарный план семинара, условия оплаты и размеры платы за обучение..."

Двоеточие подразумевает либо объяснительные, либо причинные отношения между частями. Например: "К письму необходимо приложить следующие документы, отчет об использовании сметы, справку об остатках средств". Двоеточие указывает на объяснительные отношения – "а именно".

Тире указывает на отношения следствия. Например: "Конференция состоится только через месяц – доклады можно присылать позднее". Вместо тире можно поставить слово "поэтому" – отношения следствия.

Скобки указывают на то, что помещенная в них информация носит вторичный, дополнительный характер по отношению к главной. Например: "Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций (должностных обязанностей) следует руководствоваться..."

Кавычки – знак "чужеродности" заключенных в них слов, словосочетаний и фраз в основном тексте. В кавычки обычно заключается условное название какого-либо ведомства.

Условное название

Неусловное название

Банк "Менатеп" (условное название, которое заключено в кавычки, не связано с деятельностью данного учреждения)

Колледж "Юрист"

Центральный банк России (название полностью отвечает тому виду деятельности, которое осуществляет данное учреждение)

Первый московский юридический колледж

В одном предложении можно часто использовать сочетание различных знаков препинания. Например: "К существенным условиям договора аренды в ОАО “Экспороет” относятся; срок (по истечении которого имущество должно быть возвращено арендодателю), возмездность (сумма арендной платы – платы за пользование), порядок внесения платежей, ответственность". В данном фрагменте из договора аренды представлены самые разные логико-смысловые отношения, выраженные с помощью знаков препинания.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы