ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
После изучения этой главы студент должен:
знать
- o понятия документа, документопотока, документооборота, системы документационного управления;
- o зоны документа, состав их реквизитов;
- o базовые информационные технологии системы документационного управления;
- o понятие унифицированной системы документации и общие принципы унификации;
уметь
- o проектировать макет формы документа;
- o дать характеристику организационно-распорядительной документации;
владеть
o навыками определения требований, которым должна удовлетворять электронная система управления документооборотом.
Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ес идентифицировать.
Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.
К каждому классу информации предъявляются особые требования, например к управленческой информации следующие:
- o полнота информации для принятия управленческого решения;
- o оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
- o достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
- o адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
- o доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:
- o на внешние, входящие в систему;
- o внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
- o исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.
Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов:
- o операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;
- o универсальный - отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.
Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.
В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:
- o документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
- o документационное обеспечение управления;
- o получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
- o контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
- o организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.
Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:
- o документирование;
- o делопроизводство, т.е. организация работы с документами.
Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.
Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.
Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.
Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.
Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.
Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.
По содержанию можно выделить класс управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.
Служба СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:
- 1) организационные - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам;
- 2) распорядительные - оформляют принятые управленческие решения. К ним относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;
- 3) информационно-справочные - составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
По форме ОРД делят на формализованные и неформализованные.
К числу формализованных относят типовые и стандартные документы. Они характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.
Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.
Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.