Подготовка и ведение совещаний

Подготовка любого совещания предполагает прежде всего четкое определение его цели, основной проблемы и задач. На совещание следует приглашать тех участников, от которых зависит решение проблемы, кто правомочен и компетентен. В совещании могут участвовать 7-9, максимум 12 человек. Большее количество участников снижает эффективность работы.

До начала совещания они должны ознакомиться не только с тематикой совещания, но и с материалами но его проблеме. Дату и время проведения совещания сообщают заранее. Непредвиденные совещания, проводимые в непривычное время, возможны как исключение, ибо они приводят не только к производственным, но и к психологическим издержкам. Об отмене или переносе совещания также желательно сообщать заранее.

Уважение к аудитории проявляется в обеспечении хотя бы минимума комфорта во время совещания (достаточное освещение, оптимальная температура, проветренное помещение, возможность записать информацию или набросать план своего выступления, наличие, при необходимости, микрофона, а также аудиовизуальных средств).

Важным элементом организации и проведения совещания является установление регламента, согласно которому для выступления отводится определенное количество времени и устанавливается продолжительность обсуждения вопросов повестки дня и самого совещания.

При обсуждении нескольких вопросов первыми лучше рассматривать более простые, требующие меньших затрат времени и умственной энергии. Они могут стать своеобразной "интеллектуальной разминкой", необходимой для решения сложных проблем. Отнесение же "легких" вопросов в конец совещания при нехватке времени и усталости участников может привести к спонтанности, недостаточному их анализу и непродуктивности решения.

Ведущий совещания следит за регламентом, "удерживая" выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекает в разговор "малоактивных" и останавливает "словоохотливых", определяет порядок предоставления слова, задаст необходимые вопросы, осуществляет парафраз, подводит промежуточные итоги и даст заключительный комментарий проведенного совещания.

В целях снятия пассивности участников совещания можно использовать высказывания по кругу или метод "мозгового штурма". В целях ослабления враждебности при противоборстве мнений можно создавать согласительные комиссии и группы, включающие участников с противоположными взглядами, для выработки оптимального решения проблемы, с учетом различных мнений.

Известно, что любой контакт с людьми не должен начинаться с образования у них негативных эмоций. Приступая к разговору, следует избегать осуждения, неприятных слов, ибо это, вызывая отрицательные эмоции у присутствующих, затрудняет принятие ими вашей позиции. Снижается и понимание, так как у некоторых людей, когда их ругают, наступает непроизвольная блокировка слов говорящего.

Поэтому, открывая совещание, вместо формальных слов лучше всего сказать, что вы действительно рады всех видеть. При этом постарайтесь удержаться от иронических замечаний в адрес кого-либо из сотрудников, лучше позволить себе комплимент. Хотя бы такой: "Ну что ж, вопрос у нас сегодня очень серьезный, но мы справлялись с задачами и посложнее. Так что..."

Цель подобных слов, произнесенных попутно, мимоходом, - не только разнообразить формальную речь, но и вызвать у членов вашего "совета" ощущение приятного общения.

Руководитель совещания должен быть беспристрастным и уметь расположить к себе аудиторию. Его задача - не только выслушивать, по и проявлять терпимость к тем, чьи мнения расходятся с его собственным, так как он задаст той дискуссии. Так, можно начинать свои замечания фразами, ободряющими оппонентов: "Поправьте меня, если я ошибаюсь..." "Насколько я могу понять...", "У меня такое чувство, что..." Если руководитель совещания дает возможность высказаться всем желающим, то и они будут склонны выслушивать других.

И наконец, не должна вызывать сомнения компетентность председательствующего. Участники обсуждения положительно воспринимают информированность ведущего, выражающуюся в нейтральной подаче фактов, однако противятся навязыванию преждевременных выводов. С другой стороны, нет ничего плохого в том, что по ходу совещания руководитель выдвигает свой вариант решения как дополнительную информацию для дискуссии.

Ход деловых совещаний, как правило, протоколируется (исключение составляют оперативные совещания).

Протокол состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части отмечается:

  • - помер протокола;
  • - дата проведения совещания;
  • - вид коллегиальной работы (совещание, заседание, собрание, семинар и т.п.);
  • - наименование коллегиального органа (совет, кафедра, комиссия и др.);
  • - количество присутствующих;
  • - фамилия председателя, секретаря и членов коллегиального органа;
  • - повестка дня совещания (заседания);
  • - наименование должностей и фамилий докладчиков. Основная часть протокола строится по схеме:
  • - слушали...;
  • - выступили...;
  • - постановили...

При этом в формулировке постановления указываются не только предписываемые действия, но и их исполнители, а также сроки исполнения. Доклад и выступления либо стенографируются секретарем, либо их тексты передаются секретарю и затем прилагаются к протоколу.

Очень важно уметь вовремя и тактично завершить совещание: кратко подвести итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные замечания, поставить задачи по реализации принятых решений.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >