Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Страховое дело arrow Страхование

Документооборот и делопроизводство в страховой организации

Особенности документооборота в страховании

Документарная фиксация основных процессов, происходящих в любой организации, - одна из важных сторон ее деятельности. В целом ряде организаций в связи с особенностью регламентации их деятельности вопросы документооборота играют существенную роль, а процессу его организации уделяется значительное внимание.

Документооборот страховой организации условно можно разделить на три блока:

■ традиционный документооборот: общеюридический, общехозяйственный, кадровый, административный, в том числе по построению бизнес-процессов и разработке стратегий;

■ бухгалтерско-налоговый (со страховой спецификой);

■ специфический страховой (присущий только деятельности страховой организации):

  • - по аквизиционной деятельности, включая работу со страховыми посредниками;
  • - по урегулированию убытков;
  • - по перестрахованию;
  • - по инвестиционной деятельности страховщика;
  • - по работе с контрагентами на аутсорсинге, которые обеспечивают возможность предоставления страхового возмещения в натуральной форме.

Доля страхового учета и документооборота в страховой компании является преобладающей не только ввиду специализации компании на данном виде деятельности, но также ввиду значительной зарегламентированности со стороны государства и надзорных органов всей страховой деятельности.

Специфика документооборота и делопроизводства страховой компании определяется следующими факторами:

  • - спецификой деятельности данной группы хозяйствующих субъектов;
  • - ограниченностью осуществляемых видов деятельности (страховщик может осуществлять только страховую и перестраховочную деятельность либо осуществлять взаимное страхование);
  • - спецификой учета и отчетности, в том числе спецификой бухгалтерского учета страховщика;
  • - спецификой налогообложения и контроля за деятельностью страховых компаний.

Процесс делопроизводства страховой компании отражается в следующих группах документов.

Страховые (перестраховочные) документы (первичные документы). Данная группа документов отражает взаимоотношения, возникающие между страхователем и страховщиком, фиксирует их взаимные обязательства и процесс их исполнения как на стадии приема риска на страхование, так и на стадии урегулирования убытков. В эту группу входят и документы, отражающие отношения по дальнейшей цессии риска, т.е. отношения цедент - перестраховщик. Эта группа представлена такими документами, как: договор страхования, страховой полис, квитанции формы А-7, страховой акт, заявление на страхование, анкеты предстраховой экспертизы, извещение о страховом случае, слип, аддендум, бордеро, счет в перестраховании, генеральный договор об общих условиях факультативного (облигаторного перестрахования) и т.д.

Документы и базы страхового учета. Кроме первичных документов, непосредственно отражающих операции по страхованию (перестрахованию), страховая компания ведет целый ряд баз страхового учета, в которых фиксируются осуществляемые страховые операции. Как правило, эти базы ведутся в электронном виде с последующим (периодическим) обязательным формированием и выведением на бумажный носитель различных журналов, отражающих информацию, содержащуюся в этих базах. Примерами таких журналов является: Журнал заключенных договоров страхования, Журнал начисленных (оплаченных) страховых премий, Журнал учета агентского вознаграждения, Журнал заявленных (оплаченных) убытков, Журнал долей рисков, переданных в перестрахование, Журнал взаиморасчетов с перестраховщиками по перестраховочным премиям (сч. 77.4) и т.д.

Документы по инвестиционной деятельности (отражающие деятельность страховщика как институционального инвестора). Наряду с собственно страховой деятельностью инвестиционная деятельность страховщика является крайне важной, а отчетность по ней - весьма объемной. Страховщик обязан соблюдать требования законодательства, регламентирующего перечень и структуру активов, принимаемых в покрытие страховых резервов и собственных средств страховщика (приказы Минфина России № 100н и № 149н). Основные операции по размещению активов отражаются на счетах бухгалтерского учета страховой организации. Кроме того, составляются следующие документы: отчет о размещении средств страховых резервов и составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; отчет о размещении средств страховых резервов и о составе активов, принимаемых для покрытия собственных средств; журнал покупки (продажи) ценных бумаг; журнал расчета дохода от размещения страховых резервов и собственных средств страховщика. Отдельно учитываются дебиторская задолженность и доли перестраховщиков в страховых резервах.

Документы и базы статистического учета. Статистический учет страховой организации включает в себя отчасти как страховой учет, так и специализированный статистический учет. Страховые компании формируют четыре формы статистической отчетности: 1C - которая направляется в инспекцию страхового надзора ежеквартально в срок до 15-го числа месяца, следующего за окончанием квартала (форма отчета утверждена приказом Минфина России № 7Н); 1СК - которая сдается ежеквартально в Росстат; 1ФСК - форма статистической отчетности, которая направляется в Центральный банк РФ один раз в год; 2С - форма годовой статистической отчетности (ГСО), направляемой ежегодно в срок до 1 июня в инспекцию страхового надзора и содержащая наиболее подробную статистическую информацию о деятельности страховой организации в разрезе видов страхования и регионов.

Документы и базы бухгалтерского и налогового учета. Как и любой хозяйствующий субъект, страховая компания ведет базы бухгалтерского и налогового учета и формирует документы, фиксирующие соответствующие операции для целей учета и отчетности. Специфика состоит в особенностях бухгалтерского учета страховщика (определено приказом Минфина России № 69н), включая наличие специальных счетов, отсутствующих в бухгалтерском учете иных хозяйствующих субъектов.

Общехозяйственные документы (со спецификой бухгалтерского учета). Для обеспечения своей деятельности страховая компания осуществляет ряд затрат, связанных как с организацией общей системы управления и функционирования компании, так и с исполнением условий договоров страхования, по которым необходимо предоставить страховое возмещение (обеспечение) в натуральном выражении, т.е. путем предоставления услуг. Страховщик заключает договоры с контрагентами (поставщиками) на приобретение оргтехники, канцелярских товаров, осуществление рекламной кампании, выплачивает заработную плату и вознаграждение агентам и т.д. Все эти операции отражаются в общехозяйственных документах страховой компании, однако в связи с особенностями деятельности страховщика с тоски зрения бухгалтерского учета они будут иметь свою специфику отражения на счетах бухгалтерского учета, а также специфику учета для формирования финансового результата деятельности компании.

Общеюридические документы (уставные, организационные и т.д.). Как и любая организация, страховая компания имеет учредительные документы, в том числе определяющие ее организационно-правовую форму, специфику деятельности и пр.; документы, подтверждающие регистрацию компании в качестве юридического лица и постановку на налоговый и статистический учет; лицензионные документы; документы по деятельности обособленных подразделений компании и иные документы, отражающие организационно-правовую деятельность. Страховая компания так же, как любое юридическое лицо, осуществляет прием на работу сотрудников и ведет кадровый учет.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы