ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает:

  • - своевременное и правильное создание документов (документирование);
  • - организацию работы с документами (создание системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и их использование в справочных целях);
  • - выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
  • - хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или к уничтожению).

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Формы применяемых в организации документов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководителем организации.

Службы документационного обеспечения управления

Сущность документационного обеспечения управления

Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения.

Состав документации учреждения определяется:

- пределами ответственности (компетенцией) данного учреждения;

задачами и функциями, обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения;

установленными в учреждении порядком и правилами решения управленческих проблем, связанных с осуществлением предприятием своей деятельности и созданием для этого необходимых условий;

— объемом и характером взаимосвязей данного учреждения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления (в том числе федеральными, местными и ведомственными).

Документирование управленческой деятельности необходимо также рассматривать в качестве важной составляющей ДОУ предприятием.

В соответствии с определением ГОСТ 51141-98 ДОУ — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В общем и целом организация указанной работы осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом особенностей сформировавшейся в учреждении системы ДОУ, основу которой составляет документооборот учреждения.

В связи с последним замечанием правомерно поставить вопрос о юридической основе документирования управленческой деятельности учреждении. Ее составляют:

  • — указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
  • — нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;
  • - нормативные правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ регионального и местного характера;
  • — ГСДОУ;
  • - государственные стандарты по вопросам ДОУ;
  • - УСД;
  • — общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • — нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • — нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;
  • — организационно-распорядительные и организационно-методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ.

Последние разрабатываются учреждениями и включают:

  • — инструкцию по ДОУ (делопроизводству) учреждения;
  • — положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ;
  • - инструкции для должностных лиц учреждения, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ;
  • — нормы времени и выработки па процессы и операции, осуществляемые сотрудниками учреждения при обращении с документами.

Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя руководителя учреждения по вопросам управления, а непосредственная организация этой работы — на руководителя специализированного структурного подразделения — службу (отдел, отделение, группу) ДОУ.

Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >