Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа

Расположение слов по информативной значимости

В русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. Эти правила не нарушают основных правил расположения второстепенных членов предложения. При составлении документа информационная роль порядка слов в предложении должна учитываться, чтобы не осложнить восприятие и понимание текста адресатом.

В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно, а в русской письменной речи информационная роль слова возрастает к концу предложения.

Сравните

  • • На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй квартал 2014 г.
  • • На второй квартал 2014 г. незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика.

В обоих предложениях основная информация находится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания в первом предложении является указание срока изготовления опытного образца. Во втором предложении целью высказывания является обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Преобладание страдательных конструкций

Существенной особенностью синтаксиса деловой речи является преобладание страдательных конструкций в структуре простых предложений.

Обратите внимание

В языке документа предпочтение отдастся страдательным (пассивным), а недействительным конструкциям, поскольку они акцентируют внимание читающего на осуществляемых действиях, вне зависимости от того, кто их произвел.

Акцент на действиях реализуется в неопределенно-личных и безличных предложениях.

Сравните

  • • Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается департаментом международных связей (а не: "Департамент международных связей прорабатывает").
  • • Во всех структурах Института проводится работа по реализации федеральной целевой программы "Русский язык" (а не: "Все структуры Института проводят...").

Распространенность простого предложения

Простое предложение в языке документа отличается своей распространенностью. Распространенность предложения выражается различными языковыми возможностями: "нанизыванием" падежей, употреблением причастных и деепричастных оборотов, использованием однородных членов предложения, употреблением вводных слов и вводных предложений.

Активное использование одинаковых грамматических форм принято называть "нанизыванием" падежей. Специалисты в области языка утверждают, что структура простого, но длинного предложения воспринимается легче, если неоднократно использовать родительный или творительный падеж без предлогов. Например: "Полностью разделяем необходимость (чего) дальнейшего обсуждения (чего) конкретных аспектов (чего) возможного сотрудничества (чего) департамента (чего) образования (чего) Москвы и (кого) директоров (чего) школ (чего) Москвы".

"Нанизывание" падежей не может быть бесконечным. Психологи установили, что, по законам зрительного восприятия, подобных слов в предложении должно быть не более чем 7+ (2). Только в этом случае текст будет понятным.

Преимущественное употребление причастных оборотов вместо синонимичных им придаточных предложений в структуре простого предложения позволяет сделать письменный текст более коротким. А краткость документа есть необходимое и обязательное требование, предъявляемое к этому виду письменной речи. Например: "Указанные основные фонды перейдут на баланс финансово-хозяйственного управления мэрии". Причастие стоит перед определяемым словом, поэтому не обособляется.

Причастный оборот в середине предложения и после определяемого слова обособляется. Например: "Кроме реквизитов документа, указанных в приложении, приказ должен содержать заголовок, текст, подпись уполномоченного лица".

Причастный оборот в конце предложения, после определяемого слова обособляется. Например: "Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции".

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Учитывая это обстоятельство, с помощью деепричастного оборота мы передаем различные этические моменты: внимание к затронутому в документе вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: "Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, плановая группа считает..."

Пользуясь деепричастными оборотами, автор формулирует причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Например: "Учитывая...", "Считая...", "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т.д.

В письменной деловой речи деепричастный оборот обычно стоит в начале предложения. Распространенность делового текста выражается также обилием предложений с однородными членами. Количество однородных членов предложения в одной фразе может достигать 20 единиц, поскольку языку документа свойственно перечисление. В качестве однородных слов чаще всего выступают существительные, реже глаголы. Крайним случаем сложных перечислений является рубрицирование.

Например: "Повестка дня годового общего собрания акционеров:

  • 1) утверждение распорядка дня, регламента голосования, состава рабочих органов общего собрания акционеров;
  • 2) утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счета прибылей и убытков, распределения прибыли по итогам 2014 года;
  • 3) избрание членов совета директоров и членов ревизионной комиссии ОАО “Аэрофлот”".

В качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, выражающие родовые и видовые понятия; скрещивающиеся понятия (значения которых в чем-то совпадают); разноплановые понятия. Например: "Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции (разноплановые понятия)".

Часто в предложениях при двух или нескольких однородных членах имеется общее слово. Такие конструкции правильны, если однородные члены предложения требуют одинакового падежа и предлога. Например: подбирать (что) и готовить (что) кадры; трест создает (что), финансирует (что), снабжает (что) предприятия.

Стилистически неверны предложения, в которых общее зависимое слово имеется при словах, требующих разного управления (падежа). Например: "Трест организовал (что) и руководил (чем) предприятиями"; "...подбор (чего) и наблюдение (над чем) над фактами".

Чтобы исправить подобную ошибку, следует ко второму слову добавить местоимение, заменяющее существительное при первом слове. Например: "Трест организовал предприятия и руководил ими"; "...подбор фактов и наблюдение над ними".

Вводные слова и конструкции, не являясь членами предложения, выполняют в деловой письменной речи определенные функции:

  • • показывают порядок следования компонентов высказывания (итак, наконец, во-первых, во-вторых, следовательно, в общем, таким образом, например);
  • • выражают ограничение или уточнение высказывания (по меньшей мере, по крайней мере, в той или иной степени, тем более)
  • • обращают внимание на источник информации и способ сообщения (по данным социологического опроса, как считают специалисты, по мнению экспертов);
  • • дают общую оценку сообщения (очевидно, вероятно, действительно, разумеется, возможно, конечно).

Однако эмоционально-экспрессивная оценочность вводных слов в письменной деловой речи почти не присутствует, поскольку в языке документа не следует выражать собственные эмоции и чувства.

Важно запомнить

Слова, которые не являются вводными и на письме не выделяются запятыми: будто, вдобавок, вдруг, ведь, вряд ли, все-таки, даже, едва ли, исключительно, именно, как будто, как раз, между тем, к тому же, приблизительно, примерно, причем, решительно, якобы, по постановлению, по решению.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы