Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Приказы поличному составу

Еще одну самостоятельную группу в составе кадровой документации образуют приказы и распоряжения. Уточним, что в данном случае под письменным приказом следует понимать документированное решение (решение нормативного характера) руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам кадровой работы.

В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником.

Приказы по кадрам образуют самостоятельную функциональную группу в составе приказов предприятия. Среди приказов по кадрам следует выделить:

— приказы по основным вопросам кадровой работы (прием на работу, перемещения в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление и командировка, поощрение, прекращение действия трудового договора);

— приказы по прочим вопросам кадровой работы (о наказании (привлечении к ответственности), о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном возложении обязанностей и т.д.);

— приказы об отмене ранее изданных приказов по кадрам (о внесении в соответствующие приказы изменений).

Общие требования к подготовке приказов и распоряжений установлены:

— ГСДОУ;

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р 6.30-2003.

Как правило, подготовка приказов и распоряжений по кадрам производится кадровой службой во исполнение соответствующих решений (резолюций) руководи теля предприятия и включает:

— подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

— редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

— согласование уточненного варианта текста документа;

— оформление окончательного варианта текста документа;

— утверждение (подписание) документа;

— регистрацию документа;

— тиражирование документа;

— передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

- помещение контрольного экземпляра документа в дело.

До передачи на постоянное храпение в ведомственный (государственный) архив приказы и распоряжения предприятия состоят на оперативном хранении. По истечении сроков оперативного хранения приказов (распоряжений) по кадрам они с учетом установленных предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или на уничтожение.

При подготовке наиболее распространенных видов приказов (распоряжений) по кадрам можно руководствоваться "Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 января 2004 г. № 1).

Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе:

— приказ (распоряжение) о приеме работников (работника) на работу (формы № Т-1а и Т-1);

— приказ (распоряжение) о переводе работников (работника) на другую работу (формы № Т-5а и Т-5);

— приказ (распоряжение) о предоставлении работникам (работнику) отпуска (формы № Т-6а и Т-6);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (работником) (об увольнении) (формы № Т-8а и Т-8);

— приказ (распоряжение) о направлении работников (работника) в командировку (формы Л" Т-9а и Т-9);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (работника) (формы № Т-11а и Т-11).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) заключается в документировании, факта приема гражданина на работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете граждан, принимаемых на работу на основании трудового договора.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2

(№ Т-2ГС), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника по форме № Т-54 (№ Т-54а).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) состоит в документировании факта перевода гражданина на другую работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете переводов работников на другую работу в пределах предприятия.

Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. Па основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в личной карточке работника но форме № Т-2 (№ Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а), вносится запись в трудовую книжку работника.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) -документирование факта предоставления от пуска работнику предприятия, а также оформление и учет отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенными с ними трудовыми договорами.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа о предоставлении работнику отпуска делаются отметки в личной карточке работника но форме № Т-2 (№ Т-2 ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 ("Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику").

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8) заключается в документировании факта увольнения работника предприятия, а также в оформлении и учете увольнения работников по основаниям, предусмотренным законодательством.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Па основании приказа делается запись в личной карточке работника по форме № Т-2 (№ Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а), трудовой книжке работника, после чего с работником производится расчет по форме № Т-61 ("Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником").

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) состоит в документировании факта направления работника в командировку, а также в оформлении и учете командировок работников. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) документирование факта поощрения (награждения) работника, а также оформление и учет поощрений (награждений) работников за успехи в работе. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в трудовую книжку работника.

Подготовку прочих приказов и распоряжений по кадрам целесообразно производить на бланках с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению организационно-распорядительных документов. Содержание таких приказов (распоряжений) может быть представлено обычным текстом, трафаретным текстом либо их комбинацией и состоять или из двух частей (констатирующей и распорядительной, что наиболее характерно для приказов), или только из распорядительной части (что является более обычным для распоряжений).

При этом в констатирующей части содержания приказа по кадрам обычно указываются мотивы (причины) издания соответствующего приказа (распоряжения), т.е. цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта документа (в том числе сведения о других организационно-распорядительных документах или нормативных правовых актах — их наименованиях, датах и номерах, если приказ по персоналу издается на основании такого документа (акта).

Распорядительная часть содержания проекта приказа открывается предложением, завершающимся словом "Приказываю", после которого ставится двоеточие, и подразделяется на пункты (при необходимости — также на подпункты, нумеруемые арабскими цифрами).

В свою очередь, пункты распорядительной части содержания приказа по кадрам, в соответствии с которыми структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия предписывается выполнение определенных действий, следует начинать с глагола неопределенной формы, например: "Принять (меры)...", "Обеспечить (контроль)...", "Выполнить (мероприятия по)..." и др.

Если же управленческое решение, отраженное в содержании приказа, предусматривает выполнение тех или иных действий конкретным исполнителем (исполнителями) из числа работников предприятия, то соответствующий пункт (пункты) распорядительной части содержания документа целесообразно начинать с наименования должности или фамилии и инициалов исполнителя, например: "Начальнику кадровой службы организовать проверку документов...", "Малининой М. А., Макарову Л. М. принять меры к устранению выявленных недостатков..." и т.п.

В необходимых случаях заключительный пункт распорядительной части содержания приказа по кадрам может включать указание о контроле за надлежащим исполнением предписываемых документом действий, в том числе сведения о структурном подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контрольная функция.

Если, кроме того, приказ изменяет (отменяет) ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункт или подпункт), то об этом упоминается в предпоследнем пункте распорядительной части содержания со ссылкой на отменяемый документ (пункт или подпункт документа) с указанием его наименования, даты и номера.

Что касается содержания распоряжения по кадрам, то оно в зависимости от характера документируемого управленческого решения может включать от двух до четырех пунктов (в отдельных, наиболее простых ситуациях — только один пункт).

Функцию констатирующей части в содержании распоряжения выполняет лид-абзац (вводное предложение), после которого, начиная со слов "Распорядился о следующем" ("Отдал следующее распоряжение") последовательно излагается распорядительная часть документа, отражающая суть управленческого решения и соответствующих действий.

Оформление приказов распоряжений) по кадрам производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 с использованием следующих реквизитов:

— наименование предприятия;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения (только дли приказов и распоряжений, имеющих приложения);

— подпись;

— гриф согласования (если для придания документу юридической силы требуется его внешнее согласование);

— визы согласования документа (если для придания документу юридической силы требуется его внутреннее согласование);

— отметка об исполнителе;

— идентификатор электронной копии документа.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика