Цели, задачи и направления аудита мотивационного состояния организации

В связи с внедрением в процесс управления организацией современных моделей, технологий и методов, направленных на активизацию и развитие личностного и профессионального потенциала работников, повышается необходимость анализа мотивационного состояния организации как одного из аспектов, влияющих на эффективность ее деятельности. В целях детального исследования факторов влияния на механизмы формирования трудовой мотивации персонала целесообразно использовать аудит мотивационного состояния организации и удовлетворенности трудом сотрудников.

«Auditor» в переводе с латинского языка означает «слушатель». Так в духовных училищах первоначально называли учащегося, который по заданию учителя выслушивал (audit — он слышит) других учеников, проверял, как усвоены ими уроки. В дальнейшем это слово стало применяться для обозначения некоторых профессий, связанных с особой доверительностью. Целесообразно уточнить понимание аудита в современном контексте. Словарь Уэбстера (изд. 1988 г.) определяет аудит как проверку и подтверждение правильности ведения счетов коммерческого или общественного предприятия, проводимую квалифицированными специалистами. Международная федерация бухгалтеров рассматривает аудит как независимое исследование финансовой отчетности или связанной с ним финансовой информации предприятия, независимо от формы собственности. Такое исследование завершается выражением точки зрения аудитора (аудиторским заключением).

Опираясь на требования международного стандарта ИСО 19011 (Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing), аудит мотивационного состояния организации можно определить как систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита мотивационных процессов в организации и объективного их оценивания для установления степени выполнения согласованных критериев аудита в целях определения уровня общеорганизационного мотивационного состояния.

Аудиты подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние аудиты, иногда называемые «аудитами первой стороной», проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии. Во многих случаях, в частности для небольших организаций, независимость может быть продемонстрирована освобождением ответственности за проверяемую деятельность.

Внешние аудиты включают в себя аудиты, обычно называемые «аудитами второй стороной» или «аудитами третьей стороной». Аудиты второй стороной проводятся по заказу лиц, заинтересованных в деятельности организации, например потребителей или других лиц, действующих от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями, которые впоследствии осуществляют сертификацию проверяемой организации.

Аудит мотивационного состояния организации обычно проводится как внутренний аудит, инициируемый руководителем, специалистами HR-службы или независимыми консультантами в целях выявления несоответствий реализуемой в организации мотивационной политики, которые оказывают прямое влияние на формирование механизмов мотивации трудовой деятельности в организации.

Цель аудита МСО определяется на основе требований международного стандарта к аудитам, т.е. аудит МСО проводится с целью установления того, что:

  • • мотивационное состояние и уровень удовлетворенности трудом соответствуют запланированным целям организации, требованиям разработанных в организации комплексных мотивационных программ, требованиям самой организации;
  • • мотивационная политика реализуется в организации результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Аудит МСО может определяться как инструмент менеджмента, а результаты аудиторской проверки дают ответы на следующие вопросы.

  • 1. Проинформированы ли сотрудники о том, каких изменений в их трудовом поведении ожидает организация в процессе реализации мотивационных программ?
  • 2. Действуют ли сотрудники соответствующим образом?
  • 3. Применяются ли методы мотивации эффективно?

Результаты аудита МСО позволяют руководителю организации внедрить изменения в мотивационные процессы и, по возможности, избежать:

  • • производства несоответствующей продукции;
  • • жалоб от потребителя;
  • • финансовых потерь;
  • • ухудшения или потери имиджа организации.

Аудит МСО может рассматриваться как аудит процесса реализации комплексной мотивационной программы. В связи с этим основными задачами должны быть:

  • • выявление и определение того, соответствующим ли образом организован мотивационный процесс в организации:
    • - внедрены и поддерживаются ли принятые методы мотивации,
    • - эффективен и результативен ли процесс мотивации,
    • - соответствует ли процесс мотивации требованиям организации;
  • • подтверждение адекватности мотивационной политики организации требованиям, установленным самой организацией;
  • • подтверждение соответствия мотивационной политики организации требованиям работающих в ней сотрудников;
  • • подтверждение выполнения запланированных мотивационных мероприятий и достижения запланированных результатов трудового поведения сотрудников;
  • • подтверждение устранения причин обнаруженных несоответствий для предупреждения их повторного возникновения;
  • • подтверждение устранения потенциальных несоответствий для предупреждения их возникновения;
  • • выявление возможности ул}щшения МСО.

В требованиях Международного стандарта к аудитам определяются критерии аудита, такие как совокупность политик, процедур или требований. В качестве критериев аудита МСО могут рассматриваться:

  • • мотивационная политика в организации;
  • • используемые методы мотивации;
  • • внутренние организационные стандарты;
  • • внешние стандарты, законы и нормы;
  • • требования персонала организации.

Критерии аудита используются в качестве ориентира, с которым в дальнейшем сравниваются свидетельства аудита.

В свою очередь, под свидетельством аудита понимают записи, изложение фактов или другую информацию, которая связана с критериями аудита и может быть проверена. В рамках проведения аудита МСО под свидетельствами аудита можно рассматривать качественную и (или) количественную информацию относительно мотивационной политики, использующейся в организации, применяемых методах мотивации, отношения персонала к мотивационным процессам в организации.

Результатом оценки свидетельства аудита являются наблюдения (выводы) аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита и (или) на возможности улучшения.

В результате проведения аудита МСО составляется заключение по результатам аудита. Опираясь на требования Международного стандарта, под заключением необходимо понимать выходные данные аудита, которые предоставляются аудиторской группой после рассмотрения целей аудита МСО и всех наблюдений аудита. В заключении по результатам аудита МСО необходимо отобразить:

  • • уровень удовлетворенности сотрудников организации трудом и условиями работы;
  • • уровень соответствия комплексных мотивационных программ и реализуемых в организации методов мотивации;
  • • уровень лояльности персонала к организации (соответствие позиций корпоративного кодекса и действительного уровня приверженности сотрудников).

Согласно Международному стандарту под участниками аудита МСО необходимо рассматривать: заказчика аудита, проверяемую организацию (подразделение в организации), аудитора, аудиторскую группу и технического эксперта.

Заказчиком аудита МСО может быть руководство организации, руководство подразделения организации, заказавшее аудит. Исходя из понимания аудита мотивационного состояния как внутреннего аудита нет необходимости придерживаться требований Международного стандарта о наличии регламентирующего или контрактного права у заказчика на проведение аудита.

Под проверяемой организацией понимается организация или конкретное подразделение в организации, подвергающиеся аудиту мотивационного состояния.

Аудитором, проводящим аудит мотивационного состояния в организации, может быть лицо, обладающее компетентностью для проведения данного аудита. Как правило, аудитором МСО является специалист HR-службы, осуществляющий проверку соответствия комплексных мотивационных программ реальному уровню мотивации персонала.

В ряде случаев аудиторскую деятельность осуществляет не один, а несколько аудиторов. В этом случае необходимо определять аудиторскую группу, в которую может входить технический эксперт. Техническим экспертом обычно является лицо, предоставляющее аудиторской группе специальные знания или опыт, при этом под специальными знаниями понимаются те, что относятся к организации, процессу или деятельности, подлежащей проверке. В конкретной организации в роли технических экспертов могут рассматриваться линейные руководители подразделений, специалисты службы управления персоналом, руководители высшего уровня управления, имеющие информацию об осуществляющихся в организации мотивационных мероприятиях. Технический эксперт не выступает в качестве аудитора в аудиторской группе.

Определяя содержание и сущность аудита мотивационного состояния, необходимо определить его принципы. Следование им делает аудит результативным и надежным инструментом при реализации мотивационной политики, предоставляя информацию, основываясь на которой руководство организации может улучшить ее деятельность. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга, в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям. В связи с этими утверждениями различаются принципы, относящиеся к аудитору, к процессу аудита и к организации.

Принципы деятельности аудитора:

  • • этичное поведение — основа профессионализма;
  • • при проведении аудита важны доверие, честность, конфиденциальность и тактичность;
  • • добросовестное изложение — обязательство правдиво и точно представлять отчет. Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты по аудиту правдиво и точно отражают аудиторскую деятельность. Представляется отчет о значительных трудностях, встретившихся при аудите, и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организацией;
  • • должное профессиональное внимание — приложение усердия и рассудительности при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности.

К процессу аудита относятся следующие принципы:

  • • независимость — основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя тому, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита;
  • • подход, базирующийся на доказательствах, — рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита;
  • • свидетельства аудита проверяемы. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита.

Принципы, относящиеся к организации:

  • • единообразие (каждая аудиторская проверка мотивационного состояния организации осуществляется по единой установленной процедуре, что обеспечивает ее упорядоченность, однозначность и сопоставимость);
  • • системность (планирование и проведение аудиторских проверок мотивационного состояния организации осуществляются с учетом установленной взаимосвязи «политика — программы — методы мотивации - трудовое поведение — удовлетворенность»);
  • • документированность (проведение каждой аудиторской проверки МСО определенным образом документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом мотивационном состоянии организации);
  • • предупредительность (каждая аудиторская проверка МСО планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудиторской проверки с тем, чтобы обеспечить аудиторам необходимый уровень доверия и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных);
  • • регулярность (аудиторские проверки МСО проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все процессы мотивационной системы и все подразделения организации были объектом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства организации);
  • • доказательность (процедуры и методы, используемые в аудиторских проверках МСО, должны обеспечивать надежность заключений по результатам аудиторских проверок);
  • • независимость (проводящие аудиторские проверки лица не несут прямой ответственности за проверяемую деятельность и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения с тем, чтобы исключить возможность необъективных и пристрастных выводов аудиторских проверок мотивационного состояния организации);
  • • открытость (результаты каждой аудиторской проверки МСО носят открытый характер, т.е. являются доступными для ознакомления любому сотруднику проверенного подразделения и организации в целом).

Выводы

Аудит МСО является необходимым средством выявления несоответствий ожиданий руководства относительно мотивационной политики, влияющей на трудовое поведение персонала, и действительным уровнем мотивации сотрудников конкретного подразделения (или организации в целом), а также общей удовлетворенности трудом и лояльности сотрудников к организации.

Практикум

Контрольные вопросы и задания для самостоятельной работы

  • 1. Дайте определение аудита МСО. С какой целью он организуется и проводится?
  • 2. В чем заключается сходство и различие внешних и внутренних аудитов МСО?
  • 3. Раскройте понятия «соответствие» и «несоответствие» применительно к оценке МСО.
  • 4. Что такое критерий аудита МСО? Приведите примеры.
  • 5. Что такое свидетельство аудита МСО? Приведите примеры.
  • 6. Сформулируйте требования к аудитору МСО. Проранжируйте перечисленные вами требования по степени их важности.

Ситуационные задачи и задания

Задание. Сформулируйте возможные критерии аудита МСО для организации, в которой проводилось исследование удовлетворенности трудом сотрудников. Конкретизируйте свидетельства аудита МСО. Определите соответствия/несоот- ветствия. Что необходимо предпринять руководству организации, чтобы повысить уровень мотивации сотрудников?

Материалы для работы

В исследовании принимали участие сотрудники ООО «КОНЭК» — производственной компании, работающей на рынке более 15 лет.

Для анализа использовалась методика исследования качества трудовой жизни персонала организации и нахождения закономерностей восприятия уровня удовлетворенности условиями труда. Полученные данные свидетельствуют о том, что социальные факторы оказывают влияние не только на производительность, но и на лояльность работников к организации. Создание комплекса благоприятных социальных условий повышает производительность и снижает потери от недобросовестного отношения к труду и воровства работников.

Для исследования были выбраны следующие характеристики качества трудовой жизни:

  • • система оценки труда в организации (или система заработной платы, вознаграждения и наказания), рассматриваемая с точки зрения работников — насколько она удовлетворительна, справедлива и принята общественным мнением профессиональных групп;
  • • условия труда;
  • • удовлетворенность трудом, с точки зрения возможности проявления свободы, инициативы; интерес к самому процессу труда и возможность видеть его результаты.

Ваша заработная плата

Соответствует вашему трудовому вкладу

Соответствует в некоторой мере

Меньше вашего трудового вклада

80%

20%

0%

Работники вашего профессионального уровня, по вашему мнению, в других организациях получают заработную плату

Ниже вашей

Примерно равную вашей

Выше вашей

70%

30%

0%

Существующая система вознаграждения за успешный труд

Вас устраивает

Устраивает отчасти

Не устраивает

70%

30%

0%

Существующая система взысканий

Вас устраивает

Устраивает отчасти

Не устраивает

50%

50%

0%

Руководство оценивает ваш труд

Справедливо

Нс знаю

Несправедливо

40%

40%

20%

Результаты вашего труда ваши коллеги

Ценят

Равнодушны

Нс ценят

30%

40%

30%

Заработок коллег вашего подразделения

Вы знаете точно

Примерно

Не знаете вообще

10%

20%

70%

Заработок коллег в других подразделениях

Вы знаете точно

Примерно

Не знаете вообще

10%

20%

70%

Заработок непосредственного руководителя

Вы знаете точно

Примерно

Нс знаете вообще

10%

30%

70%

Заработок высшего руководства

Вы знаете точно

Примерно

Не знаете вообще

10%

90%

Ваше рабочее место

Вас устраивает

Устраивает отчасти

Не устраивает

60%

30%

10%

Ваш труд

Тяжел

Обычен

Легок

40%

60%

0%

Находясь на рабочем месте, вы обычно испытываете ощущение

Физиологического дискомфорта

Не обращаете внимания на свои ощущения

Удобства (комфорта)

10%

70%

20%

На работе ваше питание организовано

Своевременно

Когда как

Несвоевременно

90%

10%

0%

Ваше питание обычно

Полноценно

Когда как

Неполноценно

90%

10%

0%

Ваше здоровье во время работы

Не подвергается угрозе

Не знаю

Подвержено угрозе

10%

60%

30%

Ваш труд организован

Упорядоченно и стабильно

Чередуются стабильность и авралы

Часто бывают авралы

10%

40%

50%

К проблемам на работе вы обычно относитесь

Спокойно

С некоторым чувством беспокойства

С чувством нервного перенапряжения

70%

15%

5%

Ваша профессия

Вас устраивает

Устраивает отчасти

Не устраивает

60%

30%

10%

Основные задачи и функции вашей работы в целом

Интересны

Обычны

Скучны

10%

80%

10%

Какой уровень свободы решений и действий вы имеете при выполнении профессиональных функций (выберите вариант между полюсами:

«[полная свобода] — е[полное отсутствие свободы])

а

b

С

d

е

-

10%

30%

70%

-

Указания и распоряжения непосредственного руководителя

Помогают выполнять ваши функции

Чаще помогают

Когда как

Чаще мешают

Мешают выполнять ваши функции

30%

50%

20%

0%

0%

Ваше отношение к трудовому регламенту вашей организации

Вас устраивает существующий регламент

В регламенте имеются неоправданные ограничения

Регламент мешает работе

90%

10%

0%

Ваше отношение к возложенной на вас ответственности

Вы бы хотели выполнять более ответственные функции

Вас устраивает существующий уровень ответственности

Вы несете неоправданно высокую ответственность

30%

70%

0%

Вопросы

  • 1. Какие мероприятия необходимо осуществить, чтобы повысить мотивацию в организации?
  • 2. Какие потребности работников, на ваш взгляд, являются ключевыми?
  • 3. Какой стиль управления, на ваш взгляд, используется в организации?
  • 4. Каков тип лояльности сотрудников в организации — иа уровне нормативов или па уровне убеждений?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >