Деловое письмо

В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если все же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, т.е. пронумеровать . Наилучший вариант, когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым. Чтобы написать письмо своему деловому партнеру, желательно иметь:

  • • современную оргтехнику. Писать от руки можно только корреспонденции личного характера;
  • • свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, ее полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов;
  • • свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке, но это необязательно;
  • • оставляйте копии отправленных писем.

Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.

Лучше писать от руки корреспонденции — поздравление человека, кого вы хорошо знаете, выражение соболезнования (если такой возможности нет, лучше послать телеграмму), благодарственные письма. Перед отправкой письма проверьте орфографию. Не стоит начинать письмо с местоимения "я". Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы. Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму. Любое письмо, доставленное вам, требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу же. На поздравления отвечают коротко. Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Общее правило для любой корреспонденции — с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Правила делового этикета при отправке факсов

При отправке факсов самое главное требование — краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль. Наилучший вариант факса, когда он помещается на одном листе машинописного формата. Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше еще раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того чтобы послать факс, необходимо подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться. Проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Правила проведения телефонных переговоров

Считается, что самое простое в деловом общении — телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен подчиняться требованиям краткости так же, как деловая переписка и отправка факса.

Первым всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым вы хотели связаться, то представляться необязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего вас человека. Если его нет, узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли вы набрали номер и туда ли дозвонились, куда хотели. Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно. Если к телефону просят вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает. Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что вам нужен. В случае если вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки. Заканчивает разговор тот, кто позвонил.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >