Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления персоналом
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Унифицированные системы документации

В последней трети XX в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

В начале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 унифицированных систем документации.

Согласно стандартизованному определению, изложенному в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" УСД — это "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности".

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

- сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

- широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

— упорядочению информационных потоков;

— сокращению количества документов;

— дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация, поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форм}' всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

— общероссийские;

— отраслевые (ведомственные);

— формы документов субъектов РФ;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует УСД, в том числе:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система отчетно-статистической документации;

— УСД по труду;

— УСД Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации; и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления.

По сути дела табель форм документов — это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании табеля создается альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия. И альбом, и табель форм документов утверждаются руководителем организации.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

— бумажный (эталонный образец), который хранится в службе делопроизводства организации (в канцелярии);

— электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в России:

— Единая система конструкторской документации (ЕСКД) (к ней, например, относится ГОСТ 2.105-95 "Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам");

— Единая система технологической документации;

— Система проектной документации для строительства. Работа по унификации и стандартизации документов

ведется и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Федеративной Республике Германия, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, Европейская экономическая комиссия (ЕЭК) и др.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика