Меню
Главная
УСЛУГИ
Авторизация/Регистрация
Реклама на сайте
 
Главная arrow Документоведение arrow Основы делопроизводства. Язык служебного документа
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >

Основные понятия электронного делопроизводства

Переход к электронному делопроизводству привел к расширению его терминологического аппарата и потребовал уточнения содержания новых понятий, получивших распространение как в нормативных документах, так и в управленческой практике: электронный документ, электронное делопроизводство, электронный документооборот, оцифрование, электронный образ документа.

Многофункциональностью документа объясняется наличие большого числа определений этого понятия, в каждом из которых на первый план выступают те или иные характеристики и функции документа.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Из данного определения выделяется функция электронного документа как средства фиксации информации.

ГОСТ Р 52292–2004 "Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения" определяет электронный документ как "объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды", акцентируя внимание на коммуникативной функции документа. При этом на первый план выступают требования к документу: фиксированность, доступность, целостность, легитимность.

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 определяет электронный документ как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. На первый план здесь выдвигается правовой аспект документа.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе при условии соблюдения установленного порядка его оформления, что придает электронному документу официальный статус.

В наиболее общей форме понятие "электронный документ" было определено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", а также в ГОСТ Р 7.0.8–2013.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, основу понятия "электронный документ" составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную, что нашло отражение в появлении синонима понятия "делопроизводство" – "документационное обеспечение управления". Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)" утвердило понятие документа как двуединства информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.), в результате чего происходит как бы материализация и овеществление сведений.

Путем сканирования документа, изначально изготовленного на бумажном носителе, создается его электронная копия, названная электронным образом документа.

• Электронное делопроизводство – делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным – бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются человек, компьютер и компьютерная сеть.

Такое определение электронного делопроизводства позволяет вычленить в нем две важнейшие составляющие – создание электронного документа в процессе его документирования с использованием информационных технологий (электронное документирование) и организацию работы с электронным документом в процессе электронного документооборота и электронного архивирования.

Электронный документооборот как составная часть электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов.

На почве неупорядоченности документоведческой терминологии не только в печатных изданиях, но и в официальных документах, а за ними и в практике появилось некорректное использование или подмена двух понятий: "электронное делопроизводство" и "электронный документооборот". В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти сказано, что "электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти", однако в системе электронного документооборота электронные документы не создаются. Они создаются в системе электронного делопроизводства на стадии их документирования, и только потом, на второй стадии процесса делопроизводства, т.е. в процессе документооборота, происходит их обработка.

Процедура хранения электронных документов также не входит в процесс документооборота, начинаясь уже за его пределами, а именно там, где завершено исполнение электронными документами основных функций и решается вопрос об их дальнейшей судьбе.

Представляется также некорректным использовать эти понятия в порядке перечисления, как однопорядковые, так как электронный документооборот составляет лишь часть организации работы с электронными документами, которая, в свою очередь, является одной из частей всего делопроизводства. Также некорректно учебную дисциплину "Делопроизводство (документационное обеспечение управления") называть "Документационное обеспечение управления и делопроизводство".

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика