Функциональное назначение протокола

Мы охарактеризовали понятие "деловой протокол" в целом, постарались доказать, насколько важно его соблюдение. Теперь перейдем к более конкретным вещам.

В бизнесе каждый человек рассматривается как носитель определенных деловых качеств и представитель фирмы, в которой он занимает определенную должность. Например, согласно протоколу, обмениваться поздравлениями или соболезнованиями могут равные по рангу представители разных фирм: директор - с директором, президент -с президентом. Начальник отдела не может отправить поздравление президенту компании от своего имени: будет нарушена иерархия.

Деловой протокол для бизнесмена складывается из множества составляющих: создание определенного внешнего имиджа, выработка собственного стиля делового общения, оформление рабочего места, организация приемов и особенности общения с зарубежными партнерами. Все эти навыки входят в понятие "деловой этикет" и являются частью делового протокола.

Начиная осваивать азы делового этикета, не следует "изобретать велосипед": все перечисленные компоненты в той или иной степени стандартизированы, и от норм в основном не отклоняются. В большинстве крупных компаний (тем более в госструктурах) есть протокольные отделы, которые отвечают за переговоры, встречу людей, официальные подарки и т.д. Эти правила придуманы отнюдь не сегодня, на качественном уровне они существовали и в СССР.

Дипломатическая практика взаимоотношений стран основывается на Венской конвенции 1961 г., где описана деятельность стран по отношению друг к другу. На этом документе и зиждется весь межгосударственный протокол.

Например, во время встреч компаний-партнеров главное в рассадке участников - протокольное старшинство. Главы фирм должны сидеть друг напротив друга. А дальше действует правило "правой руки": первый по значимости человек (после главы компании) садится по правую руку, второй - полевую, третий - правее "первой руки" и т.д. Представители другой компании рассаживаются по тому же принципу - правшу "правой руки" своего президента. Но когда речь заходит о партнерах-иностранцах, мы все же должны считаться с традициями других государств. Например, в Японии принцип рассадки отличается от международного стандарта: с правого края располагается президент компании, а далее в порядке иерархии - его сотрудники. Другая сторона переговоров будет сидеть по принципу зеркального отражения.

На первый взгляд кажется, что для соблюдения делового этикета протокольному отделу достаточно лишь довести до руководителей его правила. На самом деле это не так.

Работа протокольных отделов очень напряженна и состоит из постоянных авралов. Поясним нашу мысль: компании, особенно крупные, ведут активный образ жизни - встречаются с клиентами, партнерами, уезжают на переговоры в другие страны; устройством этих мероприятий в других городах и государствах, а также встреч гостей входит в обязанности протокольного отдела. Представьте себе: представители компании сегодня посещают Москву, завтра - Санкт-Петербург, потом - Астану - и отдел протокола должен успеть все: продумать логистику, не забыть про переводчиков, подготовить цветы и подарки. И, что немаловажно, - сделать все это вовремя.

Многие владельцы собственного бизнеса не имеют необходимых навыков или опыта в подготовке протокола корпоративных встреч. Предлагаем вам несколько простых подсказок, которые могут быть использованы для подготовки протоколов или отчетов корпоративных встреч любого вида.

Оптимальное соблюдение протокола корпоративной встречи является признаком здорового бизнеса; а поскольку этот бизнес в любом случае будет тщательно исследоваться акционерами, инвесторами и финансовыми учреждениями, то логично предположить, что время и усилия, потраченные на подготовку надлежащего протокола, вполне окупятся. Грамотное проведение протокольных событий и соблюдение норм этикета создает более высокий имидж компании и формирует благоприятную среду для успешных переговоров на высоком уровне, поскольку владение деловым этикетом выполняет следующие функции:

  • - защищает от непредвиденных ситуаций и неловкого положения на переговорах;
  • - дает возможности для вежливого манипулирования и повышения эффективности переговоров и встреч.

В наши дни все большее значение приобретает демократия. Это касается и протоколов: они становятся более лояльными. По и в неформальной коммуникации - например, в рамках компании - есть определенный стандарт. Правила в фирме нежелательно вводить в приказном порядке. Иногда недостаточно опытные и компетентные руководители так и поступают, отдавая распоряжение вроде: "С завтрашнего дня ходим в галстуках!". После чего сотрудники еще две недели говорят об этом распоряжении исключительно в агрессивных тонах. Опытный же руководитель сначала донесет до людей, что деловой стиль в одежде - это приятно, необходимо и правильно, а уже потом будет вводить новые стандарты.

Некоторые компании идут по правильному пути, устраивая для менеджеров своего рода показы-рекомендации. А вот чего категорически нельзя делать - так это вводить некий документ - "Правила дресс-кода": человек скорее прислушается к рекомендациям, чем к приказам. Постепенно все больше сотрудников будет ходить в костюмах, и оставшиеся в джинсах и майках будут чувствовать себя "белыми воронами". Рано или поздно они сами захотят надеть галстуки.

Тем не менее известные всему миру личности подают не самый образцовый пример дресс-кода. Например, Билл Гейтс ходит в кроссовках. Но он собственник. Кроме того, его не пустили в этой обуви на одно из официально-торжественных мероприятий, где был принят black tie.

99% владельцев бизнеса все же придерживаются строгого стиля, надевая под черный костюм белую рубашку.

Правила одежды для бизнес-леди достаточно строги. В протоколе существует всего три цвета для костюмов: черный, темно-синий и серый. Ни в коем случае не коричневый: это популярный цвет, но к нему сложно подобрать блузки и аксессуары.

Протокол отдельно предусматривает опоздания. Опаздывать всегда стыдно. Протокольщик должен приложить максимум усилий для того, чтобы его "подопечный" руководитель был на месте в назначенное время, т.е. учесть возможный форс-мажор.

Важно помнить некоторые позиции, которые обязательно предусматриваются протоколом. Пункты, которые должны быть включены в протокол встречи, составляют отчет, в котором должна быть отражена следующая информация:

  • - посетители встречи;
  • - дата и время ее проведения;
  • - имя ведущего;
  • - все решения, принятые на встрече.

В случае корпоративных встреч также важно включить в протокол любые вопросы, которые выдвигаются для обсуждения.

Другой фактор, который помогает при подготовке протокола встреч, состоит в необходимости существования согласованной и утвержденной в письменном виде повестки дня. Она должна быть четко сформулирована и распространена между участниками за некоторое время до созываемой встречи. Повестка дня не только способствует гладкому проведению встречи, по и облегчает жизнь тому, кто осуществляет запись протокола, помогает отследить и зарегистрировать принимаемые на собрании решения.

Пет никакой необходимости записывать в протокол каждый комментарий, озвученный во время проведения встречи. Обычно существенна только основная информация и принимаемые решения. В случае наличия значительных возражений или поправок они могут и должны быть запротоколированы, даже если их обсуждению не уделяется большого внимания. Не обязательно, но все-таки полезно включить в протокол краткое резюме наиболее важных вопросов, которые рассматривались на встрече.

Деловой протокол принят во всем мире как способ общения разных народов для достижения взаимопонимания и налаживания международных контактов. Сегодня эталоном протокола примято считать Японию, а среди европейских стран образцово-показательной можно назвать Венгрию. Бизнесмену, отправляющемуся с деловым визитом за границу, необходимо ознакомиться с обычаями страны, в которую он направляется, с правилами приема гостей и т.п. Например, в Финляндии отказ от похода в сауну -верный способ обидеть партнера. Англичане могут отменить встречу, если партнеры опоздают хоть на пять минут, тогда как испанцы не обратят на это никакого внимания. Японцы будут долго извиняться на протокольном ужине, что нечем угостить, хотя стол будет щедро уставлен едой. И в каждом государстве существует масса своих особенностей. Помочь бизнесмену в этой непростой задаче призваны специально обученные люди: они могут подготовить "шпаргалку" по особенностям делового этикета той страны, в которую отправляется их руководитель.

На сегодняшний день есть несколько школ, где готовят протоколыциков. Одна из них - Дипломатическая академия Министерства иностранных дел РФ, в которой есть курсы по деловому протоколу. Это хорошая академическая школа, но она рассчитана, скорее, на межгосударственный протокол, а не на бизнес-этикет.

Владение правилами делового этикета в современном бизнес-сообществе - не пережиток прошлого, а обязательное требование. От того, насколько вы умеете быть "своим" в любой, даже самой нестандартной ситуации, зависит качество и количество ваших деловых контактов, а значит, и результат вашей бизнес-деятельности. При этом бизнес-среда постоянно усложняется, обрастая специфическими для каждого вида деятельности ритуалами и нормами, поэтому важно уметь адекватно применять собственные знания.

Бизнес-язык

В любой деловой сфере есть свой профессиональный язык, так называемый бизнес-язык. Бизнес-язык - это специфические термины, употребляемые бизнесменами только в деловом общении. Как правило, к бизнес-языку в повседневной речи не прибегают, подобные термины в ней не встречаются. Выстраивая взаимоотношения и налаживая деловые контакты в той или иной сфере, деловые люди, естественно, используют бизнес-язык. Но очень важно быть принятыми и понятыми не только в рамках своей страны, но и за рубежом. Для этого любой деловой человек должен знать хотя бы один иностранный язык, который позволит более эффективно устанавливать деловые контакты. Чаще всего в качестве языка международного общения используется английский.

Получив необходимую теоретическую базу английского языка, вы должны будете уметь применять ее на практике на профессиональном уровне. Если вы планируете не просто открыть свое собственное дело, но также расширять его, заключать договора и сотрудничать с иностранными компаниями, то вам не хватит просто обыденного иностранного языка. Без знания специальных терминов и умения их применять на практике вы не сможете вывести свой бизнес на международный уровень. Поэтому совершенно очевидно, что вам необходимо изучать бизнес-язык. Какими же начальными знаниями вам необходимо обладать для изучения профессионального языка бизнеса? Прежде всего желательно знать английский язык на уровне средней школы, знать лексикологию и грамматику. Естественно, вы должны понимать и владеть специальными терминами па своем родном языке. Ведь не зная профессиональной терминологии на русском языке, вам тяжело будет понять и изучить язык бизнеса на иностранном языке, в нашем примере - на английском. Во время обучения иностранному языку вы научитесь владеть иностранной публичной речью (что поможет вам в продвижении своего дела, на различных презентациях, переговорах и т.д.), сможете свободно обсуждать профессиональные темы (с умением задавать определенные вопросы и отвечать на них), обучитесь навыкам делового письма (это поможет не только вести деловую переписку с иностранными партнерами, но и подготавливать необходимые документы на иностранном языке).

Вы сможете легко сделать презентацию своей компании, используя основные термины, для вас не составит труда провести разнообразные экономические и финансовые анализы на международном уровне, проследить тенденции развития вашей отрасли в международном плане, вы будете свободно чувствовать себя в деловых поездках за границу и на иностранных переговорах - одним словом, сможете составить достойную конкуренцию на мировом рынке.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >