Нормальное завершение проекта

Нормальное завершение проекта — наиболее желательный вариант. С управленческой точки зрения такое завершение способствует созданию деловой, творческой атмосферы в команде проекта, обеспечивает высокую мотивацию персонала, ясность по большинству вопросов, отсутствие стрессов, часто сопровождающих завершение любой работы, и острых конфликтов.

Нормальное завершение полностью соответствует интересам клиентов, они обретают уверенность, что все работы выполнены надлежащим образом.

Наконец, нормальное завершение вызывает чувство удовлетворения у членов команды проекта, внушая уверенность, что все работы проекта находились все время под тщательным контролем до их полного завершения, и является хорошим стимулом для них с энтузиазмом приступать к новым проектам.

Нормальное завершение проекта предполагает ряд следующих действий, содержание которых мы рассмотрим ниже:

  • • подготовка и проверка документации;
  • • подготовка оборудования к эксплуатации и техническом}' обслуживанию;
  • • приемочные испытания;
  • • возврат человеческих ресурсов;
  • • наблюдение за выполнением контрактов;
  • • получение конечных платежей;
  • • проведение анализа извлеченных уроков.

Подготовка документации — одно из основных мероприятий завершения проекта. Сюда относится систематизация всей документации по системе организации проекта, отчеты о расходовании бюджета, эксплуатационная документация, инструкции по подготовке персонала и учебная литература, гарантийные обязательства по отдельным узлам, агрегатам и т.д. — одним словом все, что необходимо заказчику проекта для использования продукта проекта в своих целях. Работа с документацией должна вестись планомерно, а вся документация должна быть зафиксирована в перечне, который контролирует менеджер проекта. Для того чтобы подготовка документации не носила аврального характера, должны быть заранее утверждены формы, учетные книги и другие правила, регламентирующие сбор, обработку и архивацию документации проекта.

Подготовка к эксплуатации и техническому обслуживанию связана с непосредственным запуском в интересах заказчика изготовленного в ходе реализации проекта продукта (это может быть завод, цех, машина, электронный блок или, например, новая система мотивации персонала). Так как эксплуатация начинается после завершения проекта, у руководства проекта возникает соблазн отказаться от любой ответственности за все, что произойдет после формального завершения проекта. Это неверная позиция, и не только с той точки зрения, что в договоре проекта и акте передачи проекта заказчику обязательно указываются гарантийные обязательства исполнителя, но и в том моральном, репутационном ущербе, который может возникнуть для исполнителей проекта, если они откажутся оказывать содействие и нести ответственность за свое детище, тем более, если члены команды проекта все время его осуществления тесно взаимодействовали с заказчиком, откликались на его просьбы, дополнительные пожелания и т.д. Поэтому более естественной является ситуация, когда члены команды проекта и после сдачи проекта продолжают сотрудничать с его персоналом, откликаются на его вопросы, предложения и требования. Руководство проекта должно заложить в планы заданий персоналу проекта соответствующие оплачиваемые рабочие часы.

Приемочные испытания служат для того, чтобы заказчик убедился, что продукт работает в соответствии с его ожиданиями. Эти проверки могут сводиться лишь к просмотру спецификации, позволяющей убедиться, что новый товар обладает всеми обещанными свойствами или предполагать его практическое использование, работу в тестовом режиме в течение более или менее длительного времени. После того как продукт проходит тестовые приемочные испытания, он передается покупателю и считается, что все обязанности проектной команды перед клиентом выполнены.

Процедура прохождения приемочных испытаний во многом определяется результатами рабочих тестов (узлов, агрегатов, частей проекта). Если такие тесты давали неудовлетворительные результаты, требовали переделок, переналадок и т.д., клиенты будут подозревать, что не все дефекты устранены, имеются и скрытые дефекты. В этом случае приемочные испытания могут продолжаться довольно долго. И наоборот, если промежуточные и заключительные тесты, проведенные в присутствии заказчика, дали хорошие результаты, испытания завершатся быстро.

Возврат человеческих ресурсов — это психологически сложная ситуация для большинства людей, работающих в проекте не на постоянной основе, когда работникам проекта (в том числе и членам команды проекта) приходится возвращаться на прежние должности в своих подразделениях для постоянной работы.

На разных фазах проекта привлекаются разные специалисты, которые набольшее или меньшее время, по требованию своих руководителей или но собственной инициативе, но соблюдая все формальности перевода, перемещаются для работы в проекте. Для них, а нередко и для членов команды проекта, после его завершения возникает проблема "А что делать дальше?" Если их перевод и реадаптация на прежнем рабочем месте не будут выполнены надлежащим образом, то члены команды почувствуют себя разочарованными, что может негативно отразиться на завершении проекта. Точно также должны быть возвращены материалы и оборудование, полученные из функциональных отделов для реализации проекта.

Получение конечных платежей, окончательный расчет также является элементом нормального завершения проекта. Если расчеты за работу по проекту осуществлялись в качестве отдельных периодических траншей, привязанных к завершению отдельных этапов проекта или с месячной, квартальной очередностью, то последний платеж должен быть получен сразу по окончанию всех работ. Иногда контрактом предусматривается задержка финального платежа на несколько месяцев после завершения проекта в качестве страховки на случай несоответствия реальных характеристик продукта проекта требованиям технического задания. Обычно эти вопросы не входят в компетенцию команды проекта, решаются на уровне топ-менеджмента компании.

Анализ извлеченных уроков должен проводиться в форме специального заседания проектной команды, где будут выявлены и систематизированы сильные и слабые стороны процесса реализации проекта. Здесь существует опасность, что анализ будет ограничен чисто техническими проблемами, поэтому менеджеру проекта следует поднять для рассмотрения и такие вопросы, как качество планирования, принятия решений, эффективность работы всех составляющих системы контроля, вопросы мотивации, оплаты труда, премирования, условия привлечения подрядных организаций и многие другие вопросы практики управления проектами.

Такое заседание может готовиться и проводиться силами членов проектной команды па принципе самооценки, или могут привлекаться для оценки отдельных аспектов работы команды независимые эксперты, что придаст оценке более объективный характер.

На уровне организации данные по анализу выполненных проектов могут лечь в основу банка данных. Эти банки могут иметь отдельные рубрики, например, "Проблемы с установкой оборудования", "Жалобы клиентов", "Нарушения графиков работы" и т.д. При наличии такого банка персонал будущих проектов сможет запрашивать и получать информацию по отдельным темам и получать данные о практике выполнения реальных проектов, опираясь на которые можно получать более качественные решения проблем текущих проектов.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >