Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Управление проектами

Дополнительные статьи бюджета

Ряд проектов характеризуются затратами почти исключительно на человеческие ресурсы, если задачи проекта являются преимущественно административными (например, проекты по реорганизации бизнес-структур, сокращению штатов, изменению системы материального поощрения сотрудников и т.д.). Однако большинство проектов требует использования ресурсов и возможностей помимо человеческих. Таким образом, дополнительные статьи бюджета могут понадобиться для следующих целей.

  • 1. Дополнительные назначения. Некоторые компании могут назначить, в соответствии со своей политикой, постоянные издержки на содержание специального отдела под проект. Издержки, связанные с дополнительным назначением определяются по формуле. Например, деятельность отдела подразделяется на несколько частей: полезность, затраты на содержание, а также другие расходы, основанные на занимаемой площади, количестве работников в отделе. Вы можете возразить, что такая процедура никак не соотносится с проектом, особенно если назначение было проведено на базе отделов. Однако если в вашей компании применяется подход полного подсчета издержек, вам придется включить издержки по назначению в бюджет проекта.
  • 2. Переменные издержки. Они вычисляются для некоторых проектов так же как и для деятельности отделов, и их необходимо заложить в бюджет.
  • 3. Особые статьи затрат. Примерно третья часть бюджетов большинства проектов состоит из определения специфических издержек проекта. Они зависят от специфики проекта. Например, может понадобиться привлечь внешнего консультанта, использовать независимый компьютерный центр или взять в аренду оборудование для осуществления проекта.

Некоторые отделы организации могут содействовать осуществлению проекту иным способом, нежели предоставляя рабочую силу. Например, отдел текущей информации компании может несколько дней посвятить проекту, чтобы составить расписание, оптимальное для данного проекта. В данном случае речь идет не о предоставлении сотрудников в проектную команду, но осуществлении работ в рамках проекта.

Когда для нескольких проектов требуются примерно одинаковые ресурсы, они выполняются но отработанной схеме. Затем они переносятся па почву рабочих будней, и менеджмент приступает к своим непосредственным обязанностям в отделах. Но большинство проектов бюджетируется отдельно.

По своей сути, проект — это разовое явление, непохожее ни на что, чем ранее занималась организация. Поэтому, возможно, придется сформировать бюджет и для работников, по затратам на их размещение, и по обеспечению рабочих мест всем необходимым.

Контроль исполнения бюджета

Определение и отчетность по бюджету может осуществляться одним из следующих способов: представить текущее положение дел но проекту и объяснить варианты развития событий, чтобы менеджеры высшего звена организации поняли направленность и величину усилий руководителя проекта; либо пересматривать, корректировать бюджет самостоятельно, не отчитываясь перед кем-либо, а общий бюджет проекта утвердить на стадии разработки проекта, тогда в дальнейшем менеджмент компании возвращается к этому вопросу только если необходимо бюджет проекта увеличить.

Ниже представлены несколько примеров проблем, которые возникают в бюджете совместно с действиями, которые руководитель собирается предпринять.

Проблема: Издержки па персонал превысили заложение затраты на рабочую тлу в бюджете. Причина может быть в затягивании исполнения соответствующего этапа. Рекомендуется предпринять один из следующих шагов.

Решение 1. Изучить бюджет, чтобы понять, не был ли размер предполагаемых затрат заведомо заниженным. Если так, то руководителю проекта придется пересмотреть весь бюджет в соответствии с этой изменившейся статьей и получить согласие на изменение бюджета от топ-менеджмента компании или собственника проекта (в зависимости от того, кто осуществляет финансирование исполнения проекта).

Решение 2. Определить, можно ли сбалансировать увеличение бюджета данного этапа за счет сокращения расходов на последующих. В некоторых случаях изменения на текущем этапе влекут снижение затрат на следующих этапах.

Решение 3. Менеджеру проекта оценить свой собственный вклад в исполнение бюджета. Возможно, он недостаточно эффективно использовал ресурсы текущего этапа, что и вызвало увеличение затрат.

Проблема: Переменные издержки превышают лимит бюджета. Это случается из-за того, что изначальные предположения относительно бюджета были неверны, либо из-за того, что руководитель проекта недостаточно контролирует расходы. Можно предпринять следующие шаги.

Решение 1. Сравнить предварительные цифры с данными па текущий момент. Применимы ли они па этом этапе? Если нет, придется полностью пересмотреть бюджет.

Решение 2. Определить, могут ли превышенные издержки текущего этапа быть компенсированы снижением переменных издержек на последующих этапах. Если так, то их можно рассматривать как издержки временного разрыва.

Решение 3. Организовать контроль за бюджетом так, как это делается для отдела, из которого прибыл менеджер проекта. Для долгосрочного проекта это может выразиться в форме предварительных утверждений топ-менеджером, курирующим проект, расходов, или проверки запросов на расходы.

Проблема: Издержки по проекту меньше, чем заложено в бюджете и не своевременны. Некоторые менеджеры проекта, являясь одновременно руководителями отделов, пытаются сэкономить на проекте в пользу бюджета своего отдела.

Решение. В качестве такового можно посоветовать менеджеру проекта проверить, не боится ли он "фактора неожиданности", когда вроде бы нормально развивающийся проект вдруг начинает резко "тормозить". Если так, то ему следует посоветовать избегать этого в будущих проектах. Бюджет проекта не предназначен для того, чтобы решать проблемы отдела или проблемы будущих проектов, он обеспечивает текущие результаты.

Естественно, бюджет тесно связан с расписанием, планами. Например, если расписание не соответствует реальному положению дел, менеджеру проекта будет необходимо требовать большего вклада от членов команды. Это может привести к тому, что затраты на персонал увеличат бюджет на рабочую силу.

Выводы

Важную роль в реализации проекта играет управление его финансовой составляющей. Оно осуществляется через составление и исполнение сметы и бюджета проекта.

Смета проекта — это общая сумма денег, выделяемая на выполнение всех работ проекта с разбиением по направлениям ее расходования. Бюджет проекта — это план поступления и использования денег на реализацию какой-то части проекта или проекта в целом.

Главная проблема, с которой сталкиваются менеджеры проектов — возрастание издержек — разницы между окончательными затратами на проект и первоначально заявленными затратами в смете, что может вести к снижению рентабельности проектов и даже их убыточности. Способствуют возрастанию издержек следующие факторы: 1) неэффективное управление проектом; 2) инфляция проектных затрат; 3) ограниченность информации для разработки точной сметы проекта.

Для каждой фазы проекта существуют собственные особенности составления сметы: сметы, составленные на фазе определения проекта, в дальнейшем подлежат масштабным корректировкам; сметы, составленные на фазе планирования, обеспечивают большую, но не окончательную определенность относительно затрат; сметы, составленные на фазе выполнения работ проекта, для исполнения требуют высокого уровня ответственности и квалификации исполнителей — от менеджера проекта до рядовых работников; фаза завершения проекта несет в себе риски штрафов, неустоек, переделок и других непредвиденных обстоятельств. Общее правило состоит в том, что принятые на ранних стадиях осуществления проекта решения по смете более существенно влияют на выполнение всех работ проекта, чем решения на более поздних стадиях.

Бюджетирование проекта — это определение стоимости работ, выполняемых в рамках проекта, и процесс формирования на этой основе бюджета проекта, содержащего установленное распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иным позициям.

Выделяют следующие виды бюджетов: бюджетные ожидания, предварительный бюджет, уточненный бюджет окончательный бюджет и фактический бюджет. Бюджет проекта также подразделяется на бюджет прямых и косвенных затрат.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы