КРАТКАЯ ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

  • • закономерности и основные характеристики системы делопроизводства;
  • • основные законодательные акты и нормативные правовые акты, регламентирующие работу с документами;
  • • этапы формирования делопроизводства как технологии работы с документами;
  • • основные делопроизводственные операции;

уметь

• определять место службы делопроизводства в структуре органа государственного управления в различные исторические периоды;

владеть

• навыками сравнительного анализа технологии работы с документами в различные исторические периоды развития делопроизводства.

Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство получило свое название от названия системы центральных исполнительных органов Русского централизованного государства XVI-XVII вв. — приказов. Они возникли как органы управления благодаря тому, что доверенные лица великого князя (бояре и дьяки) при выполнении поручений, которые он, «Царь государь и Великий князь... приказывал», опирались, в свою очередь, на своих приближенных и помощников. В процессе выполнения длительных или постоянных поручений постепенно вырабатывались постоянные функции и складывался определенный штат служилых людей, за которыми закреплялись решение конкретных вопросов и выполнение конкретных поручений.

Формировалась определенная иерархия должностных лиц, имевших право принимать решения, которые документировались и хранились для закрепления управленческого прецедента, осуществлялось «производство дел», причем «делом» назывались и вопрос, и документ, в котором он закреплялся. Па современном языке «производство дел» понимается как «решение вопросов». Таким образом, постепенно складывалась система центральных исполнительных органов — приказов, и местных исполнительных органов — приказных (съезжих) изб в уездах. Приказы имели единообразную структуру: они делились на столы (подразделения, формирующиеся в зависимости от вопросов деятельности), а столы — на повы- тья (по конкретным участкам работы). Приказы возглавлялись судьями — должностными лицами, имеющими право судить, т.е. принимать решения. Дьяки, выполняющие функции «товарищей» (помощников судьи), назначались из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян). В середине XVI в. судьями назначались бояре, члены Боярской думы, а к концу XVII в., когда образовалось 50 приказов, ими могли руководить и руководили в основном дьяки из числа «служилых людей», т.е. принятых на государственную службу. В столах и повытьях под руководством старого (старшего) подьячего работали подьячие средней руки (средние) и молодшие (младшие) подьячие. Средние подьячие готовили проект решения по резолюции дьяка или старшего подьячего, а младшие подьячие в процессе документирования решений выполняли функции переписчиков.

При рассмотрении управленческих вопросов решения принимались на основе принципа сочетания единоначалия и коллегиальности. Если вопросы уже ранее когда-то возникали в деятельности приказа, а в Судебнике или в указных («записных») книгах и среди хранившихся документов можно было найти похожее зафиксированное решение по данному вопросу (управленческий прецедент), то судья или дьяк принимали решение единолично. Если вопрос возникал впервые, то он обсуждался судьей с дьяками, и решение принималось коллегиально. В необходимых случаях впервые возникший сложный вопрос передавался на рассмотрение Боярской думой. И принятие решений, и их документирование, включая вид документа и порядок его удостоверения («послать в Вологду память...»; «...за дьячими руками...», т.е. за подписью дьяка), основывались на нормах обычного права (закрепленных в Судебниках) и формировались как традиция, обычай, профессиональный навык, который осваивался и передавался служилыми людьми. На основе обычаев сложилась определенная последовательность выполнения операций работы с документами, т.е. и технология, и основы документооборота.

На поступившем в приказ документе (над первым сставом столбца над адресом) оформлялась дата его получения. После ознакомления с документом дьяк чаще всего давал указание найти в документах приказа похожий вопрос, который мог быть решен ранее (управленческий прецедент), и сделать копию соответствующего документа, поэтому чаще всего резолюция дьяка формулировалась: «Выписать». В столах или повытьях подбирались необходимые документы, и старыми подьячими, знавшими форму, формуляр и характерные обороты текста применявшихся видов документов, составлялся проект или черновик ответного документа (готовился материал «по делу к докладу дьяку», т.е. проект решения, основанный на документах). Дьяк проверял подготовленный проект решения, вносил в него замечания и исправления («чернил») и передавал на переписывание (изготовление готового к подписанию проекта). Старый подьячий «справлял» документ, т.е. его виза, называвшаяся «справой», свидетельствовала, что черновик документа и его окончательный проект идентичны, принятое решение документировано правильно. Дьяк или судья подписывали документ «ириписью» — собственно подписью должностного лица, ответственного за решение, припись придавала документу юридическую силу. В указную («записную») книгу приказа старым подьячим вносилась запись о принятом решении.

Документы в XVI—XVII вв. представляли собой столбцы, т.е. склеенные листы разрезанного вертикально на три части «александрийского» листа бумаги, который по формату чуть превышал ныне действующий стандартный формат АЗ. «Справа» и «припись» оформлялись на обороте документа по местам склеек листов («по сставам») по слогам, причем и в визу, и в подпись включалось наименование должности, имя и фамилия должностного лица («ди-ак Сав-ва Тют-чев»). Буквы на сставе должны были захватывать оба конца склеенного листа бумаги, чтобы сохранить место склейки целостным и не допустить подделок и вставок посторонних листов. Таким образом обеспечивалась юридическая сила в аспекте охраны носителя документа, т.е. формы.

Склеенные листы свертывались в свиток, в столбец, на обороте первого сстава указывался адрес («В Вологду воеводе нашему...»), столбец запечатывался печатью дьяка и направлялся или передавался в ответ на запрос. Черновик документа с исправлениями дьяка подклеивался в один из общих столбцов, которые должны были храниться в приказе в сундуках за печатью дьяка. Иногда склеиваемые столбцы представляли собой «вопрос — ответ», т.е. своеобразное дело, но чаще всего склейка документов осуществлялась в общие ленты, объемные столбцы, просто «по сундукам», т.е. но общим вопросам, которые решались в данных структурных подразделениях, по мере накопления документов.

Таким же образом хранились в приказах и книги, и списки (в книгах), применявшиеся для записи учетной информации, которая могла использоваться в качестве основания для принятия решений в будущем. Описи и учет хранившихся документов не были широко распространены, но применялись в качестве способа учета ценностей, материальных активов. Например, при смене воеводы документы вместе с другими ценностями передавались по росписному списку (т.е. по росписи, описи).

Столбцовая форма документов, применявшаяся прежде всего для обмена информацией, для переписки, получила наибольшее распространение, поэтому делопроизводство в государственных учреждениях России XVI— XVII вв. называется не только приказным, но и столбцовым.

Внимание!

Приказное делопроизводство в России в XVI—XVII вв. следует рассматривать как сложившуюся систему.

Основными видами документов данной эпохи были грамоты разного вида и разного, в том числе гражданско-правового, значения — указные, жалованные, кабальные, купчие, меновные и т.п. (более 40 разновидностей). Но в приказном делопроизводстве постепенно формируется и видовой состав документопотоков: вышестоящие органы (царь, Боярская дума, приказы) издавали указы, приговоры и направляли их на исполнение, воеводам давали «наказные памяти»;

  • — подведомственные органы (воеводы в уездах) в приказы направляли «отписки»;
  • — равностоящие органы и должностные лица обменивались «памятями». Граждане в местные органы и органы государственного управления

должны были направлять челобитные, которые составлялись по особой форме с указанием титулов царя и по особой форме изложения содержания. Поэтому для граждан документы составляли и оформляли подьячие, работавшие за плату вне стен приказов и в людных местах («площадные подьячие»), деятельность которых считается прообразом нотариата. В табл. 1.1 представлены основные особенности приказного делопроизводства.

Таблица 1.1

Основные особенности приказного делопроизводства

Критерии анализа

Особенности делопроизводства и управления

Центральные органы государственного управления

Приказ:

  • — стол;
  • — повытье

Принцип управления (порядок принятия решений)

Сочетание единоначалия и коллегиальности

Законодательное регулирование

Отсутствует специальное регулирование работы с документами;

применяются нормы обычного права (Судебники 1497 и 1550 гг., Соборное уложение 1649 г.);

правила документирования формируются как обычай делового оборота, который сохраняется и передается дьяками и подьячими в приказах

Основные делопроизводственные операции

  • — Прием документа (оформляется дата получения);
  • — направление на исполнение (указание

по исполнению) и исполнение (документирование);

  • — отправка (оформляется адрес);
  • — хранение (в зоне ответственности дьяков, принимающих решение, т.е. текущее)

Форма документа

Столбцовая, книжная

Формуляр документа

От текста идентификационные реквизиты документа не отделялись, кроме визы и подписи; вид и разновидность документа определялись по характерным оборотам текста

Виды документов (видовой состав документопотоков)

  • —Указ, приговор;
  • — память;
  • — отписка;
  • — челобитная от граждан
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >