ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

В результате изучения материала дайной главы студент должен:

знать

  • • алгоритм составления и оформления проекта документа исполнителем;
  • • алгоритмы управления документами при применении системы электронного документооборота;
  • • принципы и правила контрольной работы;
  • • правила согласования проектов документов;
  • • сроки исполнения документов;
  • • состав документопотоков внутренних документов организации и документов, подготовленных к отправке (отправляемых);

уметь

  • • регламентировать процедуры согласования документов и постановки документов на контроль;
  • • осуществлять операции постановки документа на контроль и снятия с контроля традиционным способом и в системе электронного документооборота;

владеть

• навыками согласования проектов документов и контроля за исполнением документов.

Этапы обработки внутренних документов

В документообороте организации, который на первом уровне систематизации документов, образующихся в деятельности организации, классифицируется на документonотоки входящих (поступающих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов, документы, созданные внутри организации для закрепления организационных основ ее создания, регламентации и обеспечения управляемости по всем направлениям и видам деятельности, имеют большое значение. В рыночных условиях внутренние документы приобретают статус актива организации, который доказывает историю и законность владения бизнесом, права собственности акционеров, рациональность планирования и бюджетирования, законность принимаемых решений, достоверность отчетности перед контролирующими и регулирующими органами.

Внутренние документы составляются и оформляются, исполняются и контролируются, хранятся в течение установленных сроков и уничтожа-

кггся в рамках самой организации. С точки зрения технологии при работе с внутренними документами выполняются следующие делопроизводственные операции:

  • исполнение, т.е. подготовка проекта документа по указанию вышестоящего руководителя, в рамках регламентированных трудовых функций и должностных обязанностей или в инициативном порядке. Сотрудник организации, выполняющий данную операцию, называется исполнителем документа (исполнителем проекта документа), вся деятельность которого сосредоточивается на разработке проекта эффективного управленческого решения и оформлении его в документе конкретного вида и разновидности, которые определяются управленческой ситуацией. В процессе разработки управленческого решения исполнитель имеет право взаимодействовать с другими должностными лицами и специалистами организации, привлекать их к подготовке проекта документа (по указанию руководителя или в пределах своих полномочий по должности), организовывать проведение оперативных совещаний, запрашивать экспертные мнения и заключения от вышестоящих руководителей, а при необходимости — от контролирующих и регулирующих организаций. Иногда эту работу исполнителя называют первым этапом согласования проекта документа, но фактически она является разработкой управленческого решения, за которую несет ответственность сам исполнитель и его вышестоящий руководитель. Подготовленный проект решения документируется в соответствии с правилами, установленными в организации, в том числе в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
  • согласование полностью подготовленного, правильно сформулированного и оформленного проекта документа в соответствии с установленной в организации процедурой, которое заканчивается оформлением виз на самом проекте документа или на специально разработанном листе согласования. Процедура согласования отражает организацию и эффективность взаимодействия внутри организации, степень заинтересованности в совместных усилиях для достижения цели и «исполняемости» решения, характеризует уровень корпоративной культуры. В процессе согласования могут возникать новые варианты управленческого решения и новые версии проекта документа, но за учет замечаний и дополнений согласовывающих подразделений несет ответственность исполнитель;
  • передача проекта документа с оформленными визами или листом согласования в службу делопроизводства для представления на подписание уполномоченным руководителем организации;
  • осуществление службой делопроизводства окончательного (завершающего) нормоконтроля качества подготовленного проекта документа, даже если она участвовала в установленной процедуре согласования и уже проконтролировала проект в аспекте формы (используемый бланк), формуляра (оформление реквизитов) и содержания (грамотность изложения содержания), и передача его вместе с другими проектами на подписание;
  • анализ руководителем представленного проекта управленческого решения, оформленного в документе, т.е. изучение проекта документа в аспекте его содержания, назначения исполнителей и реальности сроков,

подписание или утверждение документа. Подписание подготовленного проекта документа в бумажной форме рекомендуется производить ручкой синего (или иного, отличающегося от черного шрифта документа) цвета качественными чернилами или пастой, которые помогают визуально различать подлинник документа и его копии, а также не будут выцветать в течение долговременного хранения. Подписание электронного документа осуществляется в системе электронного документооборота или иной информационной системе, как правило, усиленной квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью, которую поддерживает система. Выбор вида электронной подписи определяется значимостью вида документа, его содержания, вопроса деятельности организации, сроком хранения документа и другими факторами, которые регламентируются инструкцией по делопроизводству или регламентами издания распорядительных и иных документов. Оформление подписи руководителя в грифе утверждения документа осуществляется в таком же порядке;

  • принятие службой делопроизводства подписанных руководителем документов, регистрация их в пределах конкретных документопотоков, с оформлением на документах даты подписания и индекса (регистрационного номера), являющихся идентификационными реквизитами и вместе с подписью обеспечивающих юридическую силу и юридическую значимость документа;
  • осуществление службой делопроизводства рассылки документа в соответствии с правилами трансляции корпоративной информации непосредственным исполнителям, взаимодействующим подразделениям и должностным лицам, которые получают документ для исполнения или в порядке информирования. Исполнитель при необходимости вместе с проектом документа может заранее оформить лист рассылки документа после его подписания, чтобы обеспечить максимально быструю его передачу на исполнение;
  • постановка внутреннего документа на контроль, осуществляемая при необходимости контроля его исполнения службой делопроизводства или контрольной службой; осуществление и предупредительного, и последующего видов контроля исполнения уполномоченными подразделениями.

Таким образом, этапы работы со внутренними документами совпадают с этапами подготовки исходящих (отправляемых) документов, за исключением их отправки за пределы организации во внешнюю среду, а также с этапами обработки входящих (поступающих) документов на стадиях их исполнения.

Соединяет этапы работы с внутренними документами в единый процесс и единый документопоток операция передачи документов и их проектов, выполняемая службой делопроизводства. В соответствии с Правилами делопроизводства все передачи документов внутри организации осуществляются через службу делопроизводства. Централизованное выполнение операции передачи документов способствует реализации концепции управления документами, маршрутизации документопотоков конкретных групп и видов документов и идентификации каждого документа в пределах

документопотока. Передача документов под расписку в журнальных или карточных учетно-регистрационных формах применяется исключительно при работе с конфиденциальными документами, имеющими грифы ограничения доступа. Передача-получение подготовленного проекта внутреннего документа службой делопроизводства в настоящее время осуществляется в электронной форме в системе электронного документооборота, а протокол контроля действий пользователей в системе (системный протокол) фиксирует даты и время передачи и служит доказательством. Если в системе электронного документооборота исполнитель получает доступ к электронной копии документа, включенной во «входную» форму, то поступивший документ (подлинник) может оставаться в службе делопроизводства на текущем оперативном (депозитарном) хранении.

Исключения из описанного общего алгоритма выполнения операций с внутренними документами, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству, зависят от конкретных управленческих ситуаций, в которых необходима подготовка документа, и также подлежат регламентации.

Пример

Правила подготовки наиболее распространенных внутренних служебных записок по административно-организационным вопросам могут содержать шаблон документа и регламентированный маршрут, при котором каждый сотрудник организации имеет право направить его только своему непосредственному руководителю, а не на вышестоящий уровень управления.

Правила подготовки проектов решений на рассмотрение коллегиальными органами управления организацией и правила оформления протоколов, как правило, устанавливаются регламентами работы соответствующих органов. Этапы разработки всех видов планов и отчетов и их оформление могут устанавливаться правилами и регламентами планирования и представления отчетности. Кроме того, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые оказывают государственные или муниципальные услуги на основании соответствующих административных регламентов, этапы работы с внутренними документами могут включаться в описание соответствующей административной процедуры и ее блок-схему.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >