Мониторинг показателей эффективности на всех этапах жизненного цикла информационных технологий/информационных систем

Сбалансированная система показателей поставляет данные об эффективности использования информационного капитала, реализует механизм обратной связи. Для управления эффективностью IT /IS необходимо рассчитывать оценочные показатели эффективности IT /IS; осуществлять мониторинг показателей эффективности на всех этапах жизненного цикла IT /IS; принимать оптимальные управленческие решения для повышения эффективности IT /IS.

Мониторинг позволит иметь данные об эффективности IT /IS ежедневно, еженедельно, ежемесячно, по итогам года (периодичность может быть установлена в зависимости от потребностей бизнеса). По результатам мониторинга системы показателей можно стимулировать сотрудников, определять направления вложений инвестиций, эффективные направления развития бизнеса.

В работе [8] автор приводит основные компоненты управления эффективностью компании (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Компоненты системы управления эффективностью

Факторы

окружающей

среды

Информация

Информация; описание должностных обязанностей; стандарты, правила; процедуры; цели, требования; обратная связь, система показателей; ссылки, знание; подготовка

Ресурсы

Бюджет (долл.); люди; инструменты, оборудование; информационные технологии; поставщики; рабочая нагрузка

Последствия

Продвижение по службе; больше власти; больше самостоятельности; бонусы; прибавка к зарплате; признание; увольнение, дисциплинарные меры

Человеческий

фактор

Способности

Интеллектуальные способности; физические способности; требуемые способности; устойчивость к стрессам; здоровье; зрелость

Знания и навыки

Технические, должностные; коммуникация; аналитические; инструменты, оборудование; управленческие; опыт

Мотивы и ценности

Личные цели; ценности, этика; мотивы; энтузиазм, удовольствие; жизненный этап; поощрения, наказания

Все компоненты управления эффективностью можно отнести к компонентам управления эффективностью IT/IS. Управление эффективностью — это система, а у любой системы есть входные данные, процессы и результаты. Все параметры системы должны быть согласованы, тогда можно достичь таких результатов, как рост выручки, прибыль и признание клиентов. Когда системы показателей эффективности IT /IS разработаны на качественном уровне и определены количественно, то можно осуществлять постоянную обратную связь, мониторинг способности информационных систем, удовлетворять потребности бизнеса. Проблемы с эффективностью IT /IS чаще всего возникают из-за недостаточности необходимых ресурсов, постоянного сокращения бюджетов на их реализацию. Имея необходимые ресурсы, можно достигать более высокого уровня эффективности на всех этапах жизненного цикла.

Большое внимание при управлении эффективностью IT /IS уделяется человеческому фактору. IT-сотрудники обязаны обладать нужными способностями, мотивами, знаниями и опытом, следовать корпоративным ценностям. Мониторинг должен отражать разрывы в имеющихся знаниях и навыках персонала.

Для мониторинга финансовых показателей IT /IS основной трудностью является выбор аналитических показателей (системы показателей) измерения эффективности, которые наилучшим образом количественно отражают вклад IT /IS в эффективность бизнеса. Желательно установить один такой финансовый показатель, но в любом случае их должно быть минимальное количество. Далее должны быть установлены пороги значений каждого показателя, например низкий, средний, высокий. Низкий порог может означать уже неудовлетворительное состояние или только предупреждение о подходе к такому состоянию. Показатели эффективности IT /IS в аналитической системе можно группировать как показатели прошлых периодов, показатели текущего (настоящего) периода, показатели будущих периодов (прогнозные данные).

В качестве показателей, например, можно использовать следующие:

  • 1) насколько эффективно мы используем свои ресурсы для оказания IT-услуг подразделениям своей организации и внешним организациям (показатель удельных затрат, показатель затрат в стоимостном выражении);
  • 2) как выполняется бюджет IT-департамента (можно рассмотреть по каждой статье бюджета);
  • 3) как реализуются бизнес-процессы оказания IT-услуг (мониторинг бизнес-процессов);
  • 4) как используются финансовые средства, какие новые источники финансирования мы привлекаем для развития 1Т-услуг.

В бизнесе рост выручки и прибыль считаются важнейшими параметрами. Для IT /IS значение имеет ценность, получаемая в результате денежных затрат, поэтому довольно сложно определить значимый финансовый параметр, который мотивировал бы 1Т-сотрудников.

В книге «Чего хочет бизнес от 1Т» автор Т. Уайт считает, что IT-специалисты не должны сосредотачиваться только на 1Т-продуктах, а должны найти реальные подходы и методы, чтобы внести значительный вклад в увеличение эффективности деятельности компании (увеличении прибыли, выручки, производительности и т.п.)[1]. Он считает, что учет затрат и выгод от IT /IS начинается в самом начале жизненного цикла информационной системы, продолжается на этапе внедрения информационной системы. Далее на этапе поддержки и сопровождения IT /IS основное значение приобретают показатели, характеризующие ее стабильность и доступность. Анализ этих показателей должен способствовать определению момента модернизации и замены данной IT/IS. После замены и утилизации данной IT /IS учет затрат и выгод по системе прекращается.

Автор считает, что если говорить о затратах на IT /IS, то одновременно нужно обсуждать и выгоды, и наоборот. По его мнению, одно неотделимо от другого, а такой подход свидетельствует о значительном изменении мировоззрения со стороны бизнеса. С этим трудно не согласиться.

Автор подчеркивает, что основным моментом является определение точки безубыточности, после достижения которой совокупные выгоды превышают совокупные затраты. Часто IT-специалисты утверждают, что значительная часть выгод, получаемых от IT /IS, неосязаема, а также что полученные выгоды проявляются в других потоках и источниках доходов, поэтому их трудно зафиксировать. Но в то же время именно IT-специалисты обладают уникальной возможностью широко взглянуть на бизнес-процессы в целом с точки зрения IT /IS, отслеживать совместно с бизнесом все инициативы, осуществляемые в рамках организации.

Информационные технологии пронизывают всю организацию, поэтому могут оказывать множество услуг, способствующих процветанию этой организации.

Самое главное, по мнению автора, это тот уникальный вклад, который может внести в работу организации IT-отдел — отслеживание множества инициатив, реализуемых по всей организации. Он предлагает рассматривать различные пласты информации о затратах в проекты компании, а именно: на уровне организации, на уровне отдельной темы, на уровне бизнес-функции, на уровне проектов. Это находится в рамках функций и компетенции IX/IS, однако подразумевается значительно большая степень вовлеченности в бизнес-деятельность и в процесс улучшения бизнес-результатов, но во всем необходимо соблюдать равновесие. Для этого автор предлагает бизнесу сотрудничать с IT, идти по пути постепенных изменений.

  • [1] Уайт, Т. Чего хочет бизнес от IT: Стратегия эффективного сотрудничества руководителей бизнеса и 1Т-директоров.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >