Упорядочение (сортировка) и фильтрация данных.
В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:
- • открыть таблицу базы данных в режиме таблицы;
- • на вкладке Главная в панели Сортировка и фильтр выбрать кнопку- команду сортировки по возрастанию (по убыванию XI ).
Есть возможность упорядочить данные по значению нескольких полей одновременно, когда сначала упорядочиваются данные по значению первого заданного поля, затем в рамках одного значения первого поля упорядочиваются записи по значению второго ноля и т.д.
Можно также провести фильтрацию данных — отобрать записи, в которых данные отвечают заданным условиям.
Для многоуровневой сортировки и фильтрации используется расширенный фильтр. Для осуществления многоуровневой сортировки и фильтрации необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Готом
Рис. 6.10. Вид окна «Фильтр»
- • открыть таблицу базы данных в режиме таблицы;
- • на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр в меню кнопки Параметры расширенного фильтра gTj выбрать команду Расширенный фильтр | Ъ ;
- • в появившемся окне «Фильтр» (рис. 6.10) в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора поля;
- • для каждого ноля в строке Сортировка указать порядок сортировки;
- • при необходимости не только упорядочить записи в таблице, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке Условие отбора задать нужное условие;
- • на вкладке Главная в панели Сортировка и фильтр выбрать кнопку- команду Применить фильтр Y .
Следует помнить, что поиск и сортировка в таблицах очень большого объема может занимать много времени. Для ускорения этого процесса поля, по которым проводятся указанные операции, должны быть индексированы.
На вкладке Главная в панели Сортировка и фильтр вызвать меню кнопки Параметры расширенного фильтра и выбрать команду Очистить все фильтры * .
Пример 6.2. Отсортируйте записи таблицы Каталог библиотечной базы данных по названию книг (поле Название) и выдайте на экран только записи о книгах, выпущенных в издательстве «Наука».
Для получения результата следует:
- • открыть таблицу базы данных в Режиме таблицы;
- • на вкладке Главная в панели Сортировка и фильтр в меню кнопки Параметры расширенного фильтра выбрать команду Расширенный фильтр ;
- • в появившемся окне «Фильтр» ввести в бланк фильтра поля Название и Издательство;
- • для поля Название в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки по возрастанию;
- • в строке Условие отбора поля Издательство задать значение «Наука»;
- • нажать кнопку Y .
Вид окна созданного фильтра представлен на рис. 6.11.
Рис. 6.11. Вид окна «Фильтр» для примера 6.2
