Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ
Посмотреть оригинал

Документирование хозяйственных операций и ввод данных в бухгалтерских программах

Первичные документы в бухгалтерской программе чаще всего служат для регистрации хозяйственных фактов. Основные формы первичных документов имеются в бухгалтерской системе.

Вид документа в программе представляет форму документа или несколько форм. Некоторые виды документов совпадают с унифицированными формами, например, приходный кассовый ордер, платежное поручение. Некоторые виды документов могут представлять сразу несколько форм, например, документ «Поступление товаров и услуг» в «1C: Бухгалтерии» может использоваться для оприходования материалов, товаров, основных средств, отражения оказанных поставщиками услуг. Есть виды документов в программах, аналогов которым при ручном ведении учета нет, например, «Ввод начальных остатков», «Закрытие месяца» и др.

Каждый вид документа имеет экранную форму, заполняемую при вводе. Многие виды документов имеют печатную форму, которая должна соответствовать унифицированной (рис. 8). Желательно, чтобы бухгалтерская система позволяла изменять формы и создавать новые.

Экранная и печатная форма платежного поручения в «1С:Бухгалтерия 8»

Рис. 8 . Экранная и печатная форма платежного поручения в «1С:Бухгалтерия 8»

Каждый документ получает номер, указывается дата документа. Часть реквизитов заполняется автоматически. При вводе информации многие программы выдают подсказки по заполнению реквизитов документа. Постоянная информация (нормативно-справочная) хранятся в памяти ЭВМ, при заполнении документа выбирается из соответствующего массива (справочника). Возможно из документа обратиться к справочнику, выбрать элемент справочника. При необходимости возможно, не выходя из режима ввода документа, добавить элемент в справочник или изменить элемент справочника. Производные данные рассчитываются автоматически. При вводе документов может использоваться набор, сканирование, магнитные носители (дискеты), электронная почта.

Для многих видов документов задаются правила формирования проводок.

В бухгалтерских системах существуют следующие модели документооборота:

  • • документ как дополнение к хозяйственной операции (проводка - первичный документ). Документ является выходной формой, не служит для ввода информации. Это нарушает привычную технологию ведения бухгалтерского учета;
  • • документ как средство формирования записей о хозяйственных операциях и проводок (первичный документ - проводка);
  • • документ является вспомогательным информационным объектом, служит основой для бухгалтерских записей, но отделен от них. Проводки могут формироваться тогда, когда совершена хозяйственная операция, а не когда введен документ.

В «1C: Бухгалтерии» проводки по документу формируются автоматически. Также автоматически программа делает записи в налоговом учете, и во внутренних регистрах программы.

В некоторых программах возможно отражение связи между документами (накладная - счет фактура - документы по оплате - книга продаж и т. д.).

В интегрированных информационных системах управления предприятием (корпоративных информационных системах), где ведение бухгалтерского учета является одной из подсистем, реализуется, как правило, модель полного документооборота. Большая часть информации о хозяйственных операциях возникает не в бухгалтерии, а в других подразделениях предприятия: производственных, на складах и т.д. Интегрированные информационные системы управления автоматизируют работу не только бухгалтерии, но и других подразделений. Там и вводятся в систему различные документы, не только бухгалтерские. Работники бухгалтерии получают к ним доступ и на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета. Функции ведения аналитического учета частично переданы в подразделения, для записей на бухгалтерских счетах часть аналитической информации не предназначена. Документ является основной информационной единицей системы, документы взаимосвязаны.

Введенные документы в бухгалтерской программе формируют массивы документов, которые в хронологическом порядке отображаются в журналах документов. В журнале документов могут содержаться документы одного вида (приходный кассовый ордер), документы нескольких видов (кассовые документы), в общем журнале можно увидеть все введенные документы разных видов.

Массив информации о хозяйственных операциях - стержень информационной базы любой бухгалтерской системы. Он содержит основные учетные данные, на основе которых будут формироваться бухгалтерские регистры, отчетность и другие формы выходных документов. Данные об операциях отражаются в хронологическом порядке в журнале (книге) учета хозяйственных операций.

Журнал операций в «1С:Бухгалтерия 8»

Рис. 9 . Журнал операций в «1С:Бухгалтерия 8»

Структура и содержание этого массива может быть разным. Записью может являться:

  • • Отдельная проводка («БЭСТ»).
  • • Бухгалтерская операция, содержащая одну или несколько проводок («1C: Бухгалтерия») (рис. 9). В этом случае массив разбивается на два взаимосвязанных массива - журнал операции и журнал проводок. Каждая проводка относится к какой-либо операции.
  • • Закодированное представление информации. Проводки в массив не заносятся и в нем не хранятся, но рассчитываются и составляются при получении выходной информации («Финансы без проблем»);

Способы ввода данных о хозяйственных операциях:

  • • на основе первичных документов - наиболее часто реализуемый, понятный и соответствующий методологии бухгалтерского учета;
  • • ручной ввод операций и проводок - может применяться как дополнительный способ при вводе нетипичных или редко встречающихся операций;
  • • с использованием типовых операций - заранее заготовленных шаблонов отражения операций и формирования проводок.

Многие программы позволяют вводить документы, операции, проводки копированием уже введенных, вводить новый документ на основании введенного, производят контроль правильности ввода,

В журналах операций и документов возможен удобный поиск, отбор, сортировка записей.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы