АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ

Автоматизация делопроизводства в таможенных органах как отражение совершенствования таможенного администрирования

Управленческая деятельность в любой организации связана с непрерывным обменом информацией в документированной форме. Являясь основной обеспечивающей функцией процесса управления, делопроизводство играет значительную роль в эффективности этого процесса, а значит, влияет на результаты функционирования всей организации.

Практика ведения делопроизводства, выработанная годами, позволяет максимально оперативно и эффективно использовать эту деятельность на благо организации. Несоблюдение норм, правил и требований работы с документами в системе управления влечет потерю важной информации, несвоевременное поступление управленческих решений исполнителям, разрыв организационно-управленческих связей, результатом чего может стать полнейший упадок организации.

Работа с управленческими документами в таможенных органах имеет свои особенности, связанные, прежде всего, с их статусом государственных органов исполнительной власти, со спецификой организационно-управленческой структуры, жестким регламентированием деятельности и активным взаимодействием с окружающей социальной средой.

Делопроизводство в управленческой деятельности таможенных органов представляет собой комплекс работ по документированию, т. е. созданию и оформлению управленческих документов и организации работы с ними (прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация документов, организация их поиска и хранения).

В период интенсификации всех процессов в обществе и развития информатизации традиционные методы работы с документами становятся малоэффективными. В настоящее время активно идет процесс внедрения электронных систем управления документооборотом в государственные учреждения, и таможенные органы здесь не исключение.

Модернизация затронула как специальный документооборот, связанный с выполнением основных функций таможенных органов и касающийся обращения документов в сферах таможенного оформления и таможенного контроля товаров и транспортных средств, так и второй блок системы документооборота таможенных органов — общий, связанный с обслуживанием управленческих процессов. Дигитализация, т. е. перевод в электронную форму, проводилась по этим двум направлениям. Нормативная правовая база для создания и развития системы электронного документооборота в таможенных органах насчитывает более 300 действующих подзаконных актов (приказов, писем, инструкций т. д.).

Главная цель, которая стоит перед ФТС России, — внедрение перспективных технологий в повседневную жизнь таможенных органов. Они повысят эффективность и скорость взаимодействия таможенных органов и перевозчиков, а также сократят время проведения таможенного оформления и контроля.

Для решения этой задачи ФТС России внедрила электронный документооборот между таможенными органами и предприятиями Российских железных дорог (РЖД).

Начиная с 2010 г. в целях совершенствования технологий и процедур, направленных на упрощение и ускорение совершения таможенных операций и таможенного контроля в железнодорожных пунктах пропуска через Государственную границу России, ФТС России и РЖД реализуют проект по переходу на электронный документооборот.

Его реализация осуществляется в два этапа. На первом этапе эксперимента таможенные операции и соответствующий контроль с использованием документов и сведений в электронном виде осуществлялся на объектах пилотной зоны и лишь в отношении железнодорожных составов и товаров, убывающих с таможенной территории Таможенного союза. Далее аналогичный эксперимент прошел в отношении товаров, прибывающих в Россию. Предварительные результаты показали работоспособность предложенной модели электронного взаимодействия.

На данный момент ФТС России подготовил проект приказа «Об утверждении порядка совершения таможенных операций в отношении железнодорожных транспортных средств и перемещаемых ими товаров в международном грузовом сообщении при представлении документов и сведений в электронном виде», который проходит внутриведомственное согласование. Утверждение приказа позволит осуществить полномасштабный переход на электронный документооборот между таможенными органами и предприятиями железной дороги.

Существует несколько элементов (этапов) информационного взаимодействия. Начинается процесс с направления в электронном виде в РЖД информации о декларациях на товары, по которым принято решение о выпуске. Получение компанией сведений становится основанием для совершения операций, связанных с погрузкой и перемещением товаров по территории России.

Далее в автоматическом режиме происходит отправка документов и сведений в таможенный орган, откуда убывают товары, а также информирование РЖД о предварительных решениях, принятых ведомством до момента фактического прибытия товаров в пункт пропуска.

Однако действующее законодательство пока предполагает дублирование всех электронных документов и сведений на бумажных носителях. После прибытия груза в пункт пропуска и по результатам таможенного контроля принимается окончательное решение об убытии состава.

В рамках эксперимента (временного порядка) при ввозе грузов происходит аналогичное электронное взаимодействие между таможенными органами и представителями РЖД. В частности, это касается совершения операций по регистрации прибытия, помещения товаров под таможенную процедуру таможенного транзита и, соответственно, завершения такой процедуры, помещения на временное хранение и выдачи товаров и транспортных средств, а также оформления временного ввоза транспортных средств международной перевозки.

Электронное взаимодействие таможенных органов и предприятий РЖД при осуществлении международных перевозок товаров железнодорожным транспортом позволяет существенно сократить сроки подготовки документов, необходимых для экспорта и импорта товаров, а также избавляет участников внешнеэкономической деятельности от необходимости доставки бумажных документов на железнодорожные станции для получения или отправки вагонов.

Например, в марте 2015 г. на погранпереходе Кивиярви Октябрьской железной дороги совершение таможенных операций и проведение контроля в отношении грузового железнодорожного состава (60 вагонов), убывающего с таможенной территории ТС в установленном порядке, занимало 60 минут. В свою очередь время, которое тратится на аналогичный железнодорожный состав, оформленный в рамках эксперимента, составляет уже 29 минут.

Для координации вопросов взаимодействия с предприятиями РЖД, внедрения новых информационных технологий, включая электронный документооборот, в 2011 г. ФТС России совместно с РЖД организовала рабочую группу по вопросам совершенствования таможенных операций и процедур под руководством заместителя руководителя ФТС России Руслана Давыдова и вице-президента ОАО «РЖД» Салмана Бабаева.

Однако, помимо представителей РЖД, к работе привлекаются и представители бизнес-сообщества, осуществляющие железнодорожные перевозки, а также федеральные органы исполнительной власти, например ФНС России.

Что касается участия заинтересованных лиц в различных пилотных проектах, то перечень их участников формируется на основании предложений РЖД по согласованию с ФТС России. Основное условие для участия в работах по электронному взаимодействию — наличие договора об электронном обмене документами с применением электронно-цифровой подписи между РЖД и грузоотправителями, грузополучателями. Такая мера нужна для обеспечения юридической значимости передаваемых в процессе информационного взаимодействия электронных сведений и документов.

В рамках реализации безбумажной технологии обмена данными между ФТС России, ФНС России и РЖД при подтверждении применения нулевой ставки НДС при вывозе товаров железнодорожным транспортом подготовлен план мероприятий по проведению эксперимента по реализации и обмену данными, который включает, в частности, разработку технологии информационного взаимодействия между всеми участниками процесса и доработку альбома форматов электронных документов. Таким образом, начало информационного обмена данными между ФТС России, ФНС России и РЖД в рамках эксперимента запланировано на II квартал 2016 года.

Совместный проект с РЖД — один из самых прогрессивных, передовых и перспективных. Проводимые эксперименты позволили достичь конкретных результатов — за счет упрощения, автоматизации различных операций в ходе перевозки товаров железнодорожным транспортом сократилось время обработки документов, что позволило сэкономить реальные средства перевозчика.

В 2015 г. Почта России и Федеральная таможенная служба запустили тестовый электронный обмен данными, который позволит упростить взаимодействие структур на таможенных пунктах и ускорить процесс оформления международных отправлений без дополнительной проверки инспекторами ФТС.

Модернизация информационной сети и электронных протоколов по обмену данными позволит значительно ускорить процесс первичной обработки зарубежной почты, что особенно актуально для растущего рынка международного почтового обмена. Прежде всего, электронный обмен данными о международной корреспонденции позволит ускорить ее прохождение через таможенные органы, оптимизировать процессы транспортировки и взаимодействия с авиаперевозчиками.

Электронный обмен данными подразумевает передачу информации о международной корреспонденции сразу после прохождения таможенного контроля в стране отправления. Таким образом, еще до того, как почтовое отправление придет в страну получения, таможенные органы смогут принять решение о порядке его досмотра. Подразумевается, что для отправлений, чье содержимое не предусматривает уплаты таможенных пошлин, может применяться упрощенный режим досмотра.

В рамках электронного обмена данными Почта России получает от зарубежных почтовых служб в электронном виде все необходимые сведения о товарах, идущих в посылках, и передает данные в информационную систему ФТС России для предварительного анализа. Таким образом, сведения о посылках поступают в ФТС еще до их фактического прихода в пункт международного почтового обмена. Получая сведения в электронном виде, информационная система ФТС принимает решение, можно ли направлять посылку адресату без выборочной проверки или товары, пересылаемые в почтовом отправлении, требуют дополнительного таможенного досмотра.

Переход на электронный обмен данными с ФТС также позволяет сократить срок доставки отправлений. Средний срок доставки от момента заказа в зарубежном интернет-магазине до получения отправления в почтовом отделении составляет 7-10 дней — по Центральной России и 15-20 дней — в целом по стране. Таким образом, в условиях ежегодного почти двукратного роста объемов входящих международных отправлений электронный документооборот позволит качественно модернизировать технологии международного почтового обмена.

Развитие информационных таможенных технологий в настоящее время является одним из приоритетных направлений деятельности ФТС России, которое позволяет создавать более благоприятные условия для ведения бизнеса, обеспечивать ускорение и упрощение осуществления таможенных операций и операций таможенного контроля. В настоящее время все более активно применяются информационные таможенные технологии, которые предполагают использование электронного документооборота: предварительное информирование, электронное декларирование, удаленный выпуск.

Вместе с тем развитие информационных технологий не является самоцелью, а призвано повышать качество жизни граждан, обеспечивать конкурентоспособность страны, содействовать решению конкретных задач социального и экономического характера.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >