Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ
Посмотреть оригинал

Проверка наличия и состояния документов и дел

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.

В ходе проверки осуществляются:

  • • установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве таможенного органа;
  • • выявление и устранение недостатков в учете документов;
  • • выявление отсутствующих документов и организация их розыска. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем

один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов осуществляются в архиве таможенного органа:

  • • после перемещения дел в другое помещение;
  • • после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
  • • при смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа;
  • • при реорганизации или ликвидации таможенного органа.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

  • • сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
  • • подкладывать па свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
  • • изымать дела, не внесенные в опись.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок; проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (см. прил. 40).

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

Дела, выданные должностным лицам таможенного органа в читальный зал и во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

По окончании проверки наличия и состояния документов но каждой описи в конце описи после заверительной надписи проставляются запись «проверено» и дата проверки; запись подписывается осуществлявшими проверку должностными лицами с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

В этих целях:

  • • изучаются все учтенные документы по выдаче дел из архивохранилища;
  • • организовывается розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, с предварительным изучением их описей дел;
  • • проверяются дела находящихся рядом фондов;
  • • изучается дело фонда: акты о выделении дел к уничтожению и выдаче дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с проставлением даты и подписи должностного лица (работника).

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения начальником таможенного органа необнаруженные документы снимаются с учета.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы