ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

Организация работы архива таможенного органа

Работа архива таможенного органа организуется в соответствии с Положением об архиве таможенного органа.

Положение об архиве таможенного органа согласовывается с соответствующим государственным (муниципальным) архивом и утверждается начальником таможенного органа.

Лицо, ответственное за работу архива таможенного органа, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

В архиве таможенного органа составляется план-график приема дел в архив.

План-график приема дел в архив таможенного органа согласовывается со структурными подразделениями и утверждается начальником таможенного органа.

При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы но документационному обеспечению управления, утвержденными Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 № 72 и Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Архив таможенного органа осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив таможенного органа. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы подразделения документационного обеспечения.

Начальник структурного подразделения должен быть заранее поставлен в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя начальника таможенного органа либо его заместителя, курирующего проверяемое структурное подразделение, в которых отражается существующее положение и намечаются меры но ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и начальник соответствующего структурного подразделения.

При смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива таможенного органа, инвентаря и оборудования производится по акту (см. прил. 51).

Для приема-передачи дел лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, приказом таможенного органа назначается комиссия в составе не менее 3 человек.

В состав комиссии включаются начальник подразделения документационного обеспечения и лицо, ответственное за работу архива таможенного органа.

При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

  • • документов архива таможенного органа;
  • • учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
  • • печатей и штампов архива таможенного органа (при их наличии);
  • • противопожарного и охранного оборудования.

Необходимо проверить также условия хранения документов.

Порядок приема-передачи документов таможенного органа при реорганизации последнего определяется распорядительным документом о реорганизации таможенного органа.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного органа должен входить представитель соответствующего государственного (муниципального) архива.

При реорганизации таможенного органа с передачей его функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются таможенному органу или органам-правопреемникам.

При реорганизации таможенного органа, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного органа, последнему передаются не завершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.

Перед передачей документов реорганизованного таможенного органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве таможенного органа, а также их научно-техническая обработка.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив таможенного органа независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям и номенклатурам дел.

При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реорганизации лицом, ответственным за ведение делопроизводства реорганизуемого структурного подразделения, составляются описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в 3 экземплярах: один остается в реорганизуемом структурном подразделении, второй — в структурном подразделении, принимающем дела, третий передается в архив таможенного органа. При передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения передача дел производится по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача дел оформляется актом (см. прил. 52).

Документы, требующие исполнения, передаются из одного структурного подразделения в другое через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) по акту приема- передачи (см. прил. 53) с соответствующими отметками в РКФ.

Один экземпляр акта (см. прил. 52, 53) передается в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >