ПОСЛЕВЫСТАВОЧНАЯ РАБОТА. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

Работа после завершения выставки

Окончание работы выставки не означает прекращения работы с ее посетителями. Во время работы выставки были достигнуты определенные договоренности, установлены новые контакты и связи, которые следует поддерживать и укреплять. Самая большая ошибка, которую делают участники выставок, — это неиспользование сотен установленных контактов вследствие отсутствия плана послевыставочной работы.

После завершения выставки и демонтажа экспозиции в обязательном порядке необходимо подвести итоги, так как упущенные контакты сведут на нет все предыдущие усилия и денежные траты. Не откладывая в долгий ящик, лучше всего не позже чем в течение двух недель после закрытия выставки провести обсуждение работы на выставке, причем к этому следует привлечь всех заинтересованных сотрудников предприятия.

Итоги выставки условно можно подразделить на две группы:

• — организационные;
• — коммерческие.

При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время работы выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

• — Удачно ли было выбрано место для стенда?
• — Была ли оптимальной планировка стенда?
• — Какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей?
• — Соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?
• — Какова была реакция посетителей на продукцию в целом и на отдельные экспонаты?
• — Какие неудобства были во время работы на стенде?
• — Какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать у организаторов выставки, а без каких можно было обойтись?
• — Достаточное ли количество рекламных и информационных материалов было взято на выставку?
• — Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специфики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т. д.

Послевыставочная работа строится по-разному для разных целевых групп: клиентов, потенциальных партнеров, журналистов. Для поддержания и укрепления контактов и связей, установленных во время работы выставки, следует предпринять следующие шаги:

• — отправить благодарственные письма за посещение стенда фирмы с пожеланиями сотрудничества своим партнерам и другим заинтересованным лицам;
• — разослать сводную информацию фирмам и отдельным лицам, которые были приглашены на стенд, но не смогли его посетить;
• — разослать посетителям обещанные документы и рекламно- информационные материалы;
• — проинформировать об итогах выставки деловых партнеров;
• — посетить компании, с которыми была договоренность на выставке;
• — установить для сотрудников предельный срок для осуществления контакта с соответствующей компанией;
• — поощрить особо отличившихся сотрудников, участвовавших в работе;
• — отправить благодарственное письмо и отчет о выставке с фотографиями журналистам, которые посетили стенд. Тем журналистам, которые были приглашены, но не побывали на стенде фирмы, целесообразно предоставить подборку всей информаций, так называемую папку для прессы, о выставке.

Чем быстрее после завершения выставки будут разосланы письма и другая информация, тем успешнее для компании будет результат. Так, С. Миллер для «эффективной работы по завершению сделок до победного конца» предлагает воспользоваться «правилом 48 часов». Он рекомендует проект послевы- ставочного письма заготовить заранее до открытия выставки и разослать его настолько быстро после окончания выставки,

чтобы на стол клиента письмо легло в течение 48 часов после закрытия выставки и его возвращения с выставки. Автор приводит четыре аргумента:

• — броскость — письмо не затеряется в почте, накопившейся за время отсутствия клиента;
• — память — впечатления от выставки еще свежи, и клиент не забыл посещение стенда фирмы и ее продукцию;
• — доверие — выполнено обещание направить необходимую клиенту информацию,
• — и последнее — у вас есть возможность позвонить ему лично, чтобы поинтересоваться, получил ли он письмо, —личный доступ.

Кроме описанных выше мероприятий в плане послевыста- вочной работы:

• — подготовка итогового отчета о результатах работы на выставке и предоставление его руководству-компании, а также отделам маркетинга и рекламы;
• — анализ выявленных недостатков в процессе подготовки и проведения выставки;
• — подготовка и распространение информационных материалов об успешном участии в выставке (статьи, сюжеты на радио и телевидении с положительными отзывами потребителей ит.п.);
• — развитие рекламных и информационных контактов, полученных на выставке.