ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Виды информационно-справочных документов

Многие документы, создаваемые в организации и поступающие в нес извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях. Такие документы называются информационно-справочными. Они служат основанием для издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты; протоколы; докладные, служебные и объяснительные записки; письма; сводки; обзоры; справки; телеграммы и другие документы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, как правило, не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или быть принята к сведению.

Оформление актов

Акт - эго документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими лицами.

Существует большое количество разновидностей актов в связи с разнообразием поводов для их составления: акты приема-передачи (товарно-материальных ценностей, дел и прочее), акты ликвидации (организации, оборудования); акты экспертизы или проведения испытаний; акты ревизии или инвентаризации и прочее.

Акты составляются по общей типовой схеме. Прежде всего, комиссия должна изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные материалы, регулирующие данный вопрос. После этого фиксируются факты, события, действия и составляется акт.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив содержание несогласия на отдельном листе.

Название документа, как правило, печатается от левого поля заглавными буквами: АКТ. Перед текстом содержится заголовок, который должен отражать содержание актируемого события, например, «рекламация на товар», «о результатах экспертизы ...». Заголовок к тексту в акте может начинаться с предлога О/Об: О проверке, О приеме-передаче, Об уничтожении и г.д.

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и заключение. Введение, как правило, формализовано и содержит указание на основание для составления акта и перечисление лиц, составивших акт и присутствовавших при этом. Например:

Основание: приказ директора ООО «Наша фирма» от 11.11.2014 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

Составлен:

Председатель _

(Должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: 1)_

• (Должность, фамилия, инициалы)
• 2)_
• (Должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали: 1)_

• (Должность, фамилия, инициалы)
• 2)_
• (Должность, фамилия, инициалы)

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, сс результаты, которые могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть не является обязательной - акт может заканчиваться констатацией фактов. После текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров и их местонахождение. Например:

Составлен в двух экземплярах:

• 1- й экз. - направлен в ООО «Поставщик»
• 2- й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все члены комиссии. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии_И. И. Иванов

(подпись)

Члены комиссии ___В. В. Пегров

(подпись)

_П. П. Потапов

(подпись)

Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о выделении дел к уничтожению, о ликвидации. Примеры оформления актов представлены на рисунках 14-16. Шаблон акта-рекламации на товар приведен в приложении 9.

Рис. 14. Пример акта уничтожения документов

Рис. 15. Пример акта сдачи-приема дел

Рис. 16. Пример акта приема-передачи товара