Регистрация документов

Регистрация документа - присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в регистрационной форме (журнале, карточке или электронной форме). Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрационный номер (реквизит 12) включает порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения или должностного лица и номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (№ 72/1-5 означает, что № документа по журналу регистрации 72; автор - структурное подразделение с индексом 1; 5 - номер дела по номенклатуре; 01/05/72).

На практике чаще всего применяются три системы регистрации документов:

  • - централизованная - регистрация всех документов организации производится в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам организации и установить единый порядок регистрации;
  • - децентрализованная - регистрация осуществляется в структурных подразделениях соответствующими работниками (в местах создания и исполнения);
  • - смешанная - часть документов регистрируется централизованно, часть - в структурных подразделениях. При этом централизованно регистрируется документация, направляемая в адрес и поступающая из федеральных и местных органов власти. Специализированная документация регистрируется в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность: каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие - в день подписания.

При регистрации документы делятся на группы:

  • - входящие документы;
  • - исходящие документы;
  • - внутренние документы;
  • - коммерческие контракты;
  • - документы, имеющие гриф ограничения доступа и др.

Для регистрации применяются регистрационные журналы (отдельно для регистрации входящих и исходящих документов). Журналы могут включать такие фафы как: 1) номер документа; 2) дата документа; 3) автор документа - для входящих документов; 4) адресат - для исходящих документов; 5) количество листов документа; 6) резолюция; 7) исполнитель; 8) подпись исполнителя; 9) срок исполнения; 10) отметка об исполнении; 11) номер дела.

Например, журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы (табл. 2). Организация на свое усмотрение может выбрать оптимальный состав граф.

Таблица 2

Макет журнала регистрации входящих документов

п/п

документа

Дата

документа

Автор

документа

Содержание

Резолюция

дела

Не все документы подлежат регистрации. В организации может быть составлен список нерегистрируемых документов (первичная документация бухгалтерской и статистической отчетности, рекламные письма, приглашения, поздравительные письма, отдельная внутренняя документация).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >