Обработка исходящей документации

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные и инициативные письма.

Работа с исходящими документами включает следующие этапы:

• - составление проекта документа;
• - согласование проекта и его визирование в случае необходимости;
• - подписание документа;
• - регистрация документа;
• - отправка;
• - подшивка копии документа в дело.

Проект документа составляется исполнителем и затем проверяется на правильность составления и оформления делопроизводителем. Исходящие документы обычно составляются в двух экземплярах. Затем вместе с необходимыми материалами проект представляется на подпись руководителю. После подписания двух копий исходящий документ передается работнику службы делопроизводства для регистрации, присвоения регистрационного номера и отправки (в канцелярию, экспедицию, секретарю). Второй экземпляр письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся внугри самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как с исходящими:

• - составление проекта документа исполнителем и проверка правильности его оформления;
• - согласование проекта документа;
• - подписание документа руководителем или утверждение;
• - регистрация документа.

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как с входящими документами:

• - передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
• - контроль исполнения документа;
• - исполнение документа;
• - проставление отметки об исполнении;
• - подшивка исполненного документа в дело.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы могут визироваться юридическим отделом. Протоколы нс требуют составления проекта. Докладные записки, справки и прочие подобные документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.