Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Основные термины и понятия дисциплины

Для понимания сущности и содержания кадрового делопроизводства необходимо запомнить следующие ключевые понятия рассматриваемой дисциплины.

Документационное обеспечение представляет собой организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой выступает делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Документ — это носитель информации, содержащий зафиксированную по установленным нормам и правилам информацию, необходимую для реализации процесса управления, а также для передачи ее во времени и пространстве. Документы могут быть изготовлены как на бумажном, так и на технических носителях (диски, флеш-накопители и т.д.).

В Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дастся следующее определение: документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Различают документ: а) входящий, т.е. поступивший в учреждение; б) исходящий — официальный документ, отправляемый из учреждения; в) внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

ГОСТ Р 7.0.8—2013 нормативно закрепляет термины и определения, используемые в делопроизводстве и архивном деле. В частности, в стандарт помимо общих понятий включены термины, используемые в делопроизводстве: а) при документировании; б) при организации работы с документами. Применение стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе в инструкциях, положениях, регламентах при регламентации конкретной делопроизводственной системы.

В сфере управления действуют документы, которые относятся к разным системам документации. Под системой документации в терминологическом стандарте понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Комплекс документов, составляющий систему документации, формируется в соответствии с функциями управления, например: кадровое обеспечение, учет и отчетность и т.д.

Вид документа — это классификационное понятие, обозначающее принадлежность к определенной группе документов но признаку общности функционального назначения. Названия видов документа формируются их составителем не произвольно, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299, содержит около 5 тыс. унифицированных форм документов, в названиях которых используется 80 наименований видов документа.

Документы одного наименования (вида) могут различаться по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той либо другой системе документации уточняет категория разновидности документа. Например, вид документа «акт» имеет разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию, акт ликвидации организации и др.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов — элементов, которые являются обязательными для включения при оформлении официальных документов. Реквизиты позволяют идентифицировать информацию, содержащуюся в документе, и в ряде случаев определить носитель информации. В состав обязательных элементов входят следующие реквизиты: автор документа, номер и дата, адресат, подпись, печать и др. Отсутствие или неправильное оформление одного из этих реквизитов делает документ недействительным.

Кадровая документация представляет собой совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Технология ДОУП регламентируется специальными нормативно-методическими документами. Это комплекс документов организационно-регламентиру- ющего, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, утвержденные в установленном порядке компетентными органами или руководством компании, которые находятся в распоряжении фирмы и используются при решении управленческих задач. Движение документов в организации с момента их создания (получения) до завершения исполнения или отправления представляет собой документооборот.

Существующая система документационного обеспечения управления персоналом регламентируется множеством нормативных и нормативнометодических документов как федерального, так и ведомственного уровня, разработанных в системе Минтруда России, Госстандарта России, Росар- хива. Документы действующей нормативной базы являются основой для создания локальной системы кадрового делопроизводства компании. Единый порядок документирования и правила оптимальной работы с документами закрепляются в организационных документах, таких как положения о кадровой службе, должностные инструкции, инструкции по кадровому делопроизводству и др. Требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации.

Унификация означает установление единообразия, приведение к единой форме документов. Стандартизация предусматривает наличие официального государственного или нормативно-технического документа отрасли, организации, устанавливающего необходимые качественные характеристики, требования, которым должен удовлетворять данный вид продукции, товара или услуги. Унификация и стандартизация с конца 1960-х гг. являются основными методами совершенствования содержания и формы документа в нашей стране. Многие документы имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», например штатное расписание (форма № Т-3), табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) и т.д. Все унифицированные формы содержат инструкции но порядку составления и оформления.

В службе управления персоналом компании обязательно должен быть комплект государственных стандартов, относящихся к сфере работы с документами. Так, правильное оформление документов производится с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» необходим для организации эффективного документационного обеспечения кадрового делопроизводства. В стандарте перечислены все этапы работы с документами и ответственность каждого за работу с ними.

К нормативным документам, которые необходимы в практической деятельности по организации документационного обеспечения кадровой работы, относятся акты Минтруда России. Среди них — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден приказом Минтруда России от 11 января 2011 г. № 1н), который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводства. В справочнике закреплены наименование должностей в данной отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители), а также их квалификационные характеристики. Справочник является основой для разработки должностных инструкций всех категорий работников организации.

К числу нормативных документов системы кадрового делопроизводства относятся Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26 августа 2002 г. № 23). Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей служб кадрового делопроизводства, так как помогают решать многие вопросы, связанные с организацией работы службы. Например, они могут быть использованы в целях определения и обоснования объема работ при аттестации для установления категории специалиста и т.д.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы