Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Учетная документация

К учетным документам по кадрам (персоналу) относятся:

  • 1) личная карточка;
  • 2) личное дело;
  • 3) трудовая книжка;
  • 4) график отпусков;
  • 5) журнал учета и др.

Личная карточка работника — это документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант карточки (форма № Т-2).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел.

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (75 лет, о чем будет рассказано ниже), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах); ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 19 октября 2003 г. № 69.

График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации. При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на отпуск но истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.

График отпусков составляется сотрудником кадровой службы организации ежегодно не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается руководителем организации либо уполномоченным им лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2015 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2014 г.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. На этапе планирования, перед началом календарного года, заполняются только столбцы 1—6 таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник; должность по штатному расписанию; фамилия, имя, отчество; табельный номер (если таковой имеется); количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.

В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить сто на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На основании заявления издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.

Графы 7—10 заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года. В седьмом столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска). Восьмой столбец содержит информацию о документе, который явился основанием для переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя). В девятом столбце указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска. Столбец 10 содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.

Журналы (книги) учета используются для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации; они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4. С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф располагается на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала, либо могут оформляться на последней странице. Чтобы защитить страницы журнала от изъятия и вложений, используются следующие способы.

  • 1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
  • 2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно выполненные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание».

Журналы учета являются документами внутреннего пользования кадровой службы и не могут передаваться работникам других подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в кадровой службе, представляются руководителю службы для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Существуют следующие виды журналов:

  • а) книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • б) книги, журналы учета работников, направленных в командировки;
  • в) книги, журналы учета отпусков;
  • г) книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров, (трудовых соглашений);
  • д) книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • е) книги, журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  • ж) книги, журналы выдачи командировочных удостоверений.

Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров составляет от года до трех лет. По истечении этих сроков журналы передаются по описи на архивное хранение.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы