Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, который составляется для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета). Объяснительная записка бывает двух видов:

  • 1) записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;
  • 2) сообщение должностного лица (работника), поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки оформляются аналогично докладной записке (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Образец приводится ниже.

Объяснительная записка

Директору по продажам ООО «Калина»

Петрову Н. В.

10.09.2014 № 2

Об опоздании на работу

Я опоздал на работу 10.09.2014 на один час по причине поломки и дальнейшего ремонта собственного автомобиля на СТО.

Менеджер по продажам Иванов

Г. И. Иванов

Деловое письмо

Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почты и т.д. Грамотно составленное письмо поможет наладить и поддерживать успешные коммерческие отношения, поэтому при продуцировании деловых писем следует придерживаться определенных правил.

Деловое письмо составляется на фирменном бланке, который каждая компания разрабатывает для себя самостоятельно. Деловое письмо должно содержать регистрационный номер и дату составления. Как правило, эта информация проставляется в левом верхнем углу документа. Регистрационный номер присваивается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и позволяет отслеживать дальнейшее движение письма как у отправителя, так и у адресата.

Письма в зависимости от типа и содержания могут быть простыми или сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, представляет собой просьбу без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и пр. Если письмо состоит из двух частей, то первая часть содержит обоснование письма, изложение причин его написания, а вторая, заключительная — просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Объем простого письма не должен превышать одну-две страницы машинописного текста.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, сообщения мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста и состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией. Оно объединяет огромную группу разнообразных но содержанию документов, выделяемых но способу передачи текста (по почте, курьером и т.д.). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания. Текст письма строится по следующей схеме:

  • 1) введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие обстоятельства, послужившие основанием для составления письма);
  • 2) доказательства (излагается обоснование вопроса, затрагиваемого в письме);
  • 3) заключение (приводятся выводы, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования встречаются письма, которые

содержат одну заключительную часть текста без пояснений. По объему текст письма, как правило, не должен превышать одной страницы.

Цель составления и направления писем обычно сводится к побудительным мотивам. Отсюда вытекают основные требования к тексту письма: ясность, четкость, краткость изложения. Практика деловой переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Целесообразно посвящать письмо одному вопросу. Это упрощает операции по обработке писем и ускоряет их исполнение в той организации, куда они адресованы. Текст письма обычно, как правило, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Организация не имеет возможности...», «В ближайший год компания не предполагает...» и т.д. Право подписи служебных писем обычно принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.

В настоящее время письма пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Виды деловых писем. Существуют следующие признаки для классификации деловой переписки.

  • 1. По тематическому признаку различают письма:
    • а) коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Сюда относятся:
      • • оферта (письмо-предложение) — заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
      • • письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки, либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
      • • рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возместить убытки;
    • б) некоммерческие (собственно деловые письма) — используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. В данную группу входят:
      • • благодарственное письмо — содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
      • • гарантийное письмо — содержит подтверждение определенных обязательств;
      • • информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые могут заинтересовать адресата;
      • • письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
      • • письмо-подтверждение — содержит подтверждение получения какого-то товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
      • • письмо-поздравление — содержит поздравление по какому-то поводу;
      • • письмо-приглашение — содержит приглашение на какое-либо мероприятие;
      • • письмо-просьба — содержит просьбу совершить или, наоборот, прекратить какое-либо действие, побудить к действию и т.п.;
      • • письмо-соболезнование — содержит выражение сочувствия по определенному поводу;
      • • сопроводительное письмо — составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
  • 2. По функциональному признаку выделяются:
    • письма-ответы — представляют собой ответ на инициативное письмо, которое составляется по инициативе адресанта с определенной целью;
    • • письма, которые требуют ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение); письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
  • 3. По признаку получателя письма делятся на циркулярные (адресованные нескольким получателям одновременно) и обычные (адресованные одному конкретному получателю).
  • 4. По композиционному признаку различают письма одноаспектные (рассматривают какой-то один вопрос) и многоаспектные (затрагивают несколько вопросов одновременно).
  • 5. По признаку структуры письма бывают регламентированные (составляются но определенному установленному образцу) и нерегламентиро- ванные (содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца).
  • 6. По форме отправления письма делятся па конвертные (отправленные с помощью почты в конверте), электронные (отправленные в электронном виде на e-mail), факсовые (отправленные по факсу).

Правила заполнения некоторых видов делового письма. Независимо от способа передачи документа деловой переписки используются единые требования к его составлению и оформлению. Приведем правила заполнения и образцы некоторых деловых писем1.

1. Оферта (письмо-предложение), как уже отмечалось, это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки. Оферта является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, лицо, принимающее предложение, — акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу лиц, называется публичной офертой.

Письмо-предложение составляется либо в ответ на письмо-запрос, либо по инициативе отправителя. Оферта совершается в письменном виде или устно: по телефону, при переговорах между сторонами сделки.

Оформить оферту можно в виде проекта договора, который одна сторона сделки направляет другой стороне. В письме-ответе вторая сторона либо соглашается с предложением (это называется акцептом), либо вносит свои изменения или дополнения, либо отказывает принять предложенные условия. Принятием предложения является заключение контракта. В случае отказа переписка между сторонами продолжается до тех пор, пока не будет достигнута окончательная договоренность.

Структура написания оферты соответствует общей структуре делового письма:

  • 1) шапка — должность, фамилия, имя, отчество получателя и наименование организации;
  • 2) номер и дата регистрации письма;
  • 3) заголовок («О...»);
  • 4) обращение (в случае необходимости);
  • 5) текст оферты — здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по...», «В ответ на Ваш запрос от...», «Компания NNN предлагает Вашему вниманию...», «Рады предложить Вам...» и т.п.;
  • 6) подпись отправителя — руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности, фамилии и инициалов.

Образец (форма) письма-предложения приводится ниже.

Оферта

  • (предложение заключить договор)
  • (должность адресата - кому предназначена оферта)
  • (наименование организации)

« » 20 г. №

О заключении договора

Предлагаем Вам заключить договор о_

на следующих условиях:

  • 1) _
  • 2)_
  • 3)_

Ждем Вашего ответа до «_»_20 г.

С уважением,

должность адресанта подпись адресанта Ф. И. О. адресанта

наименование организации

м. п.

2. Письмо-запрос — это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса. Например, для того чтобы узнать о компетентности некоего сотрудника с прежнего места работы, подтвердить данные документа об образовании и др. При составлении этого вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.

Письмо-запрос имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма:

  • 1) реквизиты получателя и отправителя;
  • 2) дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть одновременно и письмом-ответом; в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
  • 3) заголовок (должен отражать суть вопроса);
  • 4) обращение;
  • 5) цель письма;
  • 6) изложение сути вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
  • 7) выражение надежды на сотрудничество;
  • 8) благодарность;
  • 9) подпись отправителя (должность, фамилия, имя, отчество, подпись). Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо

уполномоченное лицо. Составляется письмо на фирменном бланке организации. Как и письмо-просьба, письмо-запрос, требует ответа. Образец письма см. ниже.

Генеральному директору ООО «Контур-Аква»

Е. В. Иванову

НОО ВО МАУ Россия, г. Москва, ул. Советская, 137 Тел. (495) 111-11-00 Факс (495) 111-11-01

01.03.09 № 125 на № 121 от 17.02.15

О прохождении стажировки

Уважаемый Евгений Вячеславович!

Благодарим Вас за предложение от 01 декабря о возможности прохождения стажировки на Вашем предприятии. Мы весьма заинтересованы в том, чтобы наши обучающиеся приобрели профессиональный опыт, но мы бы хотели получить более подробную информацию о видах деятельности, режиме работы, сроках. В связи с этим просить выслать программу стажировки и расписание.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением,

декан факультета менеджмента Петров Е. И. Петров

  • 3. Рекламация (письмо-претензия) — этот вид документа представляет собой претензию, которая составляется в случае неудовлетворенности одной стороны качеством обслуживания, работой сотрудника другой стороны и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит выражение недовольства стороной, нарушившей свои обязательства по договору, и требования о возмещении ущерба: о замене сотрудника, снижении цены услуги и пр. Составление рекламационного письма целесообразно в следующих случаях:
    • а) при несоответствии качества услуги условиям договора, государственным стандартам и г.д.;
    • б) при несогласованном изменении цены.

В договоре на выполнение работ обязательно должен присутствовать раздел о порядке предъявления ,и способах регулирования претензий. Рекламационное письмо должно содержать следующие данные:

  • 1) дата и номер исходящего документа;
  • 2) наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
  • 3) наименование документа («Претензия»), номер;
  • 4) основание — номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, счета и т.п.;
  • 5) наименование услуги;
  • 6) основания для предъявления претензии (что конкретно нарушено);
  • 7) доказательства нанесенного ущерба;
  • 8) требования по возмещению убытка (сумма претензии);
  • 9) доказательные документы — приложения к письму: акт рекламации и пр.

При отказе в удовлетворении требований или при истечении срока, установленного для рассмотрения претензии (как правило, на это отводится месяц), необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности составляет три года) заявить иск в арбитражный суд. Рекламация обычно составляется на полтора-два листа формата А4. Образец письма- претензии (рекламации) приводится ниже.

Директору салона «NNN»

Ивановой С. Ю., проживающей но адресу: г. Москва, ул. Гурьянова, 17, кв. 22

Претензия

12 ноября 2014 года в Вашем салоне я делала косметическую процедуру. Косметолог Васильева Т. провела эту процедуру недостаточно профессионально и тщательно, что повлекло возникновение дефектов в моей внешности.

Я обратилась за разъяснениями и помощью, но получила отказ в грубой форме. Таким образом, дефект не может быть устранен без больших затрат времени и относится к существенным.

В соответствии с п. 1 ст. 18 Закона РФ «О защите прав потребителей» прошу наказать мастера и оказать мне соответствующую помощь.

Прошу рассмотреть мою претензию в течение семи дней. В случае игнорирования моих требований я буду вынуждена обратиться в суд. В исковом заявлении я также буду требовать о взыскании с Вашего салона компенсации морального ущерба.

Приложение:

  • 1) копия чека о проведенной процедуре;
  • 2) копия акта медицинского осмотра.
  • 20 марта 2015 года Иванова С. Ю. Иванова
  • 4. Благодарственное письмо — это деловое письмо, которое содержит слова благодарности за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному лицу. Оно может являться как ответом на инициативное письмо (письмо-поздравление, письмо-приглашение), так и инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Благодарственное письмо имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо:
  • 1) шапка документа — это необязательный элемент благодарственного письма (пишется в случае необходимости). Размещается шайка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека;
  • 2) обращение — если письмо адресовано конкретному лицу, то указываются его фамилия, имя, отчество;
  • 3) текст — слова благодарности. Можно использовать шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность...», «Выражаем глубокую признательность...», «Выражаем благодарность...» и т.п.;
  • 4) подпись — в нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность, фамилия и инициалы.

Оформление благодарственного письма желательно осуществлять на фирменном бланке организации либо па специальном типографском бланке, на праздничной бумаге. Ниже приводится образец благодарственного письма за сотрудничество.

Уважаемый Виктор Иванович!

Выражаем Вам свою благодарность за то, что Вы уже 20 лет работаете с нами и вносите огромный вклад в развитие и процветание компании! Благодаря высокому уровню Вашего профессионализма нам совместно удается выполнять такую важную миссию — вносить свой вклад в успешное развитие строительной отрасли страны!

В день Вашего 50-летия желаем Вам неиссякаемой творческой энергии, свершения всех начинаний и планов, успехов, крепкого здоровья, радости и счастья!

С уважением,

директор ООО «СтройИнвест» Попов Л. Б. Попов

  • 5. Гарантийное письмо — это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и пр. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:
  • 1) номер и дата исходящего документа;
  • 2) получатель письма (адресат) — название организации, фамилия и инициалы должностного лица, которому письмо адресовано (гарантийное письмо обычно составляется на имя руководителя компании);
  • 3) наименование документа — заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
  • 4) текст письма — здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки: «Гарантируем...», «Настоящим письмом гарантируем...», «Компания NNN гарантирует...», «Своевременную и полную оплату гарантируем...», «Настоящим гарантируем...» и т.п. В тексте письма адресант также указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату — прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
  • 5) подпись — должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Ниже приводится образец гарантийного письма о приеме на работу.

Исх. № 210914-3 Предоставляется по месту требования

от «21» сентября 2014 г.

Гарантийное письмо

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера но работе с ключевыми клиентами с 10 октября 2014 года.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от несчастных случаев, оплата больничных листов и отпусков.

Директор ООО «Маркет плюс» Филяев А. П. Филяев

Главный бухгалтер Мороз Е. П. Мороз

  • 6. Информационное письмо — некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, о продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента па пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Оформление информационного письма осуществляется согласно установленным для деловой переписки правилам, его структура соответствует общей структуре делового письма. В зависимости от цели, выделяют следующие разновидности информационного письма:
    • • письмо-сообщение (извещение, уведомление) — о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
    • • письмо-заявление — о каких-то намерениях адресанта;
    • • письмо-подтверждение — о получении товара, денежных средств, документов;
    • • письмо-напоминание — о выполнении обязательств;
    • • рекламно-информационное письмо — реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к данному документу прилагается сопроводительное письмо, где информация представляется в развернутом виде и более детально.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле. Ниже приводится образец информационного письма о смене директора.

Исх. № 201114-1 Директору ООО «Имидж»

от «20» ноября 2014 г. А. В. Сухаревой

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11 /13 от 20.11.2014 г. С 23.11.2014 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11 /В от 20.11.2014 г. прилагается.

С уважением,

директор ООО «Мишель» Литвинова Т. В. Литвинова

  • 7. Письмо-напоминание — этот документ содержит побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее, и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно и просьбой. Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
  • 1) ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
  • 2) просьба выполнить условия контракта;
  • 3) меры, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются при необходимости).

Основная цель написания данного вида делового письма — напомнить о выполнении взятых на себя стороной сделки обязательств либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа на предыдущее письмо.

В письме-напоминании можно использовать такие фразы: «Напоминаем Вам...», «Ставим Вас в известность...», «Обращаем Ваше внимание...», «Считаем необходимым уведомить Вас...», «Убедитсльно/настоятельно просим...», «Требуем от Вас...», «Мы настаиваем...» и пр.

Письмо-напоминание желательно составлять на фирменном бланке организации. Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств. Приведем образец письма-напоминания о подаче заявлений на обучение.

Уважаемые сотрудники!

Напоминаем Вам, что 26 ноября закончится запись на тренинги по развитию профессиональных навыков продаж. Просьба предоставить информацию об участии в обучении. В начале следующего года будет проводиться аттестация сотрудников. Всем желаю удачи!

С уважением, генеральный директор

ООО «Моторе» Клюев И. В. Клюев

8. Письмо-подтверждение — некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтвердить получение переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. При написании данного вида делового письма используются следующие шаблонные фразы: «Сообщаем Вам, что мы получили...», «Подтверждаем получение...», «С благодарностью подтверждаем...», «ООО NNN подтверждает согласие на...» и т.п. Структура данного документа соответствует общей структуре делового письма. Печатается письмо-подтверждение на фирменном бланке организации. Образец письма-подтверждения о сотрудничестве приводится. [1]

ОАО «Эклер»

Генеральному директору

Россия, г. Москва,

ООО «Профессионал»

ул. Ленина, 222 Тел. (095) 333-33-33

П. В. Павлову

25.11.14 №25/3

О сотрудничестве

Уважаемый Павел Викторович!

Мы подтверждаем свое согласие на установление взаимовыгодного и долгосрочного сотрудничества по вопросу подбора персонала и выражаем свою готов-

ность к подписанию соответствующих документов.

Директор ОАО «Эклер» Иванов

Р. А. Иванов

ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле — в случае массовой рассылки). Оформление письма-поздравления может осуществляться как на фирменном бланке компании, гак и на любой разноцветной бумаге либо открытке. Структура письма-поздравления соответствует общей структуре делового письма.

Уважаемая Татьяна Ивановна!

Компания «NNN» от всей души поздравляет Вас с новогодними праздниками! Верим, что прошедший год принес Вам много новых достижений и приятных событий. Надеемся, что и в Новом 2015 году наше сотрудничество поможет вместе подняться еще на несколько ступеней вверх.

Счастья Вам, крепкого здоровья и благополучия!

С Новым Годом!

Директор ООО «NNN» Семенова А. В. Семенова

10. Письмо-приглашение — это вид делового письма с приглашением на какое-либо мероприятие: конференцию, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п. Текст письма-приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно. Отправляется письмо- приглашение обычно за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение об участии и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется по правилам, установленным для делового письма.

Г-же Воронцовой И. Д. 117623, г. Москва, ул. Пушкина, д. 23, оф. 15

24 февраля 2015 г.

Уважаемая госпожа Воронцова!

Приглашаем Вас на конференцию «Актуальные проблемы управления персоналом», которая состоится 16 марта 2015 года в 10.00 в НОО ВО «Международная академия бизнеса и управления».

В конференции участвуют: руководители кадровых служб крупных компаний, специалисты рекрутинговых агентств и другие. Вы можете пригласить одного коллегу из Вашей компании для участия в конференции.

Пожалуйста, известите нас в ближайшее время, сможете ли вы присутствовать, поскольку количество пригласительных билетов ограничено.

С уважением, проректор по науке

Вавилов Сергей Иванович Вавилов С. И. Вавилов

  • 11. Письмо-просьба — этот документ содержит просьбу о получении необходимой информации, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Письмо может быть адресовано конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать не одну просьбу. Структура такого письма схожа с общей структурой делового письма. По форме письмо- просьба практически идентично письму-запросу. Его составляют на фирменном бланке организации. Письмо обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом. Приведем примеры фраз делового письма-просьбы.
  • 1. Обоснование просьбы: «В связи с...», «Учитывая...», «Ввиду...», «Исходя из...», «В целях...», «На основании...», «Согласно...», «В соответствии с...» и т.д.
  • 2. Текст просьбы: «Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/ сообщить/ проииформировать/выслать...», «Обращаемся к Вам с просьбой...», «Просим Вашего содействия в...», «Просим Вашего согласия на...», «Также просим Вас... » и т.п.

Письмо-просьба требует письма-ответа. Ниже приводится образец письма.

ООО «Non» Директору

г. Москва, ул. Авиационная, 45 ООО «Стимул»

Тел. (495) 911-11-11 С. Е. Коробову

Сообщаем Вам, что господин Лесков Н. С. прибудет в Москву 15 марта, любезно просим Вас организовать встречу и зарезервировать номер в гостинице на два дня. Господин Лесков Н. С. прибудет самолетом, рейс 1583.

Также мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него встречу с Вашими клиентами во время его визита.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Non» Головко С. Ю. Головко

  • 12. Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п. Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма:
  • 1) вступление — заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
  • 2) основная часть — этот текст должен отражать основную суть сопроводительного письма;
  • 3) заключение — здесь указываются сведения об отправителе (фамилия и инициалы, должность, подпись).

Текст сопроводительного письма составляется в произвольной форме. Рассмотрим такой вид документа, как сопроводительное письмо к резюме: это деловое письмо, в котором в отличие от самого текста резюме можно в более свободной форме представить себя с наилучшей стороны и заинтересовать работодателя. Ниже приводится образец такого письма.

Задача сопроводительного письма к коммерческому предложению - вызвать интерес у потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Добрый день, уважаемая Татьяна!

На сайте http://hh.ru я узнал, что в Вашей компании открыта вакансия торгового представителя. Ознакомившись с перечнем квалификационных требований, я пришел к выводу, что могу претендовать на данную должность, учитывая тот факт, что уже почти два года работаю в сфере продаж, при этом эффективно выполняя поставленные передо мной планы и задачи.

Желаемый уровень заработной платы: от 50000 руб.

Более детальную информацию о моих обязанностях и достижениях на должности торгового представителя Вы можете увидеть в приложенном резюме. С удовольствием приму предложение встретиться с Вами и рассказать более подробно о своем профессиональном опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону: (495) 111-11-11.

Заранее благодарю Вас за внимание к письму и уделенное моей кандидатуре время.

С уважением,

Комаров Юрий Викторович

  • [1] Письмо-поздравление — это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравить человека либо организацию в связис каким-то поводом: личным праздником либо достижением, государственным, корпоративным праздником и т.п. Жестких требований к написаниюданного вида делового письма не существует. Его составляют в свободнойформе, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональноепоздравление с днем рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального письма-поздравления необходимо указать фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы