Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Актуальная рекомендация

Работникам кадровой службы в графике документооборота организации необходимо прописать движение следующих первичных документов:

  • — приказ о приеме работника(ов) (формы № Т-1, № Т-1а);
  • — личная карточка (форма № Т-2);
  • — штатное расписание (форма № Т-3);
  • — приказ о перемещении работника(ов) (форма № Т-5, № Т-52);
  • — приказ об отпуске работника(ов) (формы № Т-6, № Т-ба);
  • — график отпусков (форма № Т-7);
  • — приказ о прекращении трудового договора с работником(ами) (формы № Т-8, № Т-8а);
  • — приказ о направлении в командировку (форма № Т-9);
  • — приказ о поощрении работника(ов) (формы № Т-11, № Т-11а);
  • — табель учета рабочего времени (форма № Т-13).

Первичный учетный документ, как правило, составляется при совершении какого-то факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Работник, фиксирующий и отвечающий за оформление действия, должен обеспечить достоверность и своевременную передачу документа для регистрации. Первичный документ оформляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде и заверяется электронной подписью.

Форма графика документооборота для кадровой службы не унифицирована; документ может быть представлен в виде схемы или перечня работ. Независимо от выбранной формы график документооборота должен включать следующие сведения:

  • 1) порядок создания документа;
  • 2) полное наименование документа;
  • 3) количество экземпляров;
  • 4) информация о лице, ответственном за исполнение;
  • 5) информация о лице, ответственном за получение, выписку и оформление;
  • 6) информация о том, кто утверждает, визирует и подписывает документ;
  • 7) сроки исполнения документа;
  • 8) информация о лице, направляющем документ, и месте назначения;
  • 9) дата и порядок представления документа;
  • 10) данные о проверяющем лице;
  • 11) дата и срок исполнения;
  • 12) порядок передачи документа в архив — исполнитель и срок передачи.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении 19.

Создание графика документооборота организации — довольно сложная работа: составителям необходимо подробно ознакомиться с деятельностью различных подразделений и служб; проанализировать имеющиеся положения о службах, должностные инструкции и т.д. Можно провести опрос работников и руководителей подразделений, определить перечень их требований к кадровой службе. Желательно составить этот документ гак, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его роль в общей деятельности. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия между подразделениями, тем выше окажется эффективность работы.

График документооборота необходимо согласовать с заинтересованными лицами и подразделениями (лучше всего под роспись), а затем утвердить у руководителя организации. Выписки из утвержденного графика документооборота, относящиеся к сфере деятельности определенного исполнителя, должны быть вручены под роспись, что позволит требовать представления документов в установленные сроки. Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления организации в целом, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделен и й.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы