Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Систематизация документов и их учет

В целях наведения порядка в делопроизводстве, обеспечения сохранности и быстрого поиска нужного документа в организации необходимо систематизировать все исполненные документы. Для этого документы объединяют в дело, группируя их по какому-либо признаку.

Номенклатура дел как методическая основа документального фонда организации

Дело — это документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности организации. Формирование дела — процесс группировки исполненных документов в дело (их систематизация внутри дела), которую проводят в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел позволяет осуществлять:

  • а) размещение исполненных документов в дела с целью обеспечить их учет и сохранность;
  • б) поиск документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;
  • в) закрепление индексации дел;
  • г) установление сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных, ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел временного хранения — на уничтожение.

В номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации и отражают ее документируемые участки работы. Номенклатура дел составляет документальный фонд организации, служит методической основой для обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является указателем индексации документов при регистрации, поскольку индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

При проектировании автоматизированных систем документационного обеспечения управления персоналом номенклатура дел организации может быть использована в качестве классификатора документированной информации. При этом в условиях внедрения электронных делопроизводственных технологий номенклатура должна включать документы как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе «Примечание»).

Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов и текущую работу с ними, поэтому от того, насколько правильно она составлена, зависит полнота дальнейшего использования документации. При составлении номенклатуры дел организации в целом и, следовательно, службы управления персоналом как ее структурного подразделения необходимо руководствоваться следующими нормативно-методическими материалами:

  • 1) Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее — Правила Росархива);
  • 2) Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8— 2013 «Система стандартов но информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • 3) уставом или положением об организации;
  • 4) штатным расписанием организации (если таковое имеется);
  • 5) номенклатурой дел организации за прошлый год;
  • 6) инструкцией по делопроизводству организации;
  • 7) положением о службе управления персоналом, а также положениями о структурных подразделениях организации;
  • 8) описью дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами;
  • 9) ведомственными или типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень типовых архивных документов).

Номенклатура дел организации оформляется в соответствии с положениями разд. 3.4 Правил Росархива, где указаны основные требования по процедуре принятия, утверждения и ведения номенклатуры дел.

Ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления. Номенклатура дел визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения. После прохождения всех процедур согласования номенклатура утверждается руководителем организации.

Номенклатуру дел согласовывают с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации необходимо разработать новую номенклатуру и согласовать ее с архивным учреждением. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованную с архивным учреждением номенклатуру дел необходимо уточнять в конце каждого года и вводить в действие с 1 января следующего календарного года.

Утвержденную сводную номенклатуру дел оформляют на общем бланке организации. Сводная номенклатура дел составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом организации и подписанных руководителями подразделений. Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения для использования в работе.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций; она является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов; она носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, т.е. номенклатуры дел конкретной организации.

Индивидуальная номенклатура дел организации содержит те заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Они переносятся из типовой и примерной номенклатур и конкретизируются с учетом специфики деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений организации, или направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы