Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Порядок составления и ведения дел в соответствии с номенклатурой

Номенклатура дел формируется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. Базой для определения структуры номенклатуры дел служит структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: 01 — канцелярия, 02 — бухгалтерия, 03 — производственный отдел, 04 — отдел снабжения, 05 — отдел кадров и т.д.).

В номенклатуре дел необходимо предусмотреть заголовки дел, предназначенные для группировки документов. Такие заголовки должны отражать все документируемые участки и вопросы деятельности организации, в том числе дела ее временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации, которые включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура дел службы управления персоналом организации является частью сводной номенклатуры дел и представляет собой таблицу со следующими данными.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Раздел номенклатуры дел службы управления персоналом имеет значение более 01, например 05, поэтому индекс дела службы будет выглядеть так: 05-01, 05-02 и т.д.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел должны быть четкими и отражающими основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Для того чтобы не возникало коллизий с архивными учреждениями, рекомендуется использовать заголовки дел из Перечня типовых архивных документов.

Заголовки дел могут формироваться на основе номинального, предметно-вопросного, авторского, хронологического, географического, экспертного принципов. Очередность заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Отметим, что в заголовках дел, которые содержат документы по одному вопросу, но не связаны последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. В номенклатуре дел дается общий заголовок, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), которые уточняют содержание заголовка дела.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). В приведенной ниже таблице в графе 4 указаны сроки в соответствии с Перечнем типовых архивных документов. Если в номенклатуру дел включаются заголовки документов, для которых срок хранения не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, то срок хранения таких документов устанавливает экспертно- проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и центральной экспертной комиссии (или экспертной комиссии) организации. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел (отдельно для постоянного и временного хранения) изменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению; об этом в номенклатуре дел проставляется соответствующая отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Образец номенклатуры дел организации приведен ниже.

Образец

Номенклатура дел организации

ВЫПИСКА

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

«_»_20_г. №

(подпись)

г. Москва Иванов И. И.

На 2015 год _

(расшифровка подписи)

«25» декабря 2014 г. М. П.

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01 — Организация управления

01-02

Штатное расписание организации

Пост.1, ст. 71

1 Постоянно.

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01-03

Положения о структурных подразделениях организации

Пост., ст. 55

01-04

Должностные инструкции работников организации

Пост., ст. 77

01-05

Приказы но основной деятельности

Пост., ст. 19

01-06

Приказы по административно- хозяйственным вопросам

5 лет, ст. 19

01-07

Журнал регистрации поступающих документов

5 лет, ст. 258 «г»

01-08

Журнал регистрации отправляемых документов

5 лет, ст. 258 «г»

01-09

Номенклатура дел организации

Пост., ст. 200

02 — Бухгалтерия

02-01

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

5 лет, ст. 695 «г»

02-02

Договоры о материальной ответственности

5 лет, ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

05 — Служба управления персоналом

05-01

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год, ст. 773

После замены новыми

05-02

Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 лет ЭПК, ст. 561

05-03

Документы (нормативы численности, доклады,справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

Пост., ст. 569

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей но Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05-04

Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

До замены новыми, ст. 571

05-05

Коллективные договоры

Пост. <**>• (1)

(1) Присланные для сведения до минования надобности

05-06

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

5 лет ЭПК, ст. 584

05-07

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (1), ст. 586

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

05-08

Документы (акты, сообщения, информации, докладные записки,справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

3 года, ст. 587

05-09

Нормы выработки и расценок (1):

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

До замены новыми, ст. 589

(1) Временные нормы выработки и расценок — 3 года после замены новыми

05-10

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

До минования надобности, ст. 591

1 Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей но Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05-11

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

5 лет ЭПК, ст. 595

05-12

Документы (расчеты, справки, списки)о премировании работников

5 лет, ст. 600

05-13

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 лет, ст. 601

05-14

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет(1) ЭПК, ст. 602

  • (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда —
  • 75 лет

05-15

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет ЭПК, ст. 603

05-16

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 лет ЭПК, ст. 610

05-17

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

До замены новым, ст. 612

05-18

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 лет, ст. 613

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей но Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05-19

Журналы, книги учета:

  • а) профилактических работ по технике безопасности
  • б) инструктажа по технике безопасности
  • в) проведение аттестации по технике безопасности
  • 10 лет
  • 10 лет
  • 5 лет, ст. 626

05-20

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. <**>, ст. 630

05-21

Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

3 года (1), ст. 638

(1) После

замены

новыми

05-22

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост., ст. 648

05-23

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

  • а) по месту разработки и утверждения
  • б) в других организациях

Пост.

3 года (1), ст. 655

(1) После

замены

новыми

05-24

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):

  • а) руководителей организации:
  • б) работников, в том числе государственных гражданских и муниципальных служащих

Пост. <**>

75 лет ЭПК, ст. 656

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей но Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05-25

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК, ст. 657

05-26

Личные карточки работников, в том числе временных работников

75 лет ЭПК, ст. 658

05-27

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1), ст. 664

(1) Невостребованные - 75 лет

05-28

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

75 лет ЭПК, ст. 666

05-29

Документы (служебные задания, переписка) о командировании работников

5 лет ЭПК (1), ст. 669

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет ЭПК

05-30

Списки:

а) членов руководящих

и исполнительных органов организации

  • б) ветеранов и участников ВОВ и других военных действий
  • в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий
  • г) работников
  • д) прошедших аттестацию
  • е) подлежащих воинскому учету
  • ж) кандидатов на выдвижение на должности
  • з) получающих персональные ставки, оклады

Пост. <**> Пост. <**> Пост. <**>

75 лет 5 лет 3 года

До замены новыми 10 лет (1)

(1) При

отсутствии лицевых счетов — 75 лет

Индекс

дела

Заголовок дела (в соответствии с Перечнем типовых архивных документов)

Количество

дел

(томов,

частей)

Срок хранения дел (тома, части) и номера статей по Перечню

Примечание

1

2

3

4

5

  • и) обучающихся без отрыва от производства
  • к) работников, ушедших на пенсию
  • л) лиц, выезжающих за границу
  • 5 лет
  • 5 лет
  • 5 лет, ст. 685

(1) При

отсутствии лицевых счетов — 75 лет

05-31

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 года, Ст. 686

05-32

Графики предоставления отпусков

1 год, ст. 693

05-33

Книги, журналы, карточки учета:

  • а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
  • б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
  • в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
  • г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
  • д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы
  • е) лиц, подлежащих воинскому учету
  • ж) отпусков
  • з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован
  • и) регистрации прибытия

и выезда сотрудников и членов их семей

  • 75 лет 75 лет
  • 75 лет
  • 5 лет
  • 5 лет
  • 3 года (1)
  • 3 года 5 лет (2)
  • 75 лет, ст. 695
  • (1) После увольнения
  • (2) В зарубежные командировки —
  • 10 лет

05-34

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных, тарифных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним

15 лет (1) ЭПК, ст. 696

  • (1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда —
  • 75 лет ЭПК

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Должность руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной комиссии организации От №

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы