Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Требования к формированию дел.

Для архивного фонда организации единицей хранения является дело, т.с. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку. При подготовке документов к передаче в архивы их необходимо систематизировать в пределах фонда согласно схеме систематизации, которую определяет для себя организация. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации для обеспечения учета, поиска и использования документов, а также хранения их в архиве. Систематизация может осуществляться на основе следующих принципов:

  • а) структурного (с выделением дел структурных подразделений организации);
  • б) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
  • в) функционального (например, по отраслям и направлениям деятельности организации и г.д.);
  • г) номинального (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);
  • д) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
  • е) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты и т.д.);
  • ж) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Принятая схема систематизации единиц хранения в архивном фонде является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда. Единицы хранения, как правило, группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

До передачи в архив дела формируются и находятся в подразделении на оперативном хранении. Различают хранение документа в процессе его исполнения и хранение исполненных документов. Во время исполнения документы должны находиться в специальных пайках. Каждое подразделение организации самостоятельно присваивает таким папкам названия, но обычно используют надписи «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.д. В настоящее время с появлением накопителей и лотков для бумаг вместо папок для оперативного хранения можно использовать накопители. При этом неисполненные документы должны храниться таким образом, чтобы в случае отсутствия ответственного сотрудника их можно было найти для передачи на исполнение другому работнику. Документы оперативного хранения в течение дня должны находиться в доступных местах (обычно на столах); на ночь их следует убирать в ящики или на полки шкафов. С момента исполнения первого документа заводится дело.

Как только работа с документом окончена и он считается исполненным, его необходимо поместить (подшить) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Папки с делами оперативного хранения должны находиться в запирающихся шкафах или сейфах, если есть такая возможность — в специально отведенных помещениях, в вертикальном положении, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел организации. Кроме того, следует обеспечить сохранность и защиту дел от воздействия пыли и солнечного света.

В архив организации передаются дела только постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу. Остальные дела, в том числе со сроками хранения до 10 лет, передаче в архив не подлежат и хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Также в архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. Личные документы в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В структурных подразделениях организации (в том числе в кадровой службе) необходимо назначить ответственных за сохранность исполненных документов и формирование их в дела. Эти работники (как правило, отвечающие за делопроизводство) совместно с руководителями подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности документов и дел. Процесс формирования дел осуществляется при методической помощи и под контролем архива организации.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
     
    Популярные страницы