Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Основные правила формирования дел.

При формировании дел, т.е. при группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации, необходимо учитывать следующие правила:

  • 1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
  • 2) включать в дело все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • 3) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся. Если приложение по объему превышает 250 листов, то необходимо формировать отдельный том, о чем в документе нужно делать отметку;
  • 4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);
  • 5) группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;
  • 6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • 7) помещать в дело только правильно и полностью оформленные документы (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
  • 8) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, а также лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
  • 9) следить за тем, чтобы дело содержало 250 листов и имело толщину не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может достигать 10 см). В случае превышения указанных объемов необходимо заводить второй том дела. Если дело состоит из нескольких томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Т. 1», «Т. 2» и т.д.;
  • 10) располагать документы в деле в соответствии с хронологической, вопросно-логической последовательностью или их сочетанием;
  • 11) если в деле имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник документа;
  • 12) приказы по основной деятельности организации группировать отдельно от приказов по личному составу;
  • 13) группировать приказы по личному составу в отдельные дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, которые касаются различных сторон деятельности организации, также рекомендуется группировать в отдельные дела. Поскольку приказы о приеме на работу, об увольнении и перемещениях работников имеют сроки хранения 75 лет, их следует группировать отдельно от других приказов по личному составу, например о командировках и т.д.;
  • 14) документы в личных делах располагать но мере их поступления в хронологическом порядке;
  • 15) лицевые счета различных категорий работников (например, рабочих и служащих) по заработной плате группировать в отдельные дела, а сведения в них располагать по алфавиту фамилий;
  • 16) переписки группировать за период календарного года и систематизировать в хронологической последовательности: документ-ответ помещать за документом-запросом. Если переписка по определенному вопросу началась в предыдущие годы и возобновляется, то такие документы нужно включать в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
  • 17) электронные документы группировать в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации (отдельно от документов на бумажных носителях) на жестком диске специально выделенного компьютера.
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы