Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Для этого в архиве организации составляется график. Работники архива согласовывают его с руководителями структурных подразделений, которые должны сдавать документы в архив. График утверждается приказом руководителем организации. Работники архива еще в период подготовки документов к передаче должны вести активную деятельность по оказанию методической помощи подразделениям: проверять правильность формирования дел, оформление, количество дел в соответствии с номенклатурой и т.д. Выявленные на этом этапе недостатки работники кадровой службы должны устранить, а если дело отсутствует, составить соответствующую справку.

Работник архива в присутствии сотрудника кадровой службы (или любого другого структурного подразделения) проставляет в описи отметки о наличии каждого дела. Готовится два экземпляра описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также проставляются подписи сотрудника архива и ответственного лица структурного подразделения, передавшего дела.

Номера описям подразделений присваивает архив организации. На обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел (томов, частей) по описи. Каждой описи присваивается свой номер, например: опись № 1 л/с (л/с — документы по личному составу); затем указывается заголовок описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись. Если принимаются особо ценные дела, то проверяется количество листов в делах.

Работники кадровой службы должны увязать дела в связки и доставить их в архив организации. Одновременно с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, наименование которых также должно быть включено в опись.

После доставки документов в архив на основании сдаточных описей дел структурных подразделений составляются архивные описи. Такие описи содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда; они предназначены для учета дел и раскрытия их содержания. Описи являются архивными справочниками, обеспечивающими быстрый поиск документов.

Помимо документов на бумажных носителях в архив сдаются электронные документы. Порядок их передачи в архив также определен Правилами Росархива и включает следующие этапы:

  • 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
  • 2) запись ЭД на машинные носители;
  • 3) проверка качества записи;
  • 4) проведение описи ЭД;
  • 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
  • 6) подготовка комплекта сопроводительной документации, который должен обеспечить их сохранность и использование. Сопроводительная документация должна содержать необходимую информацию: название документа, дату его создания, аннотацию содержания, электронный формат, физическую и логическую структуру (для баз данных, сайтов и т.п.), объем документа (для баз данных также количество записей).

Годовой раздел сводной архивной описи дел составляется в четырех экземплярах, и, если они не являются законченной описью, то не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Организация работы по составлению годового раздела сводной описи осуществляется работниками архивной службы в соответствии с Правилами Росархива.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы