Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Посмотреть оригинал

Проверка наличия и состояния документов.

При проверке наличия и физического состояния документов в архиве организации проводится ревизия документов, во время которой:

  • 1) устанавливают факт наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
  • 2) выявляют и устраняют недостатки в учете документов;
  • 3) выявляют отсутствующие документы и организуют их розыск;
  • 4) выявляют документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверки необходимо проводить не реже одного раза в пять лет или перед передачей документов на государственное хранение. Проверку наличия и состояния документов обычно проводят после перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив; в случае реорганизации или ликвидации учреждения, предприятия.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

  • 1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах храпения;
  • 2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
  • 3) изымать обнаруженные неучтенные дела, которые ранее не были внесены в опись. Внесение в опись неучтенных дел непосредственно в ходе проверки запрещается: вначале необходимо зафиксировать факт обнаружения неучтенных ранее дел, а по завершении проверки обработать их и включить в описи;
  • 4) изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Перед началом проверки наличия и физического состояния дел необходимо изучить документы предыдущих проверок. Нужно проверить правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениях в листах фондов. Такая проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках дел (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Физическое состояние дел в папках определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 27). Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

В ходе проверки составляется лист проверки. По окончании проверки листы нумеруются, подписываются исполнителями и включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается. По завершении проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверитель- ной надписи делается запись «проверено» и проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

Если в ходе проверки обнаружена недостача дел и документов, то необходимо организовать их розыск. Найденные дела подкладываются на свои места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел производится отметка с указанием даты и подписи должностного лица. Если дела не будут найдены, этот факт необходимо задокументировать, исключить отсутствующие документы из описей. В соответствующих карточках нужно указать даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дел, и составить справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК руководитель организации утверждает решение комиссии и издает приказ о снятии необнаруженных документов с учета.

Проверка считается завершенной после внесения всех изменений, выявленных в ходе ее проведения, в учетные документы проверяемого фонда и передачи соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив. Подразделение Росархива после получения таких сведений должно внести изменения в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Популярные страницы