Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I. В канцелярии созданного им Сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением но столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-кол- легия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц- коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводства получила название «коллежской», по названию учреждений нового типа.

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно определял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося делопроизводственной деятельностью.

Состав канцелярии и функции ее членов представлены в табл. 1.2.

Таблица 1.2

Состав канцелярии и функции ее членов

Состав канцелярии

Функции членов

Секретарь

  • • Организация делопроизводства коллегии.
  • • Подготовка дел к слушанию.
  • • Докладывание дел на заседании коллегии.
  • • Ведение справочной работы по делам.
  • • Оформление решений и контроль над их исполнением.
  • • Хранение печати коллегии

Нотариус

Ведение протоколов заседаний и реестров дел

Регистратор

Ведение регистрационных книг входящих и исходящих документов

Актуариус

Ведение общего журнала входящих документов и ответственность за сохранность бумаг и канцелярских принадлежностей

Канцеляристы

Выдача под расписку документов и подготовка дел к докладу

Копиисты, переводчики, толмачи

Устный перевод

Вахмистр

Сторож для охраны

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль над их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляристы (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно также организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом закреплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, гак и отдельных должностных лиц.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >