Унифицированные системы документации

В последней трети XX в., с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

В начале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД—1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.

УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

У СД способствует:

  • — сокращению затрат ручного груда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
  • — широкому использованию ПК, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
  • — упорядочению информационных потоков;
  • — сокращению количества документов;
  • — дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому У СД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории (рис. 2.12):

  • — общероссийские;
  • — отраслевые (ведомственные);
  • — формы документов субъектов РФ;
  • — формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует восемь УСД, в том ч исле:

  • - УСОРД;
  • — унифицированная система банковской документации;
  • — унифицированная система отчетно-статистической документации;
  • — УСД по труду;
  • — УСД Пенсионного фонда РФ;
  • — унифицированная система внешнеторговой документации и др.
Унифицированные формы документов

Рис. 2.12. Унифицированные формы документов

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов — это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании Табеля создается Альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

  • - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
  • - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране:

  • - Единая система конструкторской документации (ЕСКД) (к ней, например, относится ГОСТ 2.105—95 ЕСКД «Общие требования к текстовым документам»);
  • Единая система технологической документации',
  • Система проектной документации для строительства.

Работа по унификации и стандартизации документов ведется и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, КНР и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и др.

УСД непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >