ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
В результате изучения данной темы студент должен: знать
- • назначение и классификацию деловых писем;
- • основные требования, предъявляемые к деловой переписке;
- • виды, категории почтовых отправлений и их особенности;
- • особенности оформления письменной корреспонденции; уметь
- • составлять основные виды деловых писем;
- • определять категории и разряды почтовых отправлений;
- • разделять письма по различным областям деловой деятельности;
- • вести деловую переписку с разными корреспондентами; владеть
- • навыками работы с деловой корреспонденцией;
- • способностью составлять и редактировать различные виды деловых писем.
Назначение и классификация деловых писем
Деловые письма — самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. Это краткий (как правило, не более одной-двух страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).
Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев (рис. 6.1).
В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.
Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:
- — письма-просьбы;
- — письма-сообщения;
- — письма-запросы;
- — письма-заявления;
- — письма-подтверждения;

Рис. 6.1. Классификация деловых писем
- — письма-заказы;
- — письма-предложения (оферты);
- — письма-дополнения;
- — письма-рекламации (претензии);
- — информационные письма;
- — гарантийные письма;
- — презентационные письма;
- — письма прямой почтовой рассылки;
- - краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);
- — сопроводительные письма.
Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:
- — письма-поздравления;
- — письма-приглашения;
- — письма-извинения;
- — письма для выражения сожаления и соболезнования;
- — письма по случаю представления (при заочном знакомстве);
- — письма по случаю отъезда;
- — письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);
- — благодарственные письма;
- — рекомендательные письма;
- — мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);
- — письма-открытки;
- - письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);
- - письма для выражения отказа от какого-либо предложения; письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;
- — письма-резюме.
Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.