Извещение

Письмо-извещение — служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, которые содержат карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение близко письму-приглашению. Как правило, различие между ними заключается в том, что в письме-приглашении ключевой фразой является «Приглашаем Вас...», а письма-извещения обычно начинаются указанием даты, времени, места проведения мероприятия: «15 ноября 2017 г. в 15:00 в конференц-зале академии состоится...» или «Сообщаем, что 11 октября 2017 г. в 10:00 состоится заседание...». Нельзя исключить возможность соединения в одном письме извещения и приглашения.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями одной организации или разных организаций, если проводится совместное мероприятие.

Для писем-извещений организации могут использовать унифицированные формы с трафаретным текстом.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >