Претензионное (рекламационное) письмо

Претензионные (рекламационные) письма составляются в случаях, если при исполнении договоров одна из сторон нарушает взятые на себя обязательства. Цель претензии (рекламации) — возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензии предъявляются в отношении:

  • — качества товара (включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента);
  • — количества товара;
  • — сроков поставки;
  • - упаковки и маркировки товара (если несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара);
  • — нарушения срока платежа и взаиморасчетов;
  • — других условий контракта.

Текст претензии (рекламации) включает в себя:

  • — основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
  • — предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
  • — доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
  • — конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Если требованием претензии является возврат определенной суммы, претензия должна содержать расчет претензионных требований, изложенный в тексте претензии или в приложении.

Претензия составляется в корректной форме. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд, если продавец не удовлетворит претензию.

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. Приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. в зависимости от предмета претензии.

Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. Организация, получившая претензию, должна дать на нее ответ также в письменной форме заказным письмом или телеграммой (телексом) в срок до одного месяца.

В ответе сообщается об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению (с указанием срока принятия решения по претензии). Если претензия отклоняется полностью или частично, в ответе нужно изложить мотивы отказа с его обоснованием. Если претензия удовлетворяется, покупателю направляют ответ, в котором сообщают о признании претензии и способе ее удовлетворения, и если удовлетворение претензии связано с денежной выплатой, сообщают размер выплаченной суммы, дату и номер платежного поручения.

Фразы, используемые при составлении текста претензии, представлены на рис. 6.2.

Фразы, используемые при составлении текста претензии 6.1.13. Приглашение

Рис. 6.2. Фразы, используемые при составлении текста претензии 6.1.13. Приглашение

Письма-приглашения и письма-извещения составляют близкие разновидности писем. Общим для них является то, что они информируют о каком- либо событии и одновременно приглашают принять участие в этом событии. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, обращены к конкретному лицу, а извещения носят общий характер. Можно также сказать, что извещения в первую очередь информируют о событии, а в приглашениях на первое место выступает обращенное к конкретному лицу приглашение.

Письма-извещения оформляются на бланке письма, а приглашения могут составляться как на бланке письма, так и не на бланке, в этом случае они могут иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления. При их оформлении могут использоваться различные шрифты и элементы украшения текста — орнамент, рисунки и т.п.

В письмах-приглашениях, как правило, используется личное обращение к адресату: «Уважаемый...!», ключевым глаголом является глагол «приглашаем»:

  • — «Приглашаем Вас посетить выставку...»;
  • — «Приглашаем Вас принять участие в...»;
  • — « ...приглашает Вас принять участие в...».

На письмах-приглашениях, направляемых в вышестоящие организации, органы власти и управления, а также известным лицам, должна быть подлинная подпись руководителя организации. Такие приглашения лучше рассылать по почте или курьерской связью, а не передавать по факсу.

Рассылать приглашения в копии по почте или по факсу можно в том случае, если мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета) или устроители мероприятия заинтересованы привлечь как можно больше участников (научные конференции, симпозиумы, семинары и др.). В последнем случае в приглашении вместо подписи конкретного лица может стоять отметка «Оргкомитет» или «Оргкомитет конференции» и т.п. Письмо-приглашение может подписываться несколькими лицами, если организаторов мероприятия несколько, или одним лицом — руководителем оргкомитета.

Приглашения могут изготавливаться типографским способом с подписью (подписями), также напечатанной типографским способом.

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимиле, если в организации используются факсимильные подписи и установлен порядок их применения. Например:

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Технологические и правовые аспекты защиты коммерческой информации», который состоится 13 декабря этого года в центральном офисе нашего агентства (схему проезда прилагаем).

Начало семинара в 10.00, регистрация участников — с 9:30.

Справки по телефону: 169-27-44. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >