Основные операционные технологические схемы обработки конфиденциальных документов

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение делопроизводителем поступивших документов включают следующие процедуры (рис. 8.5).

Последовательность процедур приема, первичной обработки, предварительного рассмотрения и распределения документов

Рис. 8.5. Последовательность процедур приема, первичной обработки, предварительного рассмотрения и распределения документов

Процедура приема пакетов:

  • — получение от курьера пакетов (или незаконвертованного документа) и сдаточного документа (реестра, разностного журнала, расписки и т.п.);
  • — проверка правильности доставки пакетов и целостности упаковки, печатей и наклеек;
  • — проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в сдаточном документе;
  • — подсчет количества принятых пакетов;
  • — проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов.

Процедура учета пакетов:

  • — внесение в журнал учета пакетов (пакетно-контрольный журнал) сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера, доставившего пакеты, с удостоверением росписи штампом службы доставки;
  • — возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа;
  • — внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах (или исходных сведений о незакон- вертованном документе).

Процедура распределения и вскрытия пакетов:

  • — передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию на входящем участке;
  • — передача пакетов для вскрытия уполномоченному лицу;
  • — вскрытие пакетов, конвертов;
  • — проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе, подсчет количества листов;
  • — проверка наличия приложений (если они имеются), их комплектности и соответствия содержания их реквизитов и количества листов данным, указанным в сопроводительном письме;
  • — скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Оформление и учет делопроизводителем носителей конфиденциальной информации включают следующие процедуры (рис. 8.6).

Последовательность процедур оформления и учета делопроизводителем носителей конфиденциальной информации

Рис. 8.6. Последовательность процедур оформления и учета делопроизводителем носителей конфиденциальной информации

Процедура первичного оформления носителя:

  • — нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;
  • — выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;

проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

  • — внесение заверительных надписей;
  • — проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их заводской упаковки;
  • — перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации носителей:

  • — заполнение на носителе строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;
  • — внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;
  • — подкалывание карточки к носителю.

Процедура окончательного оформления носителя:

  • - проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;
  • — проставление регистрационного номера на всех листах носителя;
  • — маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Изготовление конфиденциальных документов включает следующие процедуры (рис. 8.7).

Последовательность процедур изготовления конфиденциальных

Рис. 8.7. Последовательность процедур изготовления конфиденциальных

документов

Процедура приема черновика документа от исполнителя:

  • — получение делопроизводителем документов от исполнителя бумажного черновика или учтенной дискеты (с бумажным экземпляром учетной карточки — описи документов, записанных на носителе) с черновиком подготовленного документа или получение оформленного черновика по защищенной линии связи от компьютера исполнителя;
  • - проверка наличия па черновике письменного разрешения на изготовление проекта документа, подписанного полномочным руководителем;
  • - проверка реального наличия на магнитном носителе (дискете) черновика одного документа и соответствия его данным, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки носителя, заверение соответствия росписями исполнителя и сотрудника участка;

проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обозначения;

  • — подсчет количества листов черновика;
  • - внесение отметки о получении носителя (рабочей или стенографической тетради, дискеты и т.п.) во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации черновика:

  • — внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов;
  • — резервирование машинописного номера (регистрационного номера этапа изготовления) проекта документа в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов или определение этого номера по валовой картотеке учетных карточек (если на документ заполняется два экземпляра карточки); при использовании единой нумерации документов на участке изготовления и участке учета подготовленных документов — одновременное резервирование аналогичного номера в контрольном журнале участка учета подготовленных (изданных) документов;
  • - проставление машинописного номера на титульном листе и (или) листах черновика (в электронный черновик документа учетный номер вносится с клавиатуры ПК или автоматически), на чистом бланке учетной карточки подготовленного документа и в журнале учета черновиков и проектов документов;

изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на корешке или в контрольном листе спецблокнота;

  • — возврат спецблокнота исполнителю;
  • — вкладывание в черновик или подкалывание к листам черновика пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;
  • — передача черновика документа для печати машинистке (оператору ПК) под роспись в журнале учета черновиков и проектов документов.

Процедура подготовки и выдачи проекта документа исполнителю:

  • — заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;
  • — подготовка с помощью компьютера текста и реквизитов документа с учетом требований государственного стандарта;
  • — обозначение на нижнем поле напечатанного комплекта экземпляров каждого листа документа учетного (машинописного) номера;
  • — обозначение на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа учетного (машинописного) номера, грифа конфиденциальности, количества отпечатанных (изготовленных) экземпляров, при необходимости их целевого назначения, фамилии исполнителя, индекса машинистки (оператора) и даты печатания (изготовления) документа;

передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки руководителю участка изготовления документов;

проверка правильности и комплектности отпечатанного проекта документа, его соответствия черновику;

проверка исполнителем комплектности и правильности изготовления проекта документа, просмотр дискеты, если документ был изготовлен на этом носителе;

  • — выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного документа;
  • — передача отпечатанного проекта документа и черновика для регистрации в «Журнале учета подготовленных документов»;
  • — выдача исполнителю отпечатанного проекта документа и черновика под роспись в журнале учета подготовленных документов.

Процедура снятия копий с документа, производства выписки и изготовления дополнительных экземпляров документа:

  • — получение документа от исполнителя;
  • — проверка наличия на документе разрешения полномочного руководителя па снятие копии или производство выписки, изготовление дополнительных экземпляров документа;
  • - внесение отметки о получении документа во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;
  • - внесение отметки о снятии копии или производстве выписки в учетные формы основного документа;
  • - внесение отметки о дополнительно размноженных экземплярах в учетные формы основного документа;
  • - внесение соответствующих отметок в основной документ;
  • — внесение дополнений и изменений в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю под роспись в традиционной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки выписки, копии или основного документа;

  • - возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке документа или с уничтожением расписки;
  • - возвращение сотруднику учетных форм документов, а также основного документа и его учетной формы, если документ был получен не от исполнителя;
  • — уничтожение в базе данных компьютера всех материалов по изготовлению копий, выписок и дополнительных экземпляров документа, кроме записей в электронных описях.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >