Автоматизация работы с документами

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота. Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПК и АРМ. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях предприятия. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов, на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т.п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно- учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея.

Руководство организации должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях. Все сотрудники организации обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

В настоящее время рынок программных продуктов ПК предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любой организации на современном уровне. В качестве примера рассмотрим архитектуру программных средств электронного офиса фирмы Microsoft, являющейся признанным лидером в этой области, а также общий порядок создания основных видов документов с помощью этих программных средств.

К вспомогательным средствам Microsoft Office 2007 относятся графический редактор, поддержка Internet и Помощник.

Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе.

Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.

Панель Office (рис. 10.1) является своего рода «пультом дистанционного управления», с помощью которого можно запускать приложения, открывать заранее созданные шаблоны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты.

Панель Office представляет собой набор панелей инструментов с настраиваемыми кнопками, расположенных вдоль верхней, нижней или боковой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно нажать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользователем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки.

Панель Office

Рис. 10.1. Панель Office

Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов:

  • 1) нажатием кнопки «Пуск» и выборки имени программы в папке «Программы»;
  • 2) щелчком по значку программы на панели Office;
  • 3) открытием шаблона документа;
  • 4) двойным щелчком на имени файла, содержащего документ Office, в «ПроводникеWindows» или Microsoft Outlook.

Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки «Пуск» производится следующим образом:

  • — нажмите кнопку «Пуск» на панели задач (кнопка «Пуск» расположена в левом нижнем углу экрана);
  • — выберите папку «Программы» и найдите в ней иконку «Microsoft Word». Программы, входящие в состав Office, перечислены в алфавитном порядке;
  • — щелкните на иконке программы «Microsoft Word». Открывается окно данного приложения.

Если нужно создать конкретный деловой документ, но при этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использовать, можно выполнить в меню «Пуск» команду «Создать документ Microsoft Office» («New Office Document») или же нажать кнопку «Создать документ» («Start A New Document») на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть именно тот, который нужен.

Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования. Каждое приложение Office содержит несколько полезных шаблонов документов, которые можно открыть непосредственно из окна диалога «Создание документа» (рис. 10.2).

Окно диалога «Создание документа»

Рис. 10.2. Окно диалога «Создание документа»

Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом:

  • — нажмите кнопку «Пуск» и выполните команду «Создать документ Microsoft Office» (или нажмите на панели Office кнопку «Создать документ»). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где приводится уменьшенное изображение текущего выделенного шаблона;
  • — выберите вкладку, соответствующую типу создаваемого документа. Например, для просмотра списка существующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку «Письма и факсы» («Letters & Faxes»). Если нажать в окне диалога кнопку «Таблица» («Details»), можно узнать размер файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним приложение) и дату внесения последних изменений;
  • — сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хотите открыть. Windows запускает связанное с ним приложение и загружает шаблон, чтобы вы могли с ним работать.

Например, для создания факса, основанного на шаблоне «Стандартный факс» («Professional Fax»), сделайте двойной щелчок на значке «Стандартный факс» вкладки «Письма и факсы» окна диалога «Создание документа». Когда выбранный шаблон откроется в виде нового документа без имени, занесите в документ вашу информацию и сохраните файл под другим именем, чтобы не испортить исходный шаблон (позднее он может снова понадобиться).

Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, облегчающие создание документа.

В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов — с использованием мастеров (рис. 10.3).

Создание документов с использованием мастеров

Рис. 103. Создание документов с использованием мастеров

Мастером называется специальный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа. Использование мастеров во многих случаях предпочтительнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его создания (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, «Мастер факсов» позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера телефона, а также украшает документ декоративными элементами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога «Создание документа».

Чтобы воспользоваться мастером для создания документа, выполните следующие действия:

  • — нажмите кнопку «Пуск» и выполните команду «Создать документ Microsoft Office» (или нажмите на панели «Office» кнопку «Создать документ»). Открывается окно диалога с вкладками шаблонов документов;
  • - выберите вкладку, которая соответствует типу создаваемого документа. Например, чтобы воспользоваться услугами мастера для создания факса, выберите вкладку «Письма и факсы»;

сделайте двойной щелчок на мастере, с которым вы хотите работать. Так, чтобы создать факс с помощью мастера, произведите двойной щелчок на значке «Мастер факсов» на вкладке «Письма и факсы». Windows открывает выбранного мастера и запускает связанное с ним приложение Office. Работа с мастером сводится к ответам на поставленные вопросы — для этого пользователь устанавливает опции, вводит информацию или нажимает управляющие кнопки.

Таким образом, современные ПК предоставляют пользователю широкие возможности для создания разнообразных документов в кратчайшие сроки.

Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом.

Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПК:

  • - создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;
  • — периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также черновиков (копий).
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >