Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ
Посмотреть оригинал

Форматирование листа

Форматирование листа - это оформление табличных данных, находящихся на листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия. Форматирование листа сводится к форматированию его ячеек, т.е. к определению параметров форматирования ячеек листа.

Форматы. Различают следующие параметры форматирования:

  • • формат данных;
  • • формат шрифта — гарнитуры, рисунка цифр и символов;
  • • выравнивание содержимого ячеек;
  • • обрамление ячеек. Рамка — это линия, очерчивающая ячейку или выделяющая одну из ее сторон;
  • палитра — это совокупность используемых для оформления цветов;
  • • узоры;
  • • ширина и высота ячеек.

Форматы (параметры форматирования) могут задаваться для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек, до ввода данных или после него. Форматы можно применять, копировать, изменять.

Для применения форматов имеются следующие команды:

  • 1) ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Формат ячеек — предназначена для выбора параметров форматирования и их применения. Позволяет выполнить детальное форматирование (т.е. выбор и установку нужных параметров форматирования) для каждой отдельной ячейки или диапазона ячеек;
  • 2) пиктограммы группы ГЛАВНАЯ / Стиль — используются для применения некоторого стандартного (заранее определенного) набора стилей. Стиль — это поименованная совокупность параметров форматирования, предназначенная для многократного использования. Команду целесообразно использовать, если состав и значения параметров форматирования удовлетворяют требованиям пользователя. Открывая новую книгу, пользователь работает со стилем «Обычный» до тех пор, пока не будет выбран другой стиль.

Также имеется два способа копирования форматов:

  • 1) использование при копировании ячеек команды ГЛАВНАЯ / Буфер обмена / Вставить / Специальная вставка / Вставить: Форматы;
  • 2) использование команды ГЛАВНАЯ / Буфер обмена / Формат по образцу. Формат по образцу (значок — кисть) позволяет копировать форматы ячейки (диапазона ячеек) и применять их к другой ячейке (диапазону ячеек). Технология выполнения команды следующая: щелкнуть по ячейке, содержащей нужный формат; щелкнуть по пиктограмме Формат по образцу (указатель примет форму кисти); протащить указатель мыши — кисть через интервал к ячейкам, к которым нужно применить копирование формата, отпустить клавишу мыши. Чтобы применить нужный формат к нескольким интервалам (т.е. многократно), необходимо дважды щелкнуть по пиктограмме Формат по образцу, а затем выделить нужные интервалы. Выход из команды — повторный щелчок по пиктограмме Формат по образцу.

Форматирование данных. Форматирование данных заключается в задании форматов чисел и текста. По умолчанию Excel вводит значения в соответствии с числовым форматом «Общий», значения отображаются в том виде, в каком они были введены с клавиатуры. При этом Excel анализирует значения и автоматически присваивает им нужный формат, например 100 — число 100, а 10:52 — числовой формат даты и времени.

Выбор формата данных осуществляется пиктограммами группы ГЛАВНАЯ / Число / Общий / Другие числовые форматы или на вкладке Формат ячеек / Число. Поле списка Числовые форматы содержит категории форматов.

Excel содержит большой набор стандартных категорий форматов. Пользователь может выбрать один из них — тогда выделенная ячейка или диапазон ячеек будет соответствующим образом отформатирована.

Создание пользовательского формата. Если ни один формат вывода из стандартного набора не устраивает пользователя, он может создать свой пользовательский формат, сохранить его и применять в дальнейшем. Технология создания пользовательского формата следующая:

  • 1) в диалоговом окне команды Формат ячеек / Число в поле Числовые форматы выбрать Все форматы;
  • 2) в иоле Тин выбрать любой наиболее подходящий формат и изменить его.

Изменение встроенного формата не удаляет его. Пользовательский формат можно изменить (выбрать в списке Тип и отредактировать) или удалить (выбрать в списке Тип и удалить).

Пользовательский числовой формат создается путем описания его с помощью задания шаблонов для отображения данных: числа, даты, времени, текста. Шаблоны состоят из специальных символов, на месте которых в ячейке могут находиться только определенные символы, соответствующие данному шаблону.

Для форматирования чисел с десятичной точкой в форматах используются следующие символы шаблонов:

# — указывает, что в данную позицию выводятся только значащие цифры, незначащие нули не отображаются. Например, ###,#: 123,46 => 123,5; 0,12 =>,1;

0 (ноль) — указывает на отображение незначащих нулей. Например,

#,00: 1,2 => 1,20; 1 => 1,00;

? — до или после десятичной запятой вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Например, формат 0,0? обеспечивает выравнивание запятых для чисел 1,2 и 11,22:

(пробел) — указывает на необходимость вставки пробела в качестве разделителя групп разрядов числа. Например, # ###: 10000 => 10000;, — символ определяет положение десятичной запятой.

Количество символов шаблона в формате определяет правила округления числа при выводе. Если дробная часть числа содержит больше цифр, чем символов шаблона в формате, то число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству символов в шаблоне. Если целая часть числа содержит больше цифр, чем количество символов в шаблоне, то отображаются все значащие разряды. Если в формате целой части числа представлены только символы #, а число меньше 1, то число начинается с десятичной запятой.

В числовом формате можно задавать цветовое представление значений. В этом случае первым элементом в шаблоне должен быть код цвета. Код цвета представляет собой его название, заключенное в квадратные скобки. Подобные коды цвета можно задавать для всех основных цветов. Например, [синий] # ##0,00; [красный] -# ##0,00 => все положительные значения будут выведены синим цветом, все отрицательные — красным.

В числовом формате можно задавать формат, используемый только для чисел, удовлетворяющих заданному условию. Условие должно состоять из оператора сравнения и значения, заключенных в квадратные скобки. Например, [красный] [<1000] 0; [синий] [>1000] 0 => все значения, большие тысячи, будут выведены синим цветом, остальные — красным.

Для форматирования текста чаще всего используется символ @. Он указывает, что, начиная с его позиции, в ячейку будут выводиться любые символы, набранные пользователем с клавиатуры. Для вывода в ячейку постоянного текстового значения его следует заключить в кавычки.

Пользовательский формат может состоять из четырех частей (секций), которые разделяются знаком «;»:

формат нолож.чисел; формат отриц.чисел; формат нулевых знач.; текст

Например, следующий формат: #,00; [красный] #,00;0,00; «валовой доход за» @.

Можно указать пустую секцию, если для данного вида значений формат отсутствует. Это значит, что данные такого типа на листе отображаться не будут. Для задания пустой секции на ее место указывает знак «;».

Форматирование шрифтов. Параметры формата шрифтов задаются пиктограммами группы ГЛАВНАЯ / Шрифт или в диалоговом окне Формат ячеек. Можно определить вид шрифта; начертание; размер; цвет; вид подчеркивания; задать вывод данных в виде над- и подстрочного текста. Изменение шрифта возможно в содержимом диапазона ячеек, в содержимом одной ячейки, во фрагменте текста ячейки. Для этого следует дважды щелкнуть по ячейке, выделить фрагмент текста и указать нужные параметры форматирования. Если ячейка содержит числа и формулы, то применять форматирование шрифтов нельзя.

Выравнивание содержимого ячеек. Параметры выравнивания задаются пиктограммами группы ГЛАВНАЯ / Выравнивание или в диалоговом окне Формат ячеек. Можно определить:

  • • параметры выравнивания данных в ячейке по горизонтали: обычное (по значению) — текст к левому краю, даты, время и текст — к правому; по левому краю (можно с отступом, тогда в окно ввода следует ввести размер отступа); по правому краю; но центру; с заполнением (выводит символы, указанные в левой ячейке выбранного диапазона, по всему выбранному диапазону); по ширине; центрировать по выделению (центрирует содержимое левой ячейки выделенного диапазона) — пиктограмма Объединить и поместить в центре;
  • • параметры вертикального выравнивания содержимого ячейки: по нижнему краю, по верхнему краю, по центру, по высоте (для настройки вертикально ориентированного текста);
  • • параметры определения ориентации текста и задания угла поворота текста. Если угол поворота задан положительным значением, то текст поворачивается против часовой стрелки, если отрицательным — по часовой;
  • • параметр Переносить по словам — определяет необходимость переноса текста при достижении правого края ячейки;
  • • параметр Автоподбор ширины задает автоматическое изменение размера символов текста ячейки при изменении ширины столбца;
  • • параметр Объединение ячеек разрешает или определяет объединение ячеек.

Обрамление ячеек. Параметры границ (рамок) задаются на вкладке Формат ячеек / Границы или командой ГЛАВНАЯ / Шрифт / Границы.

Границы — это линии, образующие контуры ячеек и позволяющие обособлять текст или числа. Можно определить: тип линии; толщину линии; цвет линии; вид границы (внешние, внутренние, отдельные). Для отмены установленных границ следует выбрать Нет из группы Все.

Оформление цветом и узором. Параметры форматирования цветом и узором задаются на вкладке Формат ячеек / Заливка или пиктограммами группы ГЛАВНАЯ / Стили. Палитра цветов в группе Цвет фона может быть вызвана кнопкой Другие цвета; узор и цвет узора для заполнения — в списке Узор и Цвет узора соответственно.

Отмена установленного ранее оформления выполняется с помощью команды ГЛАВНАЯ / Редактирование / Очистить группы.

Изменение ширины столбцов и высоты строк. Установить ширину столбца можно:

  • 1) перетащив мышью правую рамку заголовка столбца;
  • 2) два раза щелкнув мышью по правой границе заголовка столбца;
  • 3) с помощью команды ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Ширина столбца, которая позволяет точно задать размер;
  • 4) командой ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Автоподбор ширины столбца, которая выбирает минимальный размер ширины столбца, обеспечивающий полное отображение содержимого из самой широкой ячейки выделенного диапазона. Команда недоступна, если лист защищен.

Установить высоту строки можно:

  • 5) перетащив мышью нижнюю границу заголовка строки;
  • 6) дважды щелкнув по нижней границе заголовка строки;
  • 7) с помощью команды ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Высота строки;
  • 8) с помощью команды ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Автоподбор высоты строки.

Условное форматирование. Excel позволяет отформатировать выделенные ячейки на основе условий, заданных числами и формулами. Такое форматирование предназначено для выделения некоторых данных. Если данные ячейки удовлетворяют заданным условиям, то к ячейке будут применены установленные форматы.

Технология условного форматирования следующая:

  • 1) выделить ячейки, форматирование которых должно меняться в зависимости от содержимого ячейки;
  • 2) выполнить команду ГЛАВНАЯ / Стили / Условное форматирование;
  • 3) в раскрывающемся списке выбрать интересующий стиль форматирования или создать свой в диалоговом окне Создание правила форматирования (рис. 6.11).
Диалоговое окно «Создание правила форматирования»

Рис. 6.11. Диалоговое окно «Создание правила форматирования»

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы