Операции над таблицами. Фильтрация данных. Установление связей между таблицами

Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме конструктора, так в и режиме таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме таблицы. С записями возможны три операции: добавление, удаление, изменение.

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Для сортировки и фильтрации записей в таблице предназначена группа команд ГЛАВНАЯ / Сортировка и фильтр.

Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого используют пиктограммы, расположенные в левой части группы команд Сортировка и фильтр, которые обеспечивают задание стандартных типов сортировки — По возрастанию, По убыванию, Очистить все сортировки.

Поиск и замена данных также предусмотрена в режиме таблицы. Он дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого используется пиктограмма Найти группы ГЛАВНАЯ / Найти. При щелчке мышью по ней появляется диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет две соответствующие вкладки для поиска и замены данных. Затем нужно ввести в поля нужные значения и выполнить указанные действия.

Фильтрация — это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:

• • простой фильтр — используют для отбора записей нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется команда ГЛАВНАЯ / Сортировка и фильтр / Фильтр, при выполнении которой на экране откроется меню для выбора условий фильтра для числовых и текстовых полей (рис. 7.4);
• • фильтр по выделению — самый простой вид фильтра, который позволяет найти все записи таблицы, содержащие определенное значение в выбранном поле. Для выполнения данного фильтра используется команда ГЛАВНАЯ / Сортировка и фильтр / Выделение;
• • расширенный фильтр — используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условия отбора операциями логических функций И и ИЛИ. Для выполнения данного фильтра используется команда ГЛАВНАЯ / Сортировка и фильтр / Дополнительно / Расширенный фильтр.

Рис. 7.4. Использование простого фильтра

Для того чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:

• • таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;
• • типы данных, длины нолей, а главное — значения обязательно должны совпадать.

Связи между таблицами устанавливаются на схеме данных, вызвать которую можно при помощи команды РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ / Отношения / Схема данных.

Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью базы данных, разрабатываемой на этапе концептуального описания. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.

Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая — подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:

• • связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;
• • связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.

Команды, позволяющие создать связи между таблицами и управлять этими связями, находятся в группах Сервис и Связи вкладки КОНСТРУКТОР

Команда Связи / Отобразить таблицу позволяет добавить таблицу в окно Добавление таблицы / Схема данных, щелкнув по кнопке Добавить.

В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, но которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся диалоговом окне Изменение связей можно задать параметры для устанавливаемой связи:

• • обеспечение целостности связи;
• • каскадное обновление полей;
• • каскадное удаление связанных полей.

Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.

Управлять связями между таблицами позволяют команды, находящиеся в группе команд Сервис: Изменение связей. Очистить макет, Отчет по схеме данных.