Документальное оформление операций по оплате труда

Все операции, связанные с учетом расчетов с персоналом по оплате труда, должны подтверждаться документами.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1), не отменены, поэтому они применимы и в настоящее время.

Согласно Постановлению № 1 все документы, связанные с расчетами с персоналом по оплате труда, можно разделить на две группы:

  • 1) кадровые документы;
  • 2) документы по расчету заработной платы.

Кадровые документы, как и документы по оплате труда, должны быть у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Большинство таких документов имеют длительный срок хранения (75 лет или постоянно).

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу сотрудников по трудовому договору. В приказе указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Приказ подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Пример

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работ}'

(образец заполнения)

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Открытое акционерное общество «Весна» Форма по ОКУД (ОАО «Весна») по ОКПО

(наименование организации)

Код

  • 0301001
  • 12345678

Номер документа

Дата составления

09-13

07.11.2014

ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу

__Дата

Принять на работу с 07.11.2014

по

Табельный номер

Симонова Анатолия Ивановича 1209

(фамилия, имя, отчество)

в юридический отдел

  • (структурное подразделение)
  • (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) постоянно, работа основная (условия приема на работу, характер работы) с тарифной ставкой (окладом) 40 000 руб. 00 коп.
  • (цифрами)

надбавкой руб. кон.

(цифрами)

с испытанием на срок три месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от« 07 » ноября 20 14 г. № 13/09

Руководитель Генеральный Петров В. А.

организации директор

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) « 07 » ноября 20 14 г.

работник ознакомлен (личная подпись)

Форма № Т-la «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу» оформляется при приеме на работу группы работников.

Обязательным документом кадрового учета является личная карточка работника (форма № Т-2) (см. приложение 3), которая заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством. В личную карточку заносятся всевозможные сведения о работнике: о дате и месте рождения, образовании, знании иностранного языка, составе семьи, отпусках, перемещениях по работе.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма № Т-3). Этот документ представляет собой перечень структурных подразделений, должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), надбавок и месячный фонд заработной платы, утвержденный руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся также по приказу руководителя. На основании этого документа можно определить запланированную сумму расходов на оплату труда. Однако этот документ не является обязательным, поэтому составляется по усмотрению руководства и бухгалтера.

Для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации, т.е. другое подразделение, используется Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5). В этом документе указываются основание перевода, размер оклада или тарифной ставки, надбавки по прежнему и новому местам работы, также делаются отметки о несданных материальных ценностях по прежнему месту работы. Документ заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации, объявляется работнику иод расписку. На основании данного приказа делается отметка в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) оформляется при переводе на другую работу группы работников.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Данный документ составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку.

Пример

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (образен заполнения)

Унифицированная форма № Т-б Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Общество с ограниченной ответственностью

«Факел» Форма по ОКУД

  • (ООО «Факел») по ОКПО
  • (наименование организации)

Код

  • 0501005
  • 12345678

Помер документа

Дата составления

15-отп.

23.06.2014

ПРИКАЗ

(распоряжение)

Табельный номер

0103

о предоставлении отпуска работнику Предоставить отпуск

Сидорову Виктору Павловичу (фамилия, имя, отчество)

юридический отдел (структурное подразделение) Главный инженер

(должность (специальность, профессия)) постоянно, работа основная (условия приема на работу, характер работы)

за период работы с * 01 » июня 20 13 г. по « .?/ » августа 20 14 г.

A. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 14 | календарных дней

с * 01 » июля 20 14 г. по « 14 » июля 20 14 г.

и(или)

Б. отпуск без сохранения заработной платы

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

на 3 календарных дней

с * 15 » июля 20 14 г. по « 17 » июля 20 14 г.

B. Всего отпуск на 17 календарных дней

с « 01 » июля 20 14 г. по « 17 » мюля 20 14 г.

Руководитель Генеральный Гришаев Г. В.

организации директор

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) « 24 » июня 20 14 г.

работник ознакомлен чная подпись)

На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (см. приложение 2). Таким образом, форма № Т-60 предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Форма № Т-ба «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» оформляется при предоставлении ежегодного отпуска и других видов отпусков группе работников.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61, см. с. 33) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Данный документ составляется работником кадровой службы. Расчет причитающейся суммы заработной платы и иных выплат производится работником бухгалтерии.

Все работодатели должны составлять график отпусков но форме № Т-7. График составляется в конце предыдущего года на следующий год. От всех работников собирается информация о том, когда бы они хотели пойти в отпуск, затем эта информация анализируется, и начальник кадровой службы составляет указанный график.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. Документ заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работнику под расписку.

Пример

Приказ

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

(образец заполнения)

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.04 № 1

Общество с ограниченной ответственностью

«Факел» Форма но ОКУД

  • (ООО «Факел») по ОКНО
  • (наименование организации)

Код

  • 0301006
  • 54684561

Номер документа

Дата составления

15-у

01.07.2014

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие

трудового договора от * 15 » января 20 11 г. № 14- 12-тд

уволить « 01 >> июля 20 14 г.

(ненужное зачеркнуть)

Табельный номер

Сергееву Ольгу Ивановну 0145

(фамилия, имя, отчество)

Отдел кадров (структурное подразделение) специалист

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

Несоответствие работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Основание Протокол заседания аттестационной комиссии № 5 (документ, от 27.06.2014,

номер, дата): приказ «О мероприятиях по результатам аттестации» Кв 47 от 27.06.2014_

(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)

Руководитель Генеральный Петров В. И.

организации директор

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

« 01 » июля 20 14 г.

(личная подпись)

Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме

(от « » 20 г. № ) рассмотрено

На основании приказа оформляется запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником но форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Пример

Записка-расчет

при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (образец заполнения)

Унифицированная форма № Т-61 Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

_Код

0301052 12345678 номер 3-09

Общество с ограниченной ответственностью «Факел» Форма по ОКУД

  • (ООО «Факел») по ОКПО
  • (наименование организации) Трудовой договор

дата 15.01.2011

Номер документа

Дата составления

8-лс

01.07.2014

ЗАПИСКА-РАСЧЕТ при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Табельный номер

Коновалов Павел Петрович 0987

(фамилия, имя, отчество)

Финансовый отдел (структурное подразделение)

Финансовый аналитик

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Трудовой договор прекращен

(работник уволен) (нужное зачеркнуть) « 01 » июля 20 14 г.

соглашение сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

приказом (распоряжением) от « 01 » июля 20 14 г. № 8-лс

Использованы авансом дней отпуска

за период работы с « 02 » февраля 2014 г.

Не использованы 6,99 по << 01 » июля 2014 г.

Работник кадровой специалист Седова Б. А.

службы

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) « 01 » июля 20 14 г.

Оборотная сторона формы № Т-61 Расчет оплаты отпуска

Расчетный период

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, руб.

год

месяц

1

2

3

2013

июль

20 000,00

Количество

Средний

дневной

(часовой)

заработок,

руб.

календарных дней расчетного периода

часов расчетного периода

4

5

6

326,40

739,74

Расчетный период

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка, руб.

год

месяц

1

2

3

2013

август

20 000ДО

2013

сентябрь

952,38

2013

октябрь

20 000ДО

2013

ноябрь

20 000ДО

2013

декабрь

20 000ДО

2014

январь

30 000ДО

2014

февраль

20 000ДО

2014

март

20 000ДО

2014

апрель

20 000ДО

2014

май

20 000ДО

2014

июнь

25 500ДО

Итого

241 452,38

Количество дней отпуска

Сумма за отпуск,

руб-

использовано

авансом

не использовано

7

8

9

6,99

5170,78

Расчет выплат

Начислено,

руб.

Удержано,

руб-

Задолженность,

руб.

Причитается к выплате сумма, руб.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

6667,00

5170,78

11 837,78

1539,00

1539,00

10 298,78

К выплате сумма Десять тысяч двести девяносто восемь

прописью

руб. 78 коп. ~~( 10 298 руб. 78 коп.

цифрами

по платежной ведомости (расходному ордеру) № «01 » июля 20 14 г.

Бухгалтер Иванова Л. И.

(личная подпись) (расшифровка подписи)

Форма № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» оформляется при увольнении группы сотрудников.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) применяется для оформления и учета направлений работника в командировки. Данный документ заполняется сотрудником кадровой службы и подписывается руководителем организации. В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цели, время и место командировки, при необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов. Форма № Т-9а оформляется при направлении группы работников в командировки.

На основании приказа о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировочные удостоверения могут не оформлять:

  • - филиалы и представительства иностранных фирм;
  • — фирмы, которые направляют сотрудников в загранкомандировки (даты въезда в страну и выезда из нее в этом случае берут из загранпаспорта командированного).

Если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение также можно не выписывать.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. В данном документе указываются фамилия, имя и отчество работника, направленного в командировку, структурное подразделение, где он работает, его профессия (должность), место командировки (с указанием страны, города и организации), даты начала, окончания и количество календарных дней командировки. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый сотрудник, утверждается руководителем организации и передастся в кадровую службу для составления приказа о направлении в командировку. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Данный документ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник, подписывается руководителем организации и объявляется работнику под расписку. На основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.

Для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины применяются табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета использования рабочего времени.

Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом (табельщиком, мастером или иным уполномоченным на это лицом), подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы. Табель передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.

Если для работника установлена сдельная система оплаты труда, то одного табеля для начисления заработной платы недостаточно. В этом случае необходим документ для учета выработки. Поскольку унифицированных форм для этого не разработано, то организациям, начисляющим сдельную заработную плату, необходимо разрабатывать их самостоятельно.

Документом, в котором сразу фиксируется и начисление и выплата заработной платы, является расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49). После начисления заработной платы расчетно-платежная ведомость передается кассиру, который по ней будет выдавать заработную плату работникам. Дополнительной графой в расчетно-платежной ведомости является подпись работника о получении причитающейся суммы.

Расчетная ведомость (форма № Т-51) составляется в одном экземпляре по каждому структурному подразделению организации (см. приложение 1). В ней содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам.

Платежная ведомость (форма № Т-53) используется для выплаты заработной платы работникам (см. приложение 4). В ней указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписка в получении заработной платы. Данный документ составляется в одном экземпляре по каждому структурному подразделению организации.

Лицевой счет (формы № Т-54 или Т-54а) предназначен для записи всех сведений о трудовой деятельности сотрудника: номера и даты приказов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот (налоговых вычетов), удержания из заработной платы за каждый месяц. Лицевой счет открывают на первый календарный год на каждого сотрудника организации.

Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а — если учет ведут на компьютере.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Если работник трудился в фирме более пяти дней, то работодатель обязан внести в трудовую книжку запись об этом.

Трудовую книжку заводят на первом месте работы. Если у работника есть трудовой стаж, то работодателю необходимо заносить сведения в имеющуюся трудовую книжку.

В трудовую книжку заносятся записи только по основному месту работы. Совместителям никаких записей делать не нужно. Однако если работник хочет, чтобы запись о деятельности по совместительству была внесена в трудовую книжку, он должен попросить об этом по месту своей основной работы. Тогда запись можно сделать при предъявлении документов, подтверждающих работу но совместительству.

Обязанность но ведению трудовых книжек ложится также и на работодателей — индивидуальных предпринимателей. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у физического лица, может являться только трудовой договор, заключенный в письменной форме.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >