Обоснование необходимости автоматизации управления предприятием

Руководители, включившие в планы своей деятельности программу автоматизации управления предприятием, обязательно должны представлять себе, что полноценный успех создания и внедрения таких систем закладывается на самом раннем этапе — этапе принятия решения о необходимости и объеме автоматизации. Принятию такого решения предшествует процесс обследования автоматизируемого объекта. Наиболее ярко значимость качественного проведения обследования проявляется при комплексной автоматизации управления предприятием. Именно этот уровень внедрения АСУ обеспечивают наибольшую эффективность функционирования, предусматривая учет многих факторов, влияющих на успешное достижение целей организации.

Создание предпосылок успешной автоматизации управления предприятием в равной степени зависит как от исследования структуры предприятия и изучения комплекса решаемых им задач, так и от правильного документирования результатов обследования. Важность последнего аспекта определяется тем, что именно правильное и наглядное представление полученной информации обеспечивает возможность полного учета всех факторов, которые существенным образом влияют на эффективность работы предприятия.

Обследование объектов и органов управления преследует цель получения наиболее полной и систематизированной исходной информации о процессах функционирования объектов и систем управления, анализа собранной информации и выработки совокупности исходных данных, необходимых для формирования облика будущей АСУ.

Проведение работ по обследованию предприятия осуществляется по двум основным направлениям.

Первое направление включает непосредственный сбор и представление исходной информации о следующих вопросах:

  • • существующей системе и объектах управления;
  • • задачах, решаемых предприятием в целом, его отдельными подразделениями, должностными лицами, объединенными в функциональные группы;
  • • порядке (алгоритмах) и способах решения задач;
  • • составе информации, необходимой для решения задач в процессе управления информационным обменом.

Второе направление заключается в выполнении следующих работ:

  • • анализ полученной информации;
  • • оценка ее достоверности, полноты и связанности;
  • • формализованное описание процессов управления с целью создания многоуровневой информационной модели процессов управления.

Основной целью обследования предприятия является формирование информационной модели. Предметом исследования при этом являются информационные процессы, протекающие в системе управления организацией. Результатом исследований является формализованное описание оперативных и системотехнических аспектов информационных процессов, процессов обработки информации в автоматизированной системе управления.

На основе результатов обследования разрабатывается структурная схема объекта и его органов управления, которая объединяет все подразделения. При этом, безусловно, должны быть учтены функциональные связи подразделений между собой. Кроме того, принимаются во внимание связи обследуемой системы с объектами управления взаимодействующих систем.

На основе результатов обследования создаются алгоритмы управления, которые можно условно разделить на три основных группы.

  • 1. Оперативный алгоритм управления, определяющий порядок управления в системе. Оперативный алгоритм управления - это последовательность принятия решения должностными лицами во всех звеньях управления в ходе реализации функций управления. Фактически, это отражение общих вопросов управления, не связанных с техникой, но вытекающих из решения задач принятия решения. К числу требований при формировании оперативного алгоритма относится обязательная детализация до типовых объектов управления различных уровней иерархической структуры управления предприятием.
  • 2. Функциональный алгоритм управления, который дает представление о процессах решения конкретных задач на объектах управления каждого уровня.
  • 3. Информационный алгоритм, предназначенный для представления порядка обмена информацией при решении задач. Кроме этого, в этом алгоритме должен быть определен состав информации обмена и ее характеристики.

Информационная модель АСУ, структура которой приведена на рис. 14.1, состоит из следующих компонентов:

  • • оперативного алгоритма управления;
  • • системного алгоритма управления;
  • • функционального алгоритма управления;
  • • алгоритма преобразования информации;
  • • комплекта форм документов;
  • • словаря терминов.

При формировании информационной модели учитываются:

  • • условия управления (повседневная деятельность, нештатные ситуации);
  • • уровень управления;
  • • состав должностных лиц и формы их деятельности;
  • • средства, необходимые для реализации функций управления;
  • • цели и задачи, решаемые на каждом уровне управления;
  • • функции управления;
  • • особенности подготовки и принятия решений в системе управления.

В результате обследования должны быть однозначно определены или уточнены:

  • • задачи, решаемые органами управления (структурными подразделениями) разных уровней иерархии системы;
  • • работы, выполняемые должностными лицами органов управления при решении конкретных функциональных задач;
  • • состав исходной информации при решении задач, а также состав выходной информации, оформляемой в виде документов;
  • • все взаимные устойчивые связи при решении задач с указанием состава информации взаимообмена и ее характеристик;
  • • сведения о конкретных расчетных величинах, применяемых методах расчетов и составе исходных данных, необходимых для проведения расчетов;
  • • требования к оперативности и точности решения расчетных задач;
  • • данные о важности обрабатываемой, хранимой и циркулирующей информации, используемой в процессе управления.
Структура информационной модели АСУ

Рис. 14.1. Структура информационной модели АСУ

Обследование объектов и систем управления проводится в несколько этапов (рис. 14.2).

На первом этапе уточняется структурная схема обследуемой системы, перечень решаемых системой задач упраазения и разрабатывается оперативный алгоритм управления.

Процесс формирования оперативного алгоритма управления может быть представлен следующим образом.

  • 1. Для определенной управленческой структуры формируется полный перечень задач управления.
  • 2. Для каждой задачи управления формируется перечень элементов, объективно необходимых для ее решения, и перечень оцениваемых элементов, необходимых для обоснования решений.
Структурная схема обследования предприятия

Рис. 14.2. Структурная схема обследования предприятия

  • 3. Для каждой задачи управления задается порядок решения в виде последовательности движения перечня оцениваемых элементов решения как внутри объекта, так и между звеньями управления.
  • 4. Для каждого звена управления перечень элементов делится на оцениваемые элементы и элементы решения данного звена управления в соответствии сего полномочиями.

Совокупность описаний алгоритмов решения всех задач управления представляет собой оперативный алгоритм.

На втором этапе разрабатываются функциональные и информационные алгоритмы управления объектов.

На третьем этапе на основе полученных функциональных и информационных алгоритмов уточняется оперативный алгоритм.

Кроме того, третий этап обеспечивает проведение «стыковки» но информации функциональных и информационных алгоритмов управления, полученных для каждого типового объекта управления.

Главным результатом обследования является реальная возможность выработки технических требований к создаваемой автоматизированной системе управления и подготовке исходных данных, необходимых для обеспечения ее проектирования.

Следует отметить основные требования, которым должна соответствовать информация, получаемая в результате обследования:

  • • полнота информации, определяемая потребностями разработки проектируемой автоматизированной системы;
  • • непротиворечивость, связанность информации, получаемой о деятельности органов управления различных уровней иерархии системы;
  • • достоверность получаемой информации.

На основе информации, вываленной в ходе обследования, представляется возможным выполнение следующих работ:

  • • определение «узких мест» существующей системы управления;
  • • определение наиболее трудоемких процессов, подлежащих автоматизации;
  • • обоснование технических требований к средствам автоматизации и средствам системы обмена данными;
  • • обоснование состава и архитектуры средств автоматизации для объектов различных уровней;
  • • оценка функциональной эффективности системы на базе отработанных моделей и технико-экономическая оценка вариантов ее построения.

Процесс сбора информации о системе является одним из наиболее важных в ходе обследования, так как на его результатах основываются практически все последующие решения по автоматизации деятельности предприятия. Состав информации должен в полной мере обеспечить разработчиков проекта необходимыми данными.

При выполнении различных функций управления должностные лица на основе анализа получаемой и обрабатываемой информации формируют управляющие воздействия: решения, планы, приказы, указания, директивы, заявки. При изучении этого процесса необходимо обследовать материальные и информационные потоки, циркулирующие в системе управления.

Обследование материальных потоков заключается в получении следующей информации.

Определение характера и особенностей структуры объектов, т. Е. Выявление подразделений, функциональных групп и должностных лиц, которые занимают главенствующее положение в ходе управления. На основании этих данных можно ориентироваться в определении очередности автоматизации подсистем (структурных подразделений), органов управления, функций упрааления.

Определение объемов и состава информации, выдаваемой и получаемой должностными лицами в процессе для выполнения ими своих функций.

Выявление направлений циркуляции информации. Эта информация является определяющей при решении функциональных задач для структурных подразделений, функциональных групп и должностных лиц. К таким задачам относятся: сокращение времени принятия решения, оптимизация запасов, минимизация затрат, сбор информации, заполнение форм документов, печать и размножение документов, своевременная передача сообщений и т. Д.

Определение загрузки должностных лиц при выполнении функций управления.

Обследование информационных потоков обеспечивает получение следующей информации.

Комплекс понятий и терминов, употребляемых в процессе управления и планирования. Знание этого комплекса необходимо для последующей разработки на его основе единого словаря.

Совокупность внешних и внутренних документов (их структура, содержание и форматы), что необходимо для формирования схемы документооборота.

Состав процедур обработки данных (в органах управления и на рабочих местах), которые позволяют на этой основе определить структуру функций конкретных автоматизированных рабочих мест для персонала предприятия.

Формы отображения используемой информации.

Критерии полноты выполнения управленческих процедур и решаемых задач.

Информационные связи органов управления и их структурных подразделений.

Количественные характеристики потоков информации: объемы поступающей, обрабатываемой. хранимой, передаваемой информации, изменение этих характеристик во времени, единицы измерения, грифы конфиденциальности информации.

Вследствие значительной сложности обследуемых систем управления, больших потоков информации, циркулирующих в системах в процессе се функционирования, особое внимание необходимо уделить вопросам обеспечения удобства представления и обработки собранной в процессе обследования информации. Это достигается.

  • 1. Использованием унифицированных форм представления результатов обследования. Подобный подход позволяет:
    • • упростить согласование и процедуру передачи результатов работы одних специалистов другим;
    • • обеспечить взаимозаменяемость специалистов в процессе работы по обследованию предприятия;
    • • формировать однотипное представление информации и ввод корректировок;
    • • сократить время на контроль качества выполнения каждого этапа обследования.
  • 2. Представлением результатов обследования в графической форме, обеспечивающей возможность:
    • • с меньшими временными затратами выяснить специфику процессов, происходящих в системе;
    • • быстрее, полнее и точнее определить характер связей между объектами, функциональными группами; отобразить последовательность действий должностных лиц;
    • • выявить однородные структуры на разных объектах и при решении различных функциональных задач;
    • • осуществить машинную обработку результатов обследования.

Полнота информации об обследуемых объектах и системе управления и степень ее детальности в значительной мере обеспечиваются выполнением рекомендаций по предстаале- нию результатов обследования, которая используется на всех этапах обследования. Рекомендации разрабатываются в виде методических указаний, формулируемых для каждого этапа. Группа обследования пользуется в процессе своей работы следующими рекомендациями.

Структурная схема системы управления содержит все объекты, подлежащие обследованию, направления прямого функционального и оперативного подчинения, направления информационного обмена. На схеме изображаются, кроме того, все взаимодействующие объекты управления, с которыми ведется обмен информацией. Структурная схема объекта управления представляется с детализацией до функциональных групп. На схеме указываются все устойчивые информационные связи между функциональными группами, количество должностных лиц в группе на период повседневной деятельности и нештатных ситуаций.

Полнота представления информации обеспечивается тем, что количество структурных схем типовых объектов должно соответствовать количеству объектов, обозначенных на структурной схеме системы управления предприятия, то есть структура и связи определяются для каждого элемента обобщающей схемы.

Для разработки и представления оперативного и функционального алгоритмов управления используется аппарат теории графов. Процесс управления при решении конкретной задачи в системе представляется по объектам и системам управления в виде графа выполняемых мероприятий (операций). Начало каждого мероприятия на любом объекте инициируется поступлением документа, указания или другого сообщения, требующего определенных действий. Завершение мероприятия характеризуется также выдачей документа или информации на другой объект. Дуги между узлами графа показывают направления движения документов (информации). В таком варианте представления информации форма схожа с маршрутно-технологической картой. Недостатком подобного способа представления результатов обследования является недостаточная наглядность отображения параллельных процессов.

Аналогичным образом представляется функциональный алгоритм управления. При этом учитывается состав функциональных групп, принимающих участие в решении задач. Функциональные группы не обязательно должны быть постоянными. Они могут формироваться лишь на время выполнения работ по решению конкретной управленческой задачи. Вполне понятно, что такой учет целесообразен только для повторяющихся задач.

Кроме схем оперативного и функционального алгоритмов представляются соответствующие таблицы, поясняющие и характеризующие работы на объектах. В качестве примера на рис. 14.3 приведен вид таблицы показателей выполнения частных задач.

Описание состава информации, се характеристик представляется в виде таблиц с приложением к ним образцов конкретных документов, что в совокупности с оперативным и функциональным алгоритмами составит информационный алгоритм управления. Этот алгоритм должен дать наиболее полное представление о составе информации, используемой при управлении, а также сведения об операциях по се преобразованию, способах и методах проведения расчетов.

Правильное оформление характеристик информации необходимо для полноценного анализа всех факторов, которые принимаются во внимание при решении задач персоналом предприятия, а также для проведения мероприятий по защите информации от несанкционированного доступа.

Форма таблицы, содержащей сведения об используемой информации, приведена на рис. 14.4.

Весьма важное значение для правильной организации документооборота в последующей деятельности предприятия имеет точность представления информации о взаимосвязи выполняемых персоналом работ и формируемых при этом документах. Эти сведения представляются в виде сводной таблицы по форме, приведенной на рис. 14.5.

Способ документирования показателей выполнения частных задач

Рис. 14.3. Способ документирования показателей выполнения частных задач

Представление сведений об информации

Рис. 14.4. Представление сведений об информации

Оформление информации о взаимосвязи функциональных задач и документов

Рис. 14.5. Оформление информации о взаимосвязи функциональных задач и документов

Определяя принципы построения комплексных систем автоматизации предприятий, хотелось бы отметить, что такая система не может быть создана в одночасье. Поэтому очень важным является вопрос об этапах жизненного цикла системы - разработки, внедрения, развития и сопровождения.

Контрольные вопросы и задания

I. Что такое система управленческой отчетности? Каковы ее основные функции? Какие требования к ней предъявляются?

  • 2. В чем различие между автоматизацией технологических и управленческих процессов?
  • 3. Дайте определение автоматизированной системы управления предприятием.
  • 4. Дайте характеристику типовых проблем, возникающих при внедрении автоматизированных систем управления предприятием.
  • 5. Проанализируйте возможные причины сопротивления сотрудников своего предприятия внедрению АСУ. Какие способы преодоления сопротивления вы предложите?
  • 6. Сформулируйте критерии отбора сотрудников в состав рабочей группы по разработке, внедрению и сопровождению АСУ. Оцените наличие сотрудников, отвечающих данным требованиям на вашем предприятии.
  • 7.11остройте информационную модель своего предприятия.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >